Jak chronimy dane Twojego sklepu

Aplikacja wystawia faktury w Twoim imieniu, więc przechowuje dane kupujących i Twój certyfikat KSeF. Poniżej wyjaśniamy prostymi słowami, co dokładnie przechowujemy, gdzie, jak to szyfrujemy i co możesz zrobić sam w każdej chwili.

AES-256szyfrowanie certyfikatów, zamówień, faktur i PDF
UEserwery w Niemczech, dane nie opuszczają Unii
Twój certyfikatunieważnisz go w KSeF jednym kliknięciem
90 dnipo tylu dniach usuwamy zamówienia bez faktury
co dzieńzaszyfrowana kopia zapasowa, trzymana 14 dni
48 godzinna powiadomienie Cię o incydencie

Jakie dane przetwarzamy i po co

Tylko to, czego wymaga faktura VAT i jej wysłanie do KSeF. Nie robimy reklam, analityki ani profilowania kupujących i nie sprzedajemy danych.

Dane z zamówienia: nazwa firmy lub imię i nazwisko, NIP, adres, e-mail, pozycje i kwoty. Bez tego nie ma faktury.
Twój certyfikat KSeF albo token KSeF: żeby wysłać fakturę w kontekście Twojego NIP.
Nie pobieramy numerów telefonów ani danych kart płatniczych. Płatności zostają w Shopify.

Szyfrowanie

Wszystko, co zawiera dane osobowe lub dostęp do KSeF, zapisujemy zaszyfrowane algorytmem AES-256-GCM. Klucz trzymamy poza bazą danych, więc sama kopia bazy nic nie ujawnia.

Szyfrowane: certyfikat i klucz KSeF albo token, kopie zamówień, pliki XML faktur i pliki PDF.
Hasła do klucza nie zapisujemy wcale: służy jednorazowo do odczytania klucza przy wgrywaniu.
Połączenia z KSeF, z Shopify i z Twoją przeglądarką idą tylko szyfrowanym HTTPS.
Link do faktury PDF zawiera losowy, nieodgadywalny klucz.

Twój certyfikat KSeF jest pod Twoją kontrolą

Certyfikat generujesz sam w Aplikacji Podatnika KSeF i to Ty decydujesz, jak długo działa.

Po wgraniu nigdy nie pokazujemy go ponownie w przeglądarce.
Unieważnisz go w KSeF w każdej chwili, a w aplikacji klikniesz „Odłącz”. Od tej chwili nic nie wyślemy w Twoim imieniu, a nowe faktury poczekają w kolejce.
Po odinstalowaniu aplikacji usuwamy certyfikat i token od razu.
Na 30 dni przed końcem ważności certyfikatu przypomnimy o tym w aplikacji.

Gdzie są dane i kto ma do nich dostęp

Serwery stoją w centrum danych Hetzner w Niemczech, w Unii Europejskiej. Aplikacja i baza danych nie są dostępne z internetu bezpośrednio, tylko przez serwer HTTPS.

Dostęp do serwera i bazy ma jedna osoba: właściciel firmy, przez osobisty klucz SSH.
Wsparcie pomaga Ci w Twoim panelu Shopify, a nie przez zaglądanie do bazy danych.
Dane trafiają tylko do KSeF (Ministerstwo Finansów) i na nasz serwer. Nikomu ich nie przekazujemy.

Kopie zapasowe i odporność

Codziennie robimy zaszyfrowaną kopię bazy i plików faktur i trzymamy ją 14 dni.

Każda faktura jest też w KSeF, więc w razie awarii można ją stamtąd pobrać ponownie.
Gdy KSeF nie odpowiada, faktury czekają w kolejce i wysyłają się same, gdy system wróci.
Błędy aplikacji od razu trafiają do naszego systemu monitoringu.

Jak długo przechowujemy dane

Zamówienia, które nie dostały faktury (np. bez NIP)	90 dni
Twój certyfikat KSeF lub token	do odłączenia lub odinstalowania aplikacji
Wystawione faktury (XML i PDF)	przez okres wymagany przez ustawę o VAT (art. 112)
Kopie zapasowe	14 dni

Gdy Shopify przekaże nam żądanie usunięcia danych klienta lub sklepu, usuwamy kopie zamówień. Wystawionych faktur nie możemy usunąć wcześniej, bo wymaga tego ustawa o VAT.

Co robimy, gdyby coś poszło nie tak

Mamy spisaną procedurę na wypadek incydentu bezpieczeństwa.

W ciągu godziny: wstrzymujemy wysyłkę faktur i zmieniamy klucze, które mogły wyciec.
W ciągu doby: ustalamy, czego dotyczy incydent i których sklepów.
Najpóźniej w 48 godzin: piszemy do Ciebie, co się stało i co zrobić (np. unieważnić certyfikat). Dajemy Ci informacje potrzebne do zgłoszenia do UODO w 72 godziny, jeśli jest wymagane.
Przywracamy dane z ostatniej czystej kopii i informujemy Shopify.

Kto za co odpowiada (RODO)

Ty jesteś administratorem danych swoich kupujących, a my przetwarzamy je w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający, na zasadach z regulaminu (art. 28 RODO). Szczegóły w polityce prywatności. Polityka prywatności · Regulamin

Pytania o bezpieczeństwo: kontakt@ksefshop.pl