Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: [DATA]
1. Kim jesteśmy
KSeF Faktury ("Aplikacja") to aplikacja dla sklepów Shopify wydawana przez [COMPANY LEGAL NAME], [ADDRESS] ("my"). Kontakt: kontakt@ksefshop.pl, https://ksefshop.pl.
Aplikacja wystawia faktury VAT do opłaconych zamówień sklepu Shopify i wysyła je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
2. Nasza rola
- Dane kupujących w sklepie (osób i firm, które składają zamówienia): administratorem jest sprzedawca, czyli właściciel sklepu. Przetwarzamy te dane w jego imieniu i na jego polecenie jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Umowa powierzenia jest częścią Regulaminu.
- Dane sprzedawcy (sklepu i jego pracowników korzystających z Aplikacji): jesteśmy administratorem.
3. Jakie dane przetwarzamy
Dane kupującego, otrzymane z Shopify przy zamówieniach, do których należy wystawić fakturę:
- nazwa firmy lub imię i nazwisko, NIP, adres rozliczeniowy;
- adres e-mail (do wysłania faktury PDF);
- numer, data i waluta zamówienia, kwoty, pozycje (nazwa produktu, ilość, cena, stawka VAT), dostawa, rabaty, zwroty;
- dane wpisane w koszyku: "Chcę fakturę na firmę", NIP, nazwa firmy.
Dane, które tworzymy:
- faktura w strukturze FA(3) (XML), plik PDF, numer faktury, numer KSeF i komunikaty statusu z KSeF.
Dane sprzedawcy:
- domena sklepu, NIP sprzedawcy, nazwa i adres firmy, miejsce wystawienia, wzór numeru faktury, wybrany język, nazwa planu;
- tokeny dostępu Shopify (do wywołań API Shopify w imieniu sklepu);
- gdy pracownik otwiera Aplikację, Shopify może przekazać jego imię, nazwisko, e-mail i język.
Nie zbieramy numerów telefonów kupujących, danych kart płatniczych ani danych o przeglądaniu sklepu. Aplikacja nie używa plików cookies w sklepie; pole w koszyku zapisuje NIP tylko jako atrybut koszyka w Shopify.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Wystawienie faktury VAT i faktury korygującej oraz przesłanie ich do KSeF | nazwa lub imię i nazwisko, NIP, adres, pozycje i kwoty | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązek prawny sprzedawcy wystawiania faktur w KSeF (art. 106a-106q ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106ga) |
| Przechowywanie wystawionych faktur przez okres wymagany prawem | XML, PDF, numer KSeF | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: art. 112 ustawy o VAT |
| Doręczenie faktury PDF kupującemu (e-mail i link na stronie zamówienia) | e-mail, PDF | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy sprzedaży między sklepem a kupującym, który poprosił o fakturę |
| Świadczenie usługi sprzedawcy, wsparcie, rozliczenie przez Shopify | dane sprzedawcy | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: umowa ze sprzedawcą |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, logi błędów | logi techniczne, domena sklepu | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym działaniu usługi |
Nie sprzedajemy danych osobowych, nie używamy ich do reklamy i nie podejmujemy wobec kupujących zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Sprawdzenie sumy kontrolnej NIP informuje tylko, że numer wpisano z błędem.
5. Odbiorcy danych
| Odbiorca | Rola | Miejsce |
|---|---|---|
| Ministerstwo Finansów, KSeF | Odbiorca z mocy prawa. Każda faktura jest przechowywana w KSeF zgodnie z ustawą o VAT | Polska |
| [HOSTING PROVIDER] | Podmiot przetwarzający: serwery, baza danych, pliki, kopie zapasowe | [KRAJ UE], Unia Europejska [VERIFY] |
| [EMAIL PROVIDER] | Podmiot przetwarzający: wysyłka e-maili z fakturą | region Unii Europejskiej [VERIFY] |
| Shopify | Platforma, na której działa Aplikacja; zapisujemy w zamówieniu numer faktury, numer KSeF i link do PDF | zgodnie z polityką prywatności Shopify |
Jeśli spółka-matka podmiotu przetwarzającego ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosujemy standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub decyzję o adekwatności. [VERIFY dla wybranego dostawcy e-mail]
6. Jak długo przechowujemy dane
- Wystawione faktury (XML, PDF, numer KSeF, numer faktury, dane nabywcy na fakturze): do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zgodnie z art. 112 ustawy o VAT w związku z art. 70 Ordynacji podatkowej co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Potem faktury są usuwane. [VERIFY: automatyczne usuwanie]
- Dane zamówienia potrzebne do przygotowania faktury (kopia zamówienia z Shopify): usuwamy w ciągu [90] dni od przyjęcia faktury przez KSeF albo wcześniej, gdy Shopify przekaże żądanie usunięcia danych klienta lub sklepu. [VERIFY: dziś tylko na żądanie usunięcia]
- Zamówienia bez faktury (bez NIP, nieopłacone): usuwamy w ciągu [90] dni. [VERIFY]
- Po odinstalowaniu Aplikacji: tokeny dostępu usuwamy od razu. Po 48 godzinach Shopify prosi o usunięcie danych sklepu. Usuwamy wtedy ustawienia i dane zamówień, a wystawione faktury przechowujemy do końca okresu podanego wyżej, bo wymaga tego prawo. Sprzedawca może pobrać faktury przed odinstalowaniem. [VERIFY: eksport faktur]
- Kopie zapasowe: nadpisywane w ciągu [30] dni.
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat zgodnie z ustawą o VAT. Na tę kopię nie mamy wpływu.
7. Bezpieczeństwo
Dane przesyłamy szyfrowanym połączeniem (TLS). Baza danych, pliki i kopie zapasowe są szyfrowane [VERIFY]. Połączenie z KSeF odbywa się naszym certyfikatem i na podstawie uprawnienia nadanego przez sprzedawcę w KSeF; nie otrzymujemy haseł ani tokenów KSeF sprzedawcy. Linki do faktur PDF zawierają losowy, nieodgadywalny klucz. Dostęp do systemów produkcyjnych mają tylko wskazani pracownicy, z silnymi hasłami i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, a dostęp jest rejestrowany [VERIFY].
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Kupującym i pracownikom sprzedawcy przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Obowiązują ograniczenia:
- wystawionej faktury nie można zmienić ani usunąć; błąd poprawia się fakturą korygującą, a fakturę trzeba przechowywać przez okres wymagany prawem;
- kupujący powinien najpierw zwrócić się do sklepu, w którym kupił, bo to sklep jest administratorem. Pomagamy sklepowi odpowiedzieć.
Wnioski do nas: kontakt@ksefshop.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Można też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) lub organu nadzorczego w kraju zamieszkania.
9. Żądania prywatności z Shopify
Obsługujemy obowiązkowe webhooki prywatności Shopify:
- żądanie danych klienta: przekazujemy sklepowi dane kupującego, które przechowujemy [VERIFY: dziś żądanie jest tylko zapisywane w logu];
- usunięcie danych klienta: usuwamy zapisane dane wskazanych zamówień; wystawione faktury przechowujemy przez okres wymagany prawem;
- usunięcie danych sklepu: usuwamy ustawienia i dane zamówień sklepu; wystawione faktury przechowujemy przez okres wymagany prawem.
9a. Nasza strona internetowa (ksefshop.pl)
Ta część dotyczy osób odwiedzających naszą stronę, a nie Aplikacji w Shopify. Za Twoją zgodą (przycisk "Akceptuj" w banerze cookies) używamy Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) do liczenia odwiedzin oraz Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd) do map cieplnych i zanonimizowanych nagrań sesji. Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Bez zgody Google Analytics działa w trybie bez plików cookies i bez identyfikatorów, a Clarity się nie ładuje. Wybór zmienisz w każdej chwili w "Ustawienia cookies" w stopce strony. Dane analityczne przechowujemy do 14 miesięcy w Google Analytics i do 13 miesięcy w Clarity.
10. Zmiany
Zmiany publikujemy na tej stronie, a o istotnych zmianach informujemy sprzedawców w Aplikacji.