ZAW-FA w KSeF: kiedy spółka musi je złożyć i jak to zrobić
W skrócie: ZAW-FA to zawiadomienie do urzędu skarbowego, którym spółka lub inny podmiot niebędący osobą fizyczną wskazuje pierwszą osobę z pełnymi uprawnieniami w KSeF. Składasz je tylko wtedy, gdy firma nie ma pieczęci kwalifikowanej z NIP. Wskazana osoba loguje się potem na przykład Profilem Zaufanym i sama nadaje dalsze uprawnienia w KSeF, już bez kolejnych formularzy.
ZAW-FA w KSeF: kto musi je złożyć
KSeF wpuszcza osoby i firmy na podstawie uprawnień. Osoba prowadząca JDG ma uprawnienia właścicielskie od razu, przypisane do swojego NIP, i nic nie zgłasza (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2). Spółka nie ma Profilu Zaufanego, więc potrzebuje jednej z dwóch dróg (tamże, pyt. 5):
| Sytuacja | Co zrobić |
|---|---|
| Spółka ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP | nic nie zgłasza; loguje się pieczęcią i ma uprawnienia właścicielskie |
| Spółka nie ma pieczęci | składa ZAW-FA i wskazuje osobę fizyczną do obsługi KSeF |
| JDG | nie składa ZAW-FA; loguje się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym |
| JDG z podpisem kwalifikowanym bez NIP i PESEL | zgłasza w ZAW-FA tzw. odcisk palca podpisu (tamże, pyt. 4 i 28) |
| Firma zagraniczna z polskim NIP, działająca przez pełnomocnika | składa ZAW-FA i wskazuje osobę (tamże, pyt. 18) |
Dotyczy to spółek z o.o., spółek jawnych, komandytowych, akcyjnych, fundacji i stowarzyszeń. Dla spółki jawnej MF potwierdza wprost: bez pieczęci wspólnik wskazany w ZAW-FA działa w imieniu spółki, logując się na przykład Profilem Zaufanym (tamże, pyt. 20). Pieczęć i ZAW-FA porównujemy w artykule pieczęć kwalifikowana a KSeF.
Jedna osoba w ZAW-FA
W ZAW-FA wskazujesz tylko jedną osobę fizyczną. Nie musi to być prezes ani członek zarządu: może to być dyrektor finansowy, księgowa albo inna zaufana osoba (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 19 i 21). Kolejne osoby dodaje już ona, elektronicznie w KSeF.
Przez ZAW-FA uprawnienia może mieć naraz tylko jedna osoba, a wskazanie kolejnej wymaga odebrania uprawnień poprzedniej (rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, § 5 ust. 3). MF dodaje, że wskazanie nowej osoby w ZAW-FA oznacza odwołanie uprawnień nadanych przez ZAW-FA pierwszej osobie (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 23). Jeśli osoba wskazana w ZAW-FA odchodzi z firmy i nikt inny nie ma pełnych uprawnień, składasz nowe ZAW-FA z nową osobą (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 12).
Gdzie i jak złożyć ZAW-FA
Zawiadomienie składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (rozporządzenie, § 5 ust. 1). Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wzór ZAW-FA(3). Możliwe drogi (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 37 i 38):
| Sposób | Uwagi |
|---|---|
| e-Urząd Skarbowy | formularz interaktywny w zakładce Dokumenty > Złóż dokument > „Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (ZAW-FA)”; za spółkę składa pełnomocnik ogólny albo użytkownik konta organizacji |
| e-Doręczenia | z podpisem elektronicznym |
| Papier | osobiście w urzędzie albo pocztą |
| ePUAP | nie działa od 1 stycznia 2026 r. |
Zawiadomienie musi być podpisane przez tyle osób, ile wymaga reprezentacja spółki. Formularz ma miejsce na 4 podpisy, przy większej reprezentacji dodaje się kolejny formularz.
Co wpisać w formularzu
Według wzoru z załącznika do rozporządzenia (Dz.U. 2025 poz. 1815):
- NIP spółki i urząd skarbowy.
- Cel: „nadanie uprawnień”. Inne opcje to odebranie uprawnień, odebranie wszelkich nadanych uprawnień i zgłoszenie odcisku palca podpisu lub pieczęci.
- Dane spółki: rodzaj podmiotu, pełna nazwa, telefon (nieobowiązkowo) i e-mail (obowiązkowo). Na ten adres przyjdzie informacja o nadaniu uprawnień.
- Dane osoby uprawnionej: NIP albo PESEL, nazwisko, imię i e-mail (obowiązkowo). Cudzoziemiec bez NIP i PESEL podaje datę urodzenia i dokument tożsamości.
- Podpisy osób reprezentujących spółkę.
W ZAW-FA podajesz stan na dzień złożenia. Jeśli NIP spółki i identyfikator osoby się nie zmieniają, nic nie aktualizujesz (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 15).
Ile to trwa
Przepisy nie podają terminu na rozpatrzenie. MF wyjaśnia, że uprawnienia z ZAW-FA działają dopiero, gdy urząd zweryfikuje dokument i wprowadzi je do systemu. Wtedy dostajesz e-mail z potwierdzeniem. Przy wysyłce pocztą dolicz czas doręczenia (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 16).
Praktyczny wniosek: nie składaj ZAW-FA w ostatnim tygodniu grudnia. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy także dla firm, które w 2026 r. korzystały z limitu 10 tys. zł, a bez uprawnień spółka nie wystawi faktury w KSeF.
Alternatywa: pieczęć kwalifikowana
Pieczęć kwalifikowana z NIP daje spółce uprawnienia właścicielskie od razu, bez wizyty w urzędzie. Dodatkowo tylko z pieczęcią spółka dostanie certyfikat KSeF wydany na swój NIP. Osoba wskazana w ZAW-FA może wygenerować certyfikat KSeF wyłącznie dla siebie, nie dla spółki (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 19). Pieczęć jest płatna u dostawców usług zaufania, a ZAW-FA nic nie kosztuje.
Co potem: nadanie uprawnień
- Osoba wskazana w ZAW-FA czeka na e-mail z potwierdzeniem.
- Loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF swoją metodą (Profil Zaufany, mObywatel, bank, podpis kwalifikowany), a jako kontekst wpisuje NIP spółki.
- W menu „Nadaj uprawnienie” daje pracownikom i biuru rachunkowemu tylko te uprawnienia, których potrzebują. Instrukcję znajdziesz w artykule uprawnienia w KSeF dla księgowej.
- Jeśli faktury ma wystawiać program albo aplikacja sklepu, generuje dla niego certyfikat KSeF lub token w kontekście spółki.
Każda osoba loguje się własnym narzędziem, nie Profilem Zaufanym osoby z ZAW-FA (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 18). Cały proces dostępu opisujemy w artykule dostęp do KSeF.
JDG zwykle nie potrzebuje ZAW-FA
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, logujesz się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym w kontekście NIP firmy i od razu masz pełne uprawnienia. ZAW-FA przyda się tylko w nietypowym przypadku podpisu kwalifikowanego bez NIP i PESEL. Więcej w artykule KSeF w JDG.
Najczęstsze pytania
Czy w ZAW-FA mogę wskazać dwóch członków zarządu?
Nie. Wskazujesz jedną osobę, a ona nadaje uprawnienia kolejnym, także pełne, już w KSeF (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 11 i 19).
Złożyliśmy ZAW-FA w 2025 r. Czy trzeba składać nowe?
Nie. Uprawnienia nadane na podstawie ZAW-FA przeszły do KSeF 2.0. Nie przeszły natomiast inne uprawnienia nadane w KSeF 1.0 (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 36).
Czy mogę złożyć ZAW-FA przez ePUAP?
Nie. Od 1 stycznia 2026 r. pisma do urzędów skarbowych wysłane przez ePUAP nie są skutecznie doręczone. Użyj e-Urzędu Skarbowego, e-Doręczeń albo papieru (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 38).
Czy osoba z ZAW-FA musi mieć podpis kwalifikowany?
Nie. Wystarczy Profil Zaufany albo inna metoda dostępna przez login.gov.pl.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową. Przy nietypowej reprezentacji spółki sprawdź z prawnikiem lub doradcą, kto podpisuje zawiadomienie.
Źródła
- Rozporządzenie MFiG z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, § 5 i załącznik (wzór ZAW-FA(3)); zmiana: Dz.U. 2026 poz. 169
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2, 4, 5, 11, 12, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 28, 36, 37, 38; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 18, 19, 23
- Formularz ZAW-FA(3) dostępny w e-US, MF, 11.02.2026
- Krok po kroku: jak uzyskać dostęp do KSeF (JDG i MŚP), MF
Stan prawny na 19 października 2026 r.