KSeF для sp. z o.o.: ZAW-FA, кваліфікована печатка і доступ
Коротко: компанія sp. z o.o. не має Profil Zaufany, тому сама увійти в KSeF може тільки кваліфікованою електронною печаткою (pieczęć kwalifikowana) з NIP компанії. Якщо печатки немає, компанія подає до urząd skarbowy безкоштовне повідомлення ZAW-FA і вказує в ньому одну фізичну особу, яка отримує повні права в KSeF. Ця особа входить, наприклад, через Profil Zaufany і далі сама дає доступ працівникам і бухгалтеру, вже без нових форм. Терміни обов'язку і ліміт 10 000 zł для sp. z o.o. ті самі, що й для JDG.
Два шляхи для компанії
KSeF пускає людей і фірми на підставі прав доступу (uprawnienia). Підприємець на JDG має права власника одразу, прив'язані до свого NIP (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 2). У компанії так не вийде, тому потрібен один із двох шляхів (там само, пит. 5):
| Ситуація | Що робити |
|---|---|
| Компанія має кваліфіковану печатку з NIP | нічого не заявляє; входить печаткою і має права власника |
| Компанія не має печатки | подає ZAW-FA і вказує фізичну особу для роботи в KSeF |
| Іноземна фірма з польським NIP, яка діє через представника | подає ZAW-FA і вказує особу (там само, пит. 18) |
Це стосується sp. z o.o., spółka jawna, komandytowa, akcyjna, фондів і асоціацій. Для spółka jawna MF підтверджує прямо: без печатки партнер, вказаний у ZAW-FA, діє від імені компанії, входячи, наприклад, через Profil Zaufany (там само, пит. 20).
Терміни для компанії такі самі, як для всіх: виставлення в KSeF з 1 квітня 2026 р., ліміт 10 000 zł брутто на місяць до 31 грудня 2026 р., з 1 січня 2027 р. KSeF для всіх (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 10). Повна таблиця в статті терміни KSeF.
Печатка, підпис чи ZAW-FA: порівняння для sp. z o.o.
| Кваліфікована печатка | Кваліфікований підпис члена правління | ZAW-FA | |
|---|---|---|---|
| Хто входить у KSeF | компанія (працівники, яким вона довірить печатку) | конкретна особа | особа, вказана в повідомленні |
| Чи треба щось подавати в urząd | ні | так, сам підпис не дає доступу до компанії, потрібна ZAW-FA | так, одне повідомлення |
| Вартість | платна, кілька сотень злотих на рік | платний | безкоштовно |
| Час | візит або перевірка в постачальника | візит або перевірка в постачальника | urząd має перевірити повідомлення і внести права, ви отримуєте e-mail |
| Ризик | печатку мають кілька людей, треба стежити, хто нею користується | звільнення цієї особи | звільнення вказаної особи, тоді нова ZAW-FA |
Важливий момент: кваліфікований підпис президента (prezes) сам по собі не відкриває компанії KSeF. Фізична особа входить у контексті компанії лише тоді, коли має права, а першу таку особу компанія без печатки вказує саме через ZAW-FA.
ZAW-FA: одна особа, не обов'язково з правління
У ZAW-FA вказують лише одну фізичну особу. Це не мусить бути президент чи член правління: підійде фінансовий директор, бухгалтер або інша довірена людина (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 19 і 21). Наступних людей вона додає вже сама, електронно в KSeF.
Через ZAW-FA права може мати одночасно тільки одна особа. Вказати нову означає забрати права в попередньої (розпорядження про користування KSeF, § 5 ust. 3). Якщо особа з ZAW-FA йде з компанії, а повних прав більше ні в кого немає, подаєте нову ZAW-FA з новою особою (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 12).
Де і як подати ZAW-FA
Повідомлення подають до компетентного начальника urząd skarbowy. З 1 лютого 2026 р. діє зразок ZAW-FA(3). Способи (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 37 і 38):
| Спосіб | Примітки |
|---|---|
| e-Urząd Skarbowy | інтерактивна форма у вкладці Dokumenty > Złóż dokument; за компанію подає загальний представник (pełnomocnik ogólny) або користувач акаунта організації |
| e-Doręczenia | з електронним підписом |
| Папір | особисто в urząd або поштою |
| ePUAP | не працює з 1 січня 2026 р. |
Повідомлення підписують стільки осіб, скільки потрібно для представництва компанії. У формі є місце на 4 підписи, при більшій кількості додають ще одну форму.
Що вписати у форму
- NIP компанії і urząd skarbowy.
- Мета: «nadanie uprawnień» (надання прав). Інші варіанти: відкликання прав, відкликання всіх наданих прав і заява відбитка (odcisk palca) підпису або печатки.
- Дані компанії: вид суб'єкта, повна назва, телефон (необов'язково) і e-mail (обов'язково). На цю адресу прийде повідомлення про надання прав.
- Дані уповноваженої особи: NIP або PESEL, прізвище, ім'я і e-mail (обов'язково). Іноземець без NIP і PESEL вказує дату народження і документ, що посвідчує особу.
- Підписи осіб, які представляють компанію.
Якщо NIP компанії та ідентифікатор особи не змінюються, нічого оновлювати не треба (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 15).
Скільки це триває
Строку розгляду закон не встановлює. Права з ZAW-FA починають діяти, коли urząd перевірить документ і внесе їх у систему. Тоді ви отримаєте e-mail із підтвердженням. При відправленні поштою додайте час доставки (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 16).
Практичний висновок: не подавайте ZAW-FA в останній тиждень грудня. З 1 січня 2027 р. KSeF обов'язковий і для компаній, які у 2026 р. користувалися лімітом 10 000 zł, а без прав компанія не виставить фактуру в KSeF.
Альтернатива: кваліфікована печатка
Печатка з NIP дає компанії права власника одразу, без візиту в urząd. До того ж лише з печаткою компанія отримає сертифікат KSeF, виданий на свій NIP. Особа, вказана в ZAW-FA, може згенерувати сертифікат KSeF тільки на себе, а не на компанію (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 19). Сертифікат, виданий на компанію, не прив'язаний до конкретної людини, тож компанія може передати його вибраним працівникам або завантажити в програму (FAQ MF, категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 9).
Печатку купують у кваліфікованих постачальників довірчих послуг з реєстру NCCert. Приклад з офіційного цінника Sigillum (PWPW), чинного з 1 липня 2026 р.: сертифікат печатки з карткою коштує 749,00 zł netto за 1 рік. Інші постачальники мають власні ціни і варіанти, наприклад віддалену печатку без картки.
Печатка має сенс, коли в компанії кілька партнерів або змінюється правління і доступ до KSeF не хочуть тримати на одній людині. Для невеликої sp. z o.o. з одним президентом, який сам займається фактурами, зазвичай вистачає безкоштовної ZAW-FA.
Що далі: права для працівників і програми
- Особа з ZAW-FA чекає на e-mail із підтвердженням.
- Входить в Aplikacja Podatnika KSeF своїм способом (Profil Zaufany, mObywatel, банк, кваліфікований підпис), а як контекст вписує NIP компанії.
- У меню «Nadaj uprawnienie» дає працівникам і бюро лише ті права, які їм потрібні. Інструкція в статті доступ до KSeF для бухгалтера.
- Якщо фактури має виставляти програма чи застосунок магазину, генерує для неї сертифікат KSeF або токен у контексті компанії. Як це зробити, описано в статті сертифікат KSeF.
Кожна людина входить своїм інструментом, а не через Profil Zaufany особи з ZAW-FA (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 18). Усі способи входу зібрані в статті як увійти в KSeF.
Питання і відповіді
Чи можна вказати в ZAW-FA двох членів правління?
Ні. Ви вказуєте одну особу, а вона вже в KSeF дає права наступним, зокрема повні (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 11 і 19).
Ми подали ZAW-FA у 2025 р. Чи треба подавати нову?
Ні. Права, надані на підставі ZAW-FA, перейшли в KSeF 2.0. Інші права, надані в KSeF 1.0, не перейшли (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 36).
Чи має особа з ZAW-FA мати кваліфікований підпис?
Ні. Достатньо Profil Zaufany або іншого способу через login.gov.pl.
Якщо компанія має печатку, чи треба подавати ZAW-FA?
Ні. Кваліфікованої печатки з NIP достатньо, щоб компанія користувалася KSeF на підставі прав власника (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 33).
Чи треба підписувати фактуру в KSeF печаткою?
Ні. Фактури, які надсилають до KSeF, не підписують. Важить автентифікація особи або програми, що їх надсилає (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 69).
Джерела
- Rozporządzenie MFiG z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, § 5 i załącznik (wzór ZAW-FA(3)); zmiana: Dz.U. 2026 poz. 169
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2, 5, 11, 12, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 36, 37, 38; kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 9; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 18, 19, 33, 69; kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10
- Formularz ZAW-FA(3) dostępny w e-US, MF, 11.02.2026
- Krok po kroku: jak uzyskać dostęp do KSeF (JDG i MŚP), MF
- Rejestr kwalifikowanych dostawców usług zaufania, NCCert
- Cennik podstawowy Sigillum, ważny od 01.07.2026
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією. При нетиповому представництві компанії уточніть у юриста або податкового консультанта, хто підписує повідомлення.