Як увійти в KSeF: Profil Zaufany, mObywatel, банк і NIP
Коротко: у KSeF входять через безкоштовну програму Міністерства фінансів Aplikacja Podatnika KSeF за адресою ap.ksef.mf.gov.pl. Особу підтверджуєте через login.gov.pl (Profil Zaufany, застосунок mObywatel, інтернет-банк, e-dowód) або кваліфікованим підписом чи печаткою. Перед входом вписуєте NIP фірми, від імені якої працюєте, а не свій PESEL. Окремо «реєструватися» в KSeF не треба: облікового запису там немає, потрібні лише вхід і права доступу (uprawnienia).
Чи треба реєструватися в KSeF
Ні. Українці часто шукають «ksef як зареєструватися», але KSeF не має реєстрації в звичному розумінні. Міністерство фінансів (MF) пише прямо: облікового запису в KSeF не створюють, достатньо підтвердити особу і мати права (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 8).
Власник JDG отримує права власника на свій NIP автоматично (там само, пит. 2). Тобто якщо у вас JDG і є Profil Zaufany або польський інтернет-банк, ви можете увійти вже сьогодні. Із sp. z o.o. складніше: компанія сама не має Profil Zaufany, тому їй потрібна кваліфікована печатка або заява ZAW-FA. Про це окремо в статті KSeF для sp. z o.o..
Два способи входу
Aplikacja Podatnika працює в браузері, в актуальних версіях Chrome, Firefox, Edge і Safari. На стартовому екрані є дві кнопки (Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, версія 2.6, розд. 4.1):
| Кнопка | Чим підтверджуєте особу | Для кого |
|---|---|---|
| „Zaloguj przez login.gov.pl” | Profil Zaufany, mObywatel, інтернет-банк, e-dowód | фізичні особи: власник JDG, працівник, księgowa, особа, вказана в ZAW-FA |
| „Zaloguj certyfikatem” | кваліфікований електронний підпис або кваліфікована печатка | люди з кваліфікованим підписом, компанії з печаткою |
З 14 лютого 2026 р. Profil Zaufany працює в KSeF через login.gov.pl (державний вузол Węzeł krajowy), тому окремої кнопки «Profil Zaufany» не шукайте (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, розд. 2.1). Вхід через login.gov.pl безкоштовний. Платним буває лише кваліфікований підпис або печатка, якщо ви обираєте цей спосіб.
Що в Aplikacja Podatnika не спрацює:
- сертифікат KSeF. MF пише, що ним не можна увійти в безкоштовні інструменти MF, зокрема в Aplikacja Podatnika (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, розд. 2.5.1). Він потрібен програмам,
- токен KSeF. Його вставляють у програму, яка з'єднується з KSeF через API,
- eID, виданий в іншій країні ЄС (Podręcznik użytkownika, розд. 4.1).
Різницю між сертифікатом і токеном пояснюємо в статтях сертифікат KSeF і токен KSeF.
Вхід крок за кроком
- Відкрийте ap.ksef.mf.gov.pl.
- Натисніть „Zaloguj przez login.gov.pl” або „Zaloguj certyfikatem”.
- Вкажіть контекст: у полі „Identyfikator” оберіть „NIP podmiotu”, впишіть NIP і натисніть „Przejdź dalej”.
- Для login.gov.pl підтвердіть особу обраним способом. У банку це виглядає так само, як звичайний вхід до рахунку.
- Для кваліфікованого підпису позначте, чи сертифікат містить NIP або PESEL, натисніть „Pobierz żądanie autoryzacyjne”, підпишіть завантажений файл, додайте його кнопкою „Dodaj plik” (файл .xml або .xades) і натисніть „Dalej”.
- Після входу відкриється головна сторінка. Ідентифікатор контексту видно у правому верхньому куті.
Назви кнопок наводимо за Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (версія 2.6). Екрани login.gov.pl і банків можуть виглядати по-різному.
Вхід через банк
«Profil Zaufany через банк» на практиці означає дві різні речі. Можна в банку створити Profil Zaufany і потім входити ним. А можна на login.gov.pl просто обрати свій банк і підтвердити особу даними від інтернет-банкінгу. Для KSeF обидва варіанти працюють однаково, бо обидва йдуть через login.gov.pl. Якщо вашого банку немає у списку, оберіть інший спосіб, наприклад mObywatel.
Контекст: вписуєте NIP фірми, а не PESEL
Контекст відповідає на питання «від імені якої фірми я працюю». Майже завжди це NIP. PESEL може бути записаний у вашому Profil Zaufany або підписі, але він показує, хто ви, а не для кого працюєте.
Приклад із посібника MF: власник JDG з NIP 9999999999 входить у контексті NIP 9999999999 через Profil Zaufany, пов'язаний з його PESEL. Якщо фактуру за нього виставляє працівниця, вона теж вписує NIP 9999999999, а входить власним підписом (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, приклади 1 і 2).
| Хто входить | Який NIP вписати | Що потрібно заздалегідь |
|---|---|---|
| Власник JDG | NIP своєї фірми | нічого, права власника є автоматично |
| Компанія з кваліфікованою печаткою з NIP | NIP компанії | нічого, входить печаткою (FAQ MF, „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 5) |
| Член правління, працівник компанії без печатки | NIP компанії | вказання в ZAW-FA або права від особи, яка їх має |
| Księgowa, бухгалтерське бюро (biuro rachunkowe) | NIP клієнта | права, надані клієнтом |
Якщо ви ведете кілька фірм, входите окремо в контексті кожної. Окремої функції перемикання контексту в посібнику до застосунку немає: натисніть кнопку з ідентифікатором у правому верхньому куті, оберіть „Wyloguj” і увійдіть знову з іншим NIP. Як бухгалтерці отримати доступ до фірми клієнта, пояснюємо в статті доступ до KSeF для бухгалтера.
Типові проблеми з входом
| Що бачите | Імовірна причина | Що робити |
|---|---|---|
| login.gov.pl підтвердив особу, але KSeF не пускає | у цьому NIP у вас немає прав або в NIP помилка | впишіть лише 10 цифр без дефісів і префікса PL; попросіть фірму надати права |
| Компанія не може увійти через Profil Zaufany | Profil Zaufany мають лише фізичні особи | подайте ZAW-FA або використайте кваліфіковану печатку |
| Особа, вказана в ZAW-FA, не може увійти | urząd skarbowy ще не вніс права | дочекайтеся e-mail з підтвердженням (FAQ MF, „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 16) |
| Profil Zaufany раніше працював, а тепер ні | профіль закінчився (дійсний 3 роки) | продовжте його або увійдіть через банк чи mObywatel |
| Пробуєте завантажити сертифікат KSeF або вставити токен | це способи для програм | увійдіть через login.gov.pl або кваліфікованим підписом |
| Кваліфікований підпис без NIP і PESEL не працює | KSeF не знає, чий це підпис | треба зареєструвати так званий відбиток підпису (FAQ MF, „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 28) |
| Після входу сторінка не повертається в застосунок | блокування cookies, розширення браузера, стара версія браузера | оновіть браузер, вимкніть блокувальники для цього сайту, спробуйте інший браузер |
| Раптово «викинуло» | сесія завершилася через бездіяльність | натисніть „Zaloguj się ponownie”, а при попередженні оберіть „Przedłuż sesję” |
Якщо не працює сам login.gov.pl, перевірте технічні повідомлення KSeF. MF заздалегідь оголошує там перерви, зокрема в Profil Zaufany. Наприклад, у ніч на 29-30 серпня 2026 р. через роботи Центру інформатики могли бути проблеми з доступом до Aplikacja Podatnika. Проблема з входом ще не означає аварію KSeF у юридичному сенсі: аварію і недоступність, які змінюють строки надсилання фактур, MF оголошує в BIP (art. 106ne ustawy o VAT). Детальніше в статті KSeF offline і аварія системи.
Що зробити після першого входу
- Відкрийте „Moje uprawnienia”, щоб побачити, що вам дозволено в цьому контексті.
- Надайте права бухгалтерці, якщо вона веде ваші розрахунки. Не давайте їй свої дані від Profil Zaufany чи банку: кожна людина входить власним способом (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 18).
- Підготуйте доступ для програми. Якщо фактури виставлятиме програма або застосунок магазину, згенеруйте в меню „Wnioskuj o certyfikat” сертифікат KSeF або в „Generuj token” токен. Так готують доступ і до нашого застосунку KSeF Faktury для Shopify: після цього фактури за оплачені замовлення з NIP ідуть у KSeF без щоденного входу.
- Перевірте вхідні фактури в „Lista faktur”. KSeF не надсилає сповіщень про нові фактури (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 38).
Одна функція працює без входу: „Wyszukaj fakturę”. Вписуєте номер KSeF, номер фактури від продавця, ідентифікатор покупця, його назву і загальну суму, і можете завантажити фактуру в XML або PDF (розд. 4.2.1). Це зручно клієнту, який отримав PDF з номером KSeF і хоче перевірити, чи фактура є в системі.
Хочете спершу потренуватися? Для цього є окремі тестова і Demo версії Aplikacja Podatnika, див. тестовий KSeF. Фактура, надіслана в робочій версії, це справжній документ.
Питання і відповіді
Чи можна увійти в KSeF через mObywatel?
Так, через кнопку „Zaloguj przez login.gov.pl”. mObywatel один зі способів на login.gov.pl, поряд із Profil Zaufany, інтернет-банком і e-dowód.
Чи потрібен кваліфікований підпис, якщо є Profil Zaufany?
Для фізичної особи ні. MF зазначає, що входити можна безкоштовним Profil Zaufany або кваліфікованим підписом (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 35).
Чи підписують фактури в KSeF через Profil Zaufany?
Ні. Фактури в KSeF не підписують. Важать підтвердження особи і її права (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 69).
У мене sp. z o.o. Чому я не можу увійти від її імені?
Бо Profil Zaufany належить вам як людині, а не компанії. Компанія має спершу вказати вас у ZAW-FA (FAQ MF, „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 20) або надати вам права через особу, яка їх має.
Чи платний вхід в Aplikacja Podatnika?
Ні, це безкоштовний інструмент MF.
Джерела
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, MF; застосунок: ap.ksef.mf.gov.pl
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6 (06.08.2026), розд. 3, 4.1, 4.2.1, 5.1
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I (06.08.2026), розд. 2 (поняття контексту, приклади), 2.1, 2.5.1, 3.2.1
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 2, 5, 8, 16, 20, 28; категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 38; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 18, 35, 69
- Krok po kroku: jak uzyskać dostęp do KSeF (JDG i MŚP), MF
- Komunikaty techniczne KSeF, MF
- Rozporządzenie zmieniające w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2026 poz. 169; ustawa o VAT, Dz.U. 2026 poz. 1263, art. 106ne
- Profil Zaufany, gov.pl
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.