Сертифікат KSeF: як отримати certyfikat і завантажити в програму
Коротко: сертифікат KSeF (certyfikat KSeF) ви генеруєте самі в безкоштовній Aplikacja Podatnika KSeF: входите, створюєте ключ із паролем, надсилаєте заявку і завантажуєте сертифікат. На комп'ютері з'являться два файли: приватний ключ .key і сертифікат .crt. Їх разом із паролем ви завантажуєте в програму для фактур або застосунок магазину. Сертифікат діє щонайбільше 2 роки, а втрачений ключ чи пароль відновити неможливо.
Навіщо потрібен сертифікат KSeF
Сертифікат KSeF видає Центр сертифікації Міністерства фінансів (MF). Це електронне підтвердження особи для програм, які з'єднуються з KSeF через API. Людина в браузері ним не входить: в Aplikacja Podatnika використовують login.gov.pl або кваліфікований підпис (див. як увійти в KSeF).
Є два типи, і кожен генерують окремо:
| Тип | Для чого | Що обрати в заявці |
|---|---|---|
| Тип 1, автентифікація | вхід програми в KSeF і надсилання фактур | „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” |
| Тип 2, offline | другий QR-код на фактурі, виставленій в режимі offline | „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy” |
Один сертифікат на обидві цілі згенерувати не можна (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, розд. 2.5.1). Програмі для фактур або застосунку магазину зазвичай потрібен тип 1. Про режим offline окремо в статті KSeF offline.
Хто може згенерувати сертифікат
- власник JDG, на свій NIP,
- фізична особа, на свій PESEL, якщо має будь-які права в KSeF (наприклад, працівник або księgowa),
- компанія, на свій NIP, після входу кваліфікованою печаткою.
Джерело: FAQ MF, категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 4. На який ідентифікатор буде виданий сертифікат, залежить від способу входу і ідентифікатора в ньому (NIP або PESEL).
Сертифікат з даними фізичної особи особистий. MF не дозволяє передавати його іншій людині, наприклад бухгалтерці (там само, пит. 8). Їй ви надаєте окремі права, а вона генерує власний сертифікат: див. доступ до KSeF для бухгалтера.
Що підготувати
- вхід через login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, інтернет-банк, e-dowód) або кваліфікований підпис,
- NIP фірми,
- місце на диску для двох файлів,
- менеджер паролів для пароля до ключа,
- близько 10 хвилин.
Крок за кроком в Aplikacja Podatnika
Назви кнопок і полів наводимо за Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (версія 2.6, серпень 2026). Після оновлень вигляд екранів може трохи відрізнятися.
- Увійдіть на ap.ksef.mf.gov.pl через „Zaloguj przez login.gov.pl” або „Zaloguj certyfikatem” (кваліфікований сертифікат). Як контекст оберіть „NIP podmiotu”, впишіть NIP фірми і натисніть „Przejdź dalej”.
- Відкрийте заявку: у меню ліворуч „Wnioskuj o certyfikat”. Те саме можна зробити з „Lista certyfikatów”.
- Впишіть назву в поле „Nazwa certyfikatu”: від 5 до 100 символів, польські літери, цифри, пробіли,
-і_. Під цією назвою збережуться обидва файли. Добра назва каже, де і відколи сертифікат використано, наприкладSklep faktury 2026-11. - Задайте пароль до ключа в полях „Hasło” і „Powtórz hasło”: 15-32 символи, велика і мала латинські літери без польських знаків, цифра і один зі спецсимволів
! @ # $ % ^ & * ( ) - _ = +. Пароль не можна скинути, тож одразу збережіть його в менеджері паролів. - Натисніть „Generuj”. Застосунок створює пару ключів і одразу зберігає приватний ключ на вашому комп'ютері як файл
.key. Перевірте папку завантажень, перш ніж іти далі. - Оберіть призначення і дату. На екрані „Przesłanie wniosku” в полі „Przeznaczenie certyfikatu” оберіть „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” (для програми) або „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy” (для offline). У полі „Certyfikat ważny od” вкажіть початок дії. Натисніть „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
- Завантажте сертифікат. Натискайте „Odśwież”, доки не з'явиться повідомлення про видачу, потім „Pobierz certyfikat”. Збережеться файл
.crtу форматі PEM. Якщо ви закрили екран, сертифікат можна завантажити пізніше з „Lista certyfikatów”, якщо він має статус „Aktywny”.
Файли .crt і .key: що це і де зберігати
| Файл | Що містить | Чи можна завантажити ще раз |
|---|---|---|
.crt |
сертифікат із публічним ключем і вашими даними | так, з „Lista certyfikatów” |
.key |
приватний ключ, зашифрований вашим паролем | ні, він є лише у вас |
MF прямо пише, що приватний ключ має лише користувач і відновити його з KSeF неможливо. Без ключа повторно завантажений .crt нічого не дає (Podręcznik użytkownika, розд. 5.7.2.1). Тому:
- зробіть резервну копію обох файлів у безпечному місці, наприклад на зашифрованому диску,
- тримайте пароль у менеджері паролів, а не в тій самій папці, що й
.key, - не надсилайте ключ і пароль одним листом або в спільний чат,
- після завантаження в програму видаліть копії з папки «Завантаження» і з вкладень.
Пам'ятайте, що сертифікат разом із ключем і паролем працює з усіма правами людини, на яку його видано. Хто їх має, може виставляти фактури від вашого імені і бачити всі фактури фірми. Зміна чи відкликання прав сертифікат не анулює (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, таблиця 3).
Строк дії і заміна
Сертифікат KSeF діє не довше 2 років від дати видачі або від початкової дати, вказаної в заявці (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF; FAQ MF, „Certyfikaty KSeF”, пит. 2). Приклад із посібника MF: заявка від 15 лютого 2026 р. з початковою датою 1 березня 2026 р. дає сертифікат, дійсний 2 роки від 1 березня 2026 р.
Заміна це просто нова заявка. MF радить ставити в ній початок дії на день після закінчення поточного сертифіката. Новий можна отримати не раніше ніж за місяць до кінця дії найстарішого активного (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, розд. 2.5.6). Запишіть дату в календар: після закінчення строку програма перестане надсилати фактури.
Є ліміти: на PESEL до 6 активних сертифікатів і 6 нових в очікуванні, на NIP фізичної особи 100 і 100. Малій фірмі цього більш ніж досить.
Як завантажити сертифікат у програму
Програми виглядають по-різному, але просять те саме:
- Відкрийте налаштування з'єднання з KSeF (часто „KSeF”, „Integracje” або „Połączenie”).
- Оберіть спосіб «сертифікат KSeF», а не «токен» і не «кваліфікований підпис».
- Вкажіть файл
.crt. - Вкажіть файл
.keyз тієї самої заявки. - Впишіть пароль до ключа, заданий перед „Generuj”. Це не пароль від Profil Zaufany чи банку.
- Перевірте, що програма працює в контексті NIP вашої фірми.
- Збережіть і перевірте з'єднання.
Якщо програма просить один файл .pfx або .p12, дивіться її інструкцію: Aplikacja Podatnika видає сертифікат у PEM (.crt) і ключ окремим файлом .key. У нашому застосунку KSeF Faktury для Shopify це крок „Połącz sklep z KSeF”: додаєте сертифікат і ключ, вписуєте пароль і натискаєте „Zapisz i sprawdź połączenie”. Пароль ми не зберігаємо, він потрібен лише, щоб прочитати ключ.
Типові помилки
| Проблема | Причина | Що робити |
|---|---|---|
| Програма не приймає пароль | помилка в паролі або пароль з іншої заявки | пароль не відновити: анулюйте сертифікат і згенеруйте новий |
| Ключ не пасує до сертифіката | .crt і .key з двох різних заявок |
візьміть пару з однаковою назвою, з однієї заявки |
Немає файлу .key |
браузер заблокував завантаження або файл видалено | ключ не відновити: нова заявка |
| Програма не входить у KSeF | обрано „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy” | потрібен сертифікат „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” |
| Сертифікат «ще не працює» | дата „Certyfikat ważny od” у майбутньому | дочекайтеся її або подайте нову заявку з сьогоднішньою датою |
| Фактури перестали йти | сертифікат закінчився | нова заявка і нові файли в програмі |
| Вхід відхилено, хоча файли правильні | інший NIP у програмі або в людини, на яку видано сертифікат, немає прав у цій фірмі | перевірте NIP і права в Aplikacja Podatnika |
Як анулювати сертифікат
Видалення файлу з програми не вимикає сертифікат у KSeF. У „Lista certyfikatów” позначте сертифікат, натисніть „Unieważnij”, оберіть причину і підтвердіть кнопкою „Unieważnij certyfikat”. Якщо ключ міг потрапити до чужих рук, оберіть причину про порушення безпеки приватного ключа. Анулювати можна лише власні сертифікати і лише по одному (Podręcznik użytkownika, розд. 5.7.2.2). Тому зручно мати окремий сертифікат для кожної програми.
Питання і відповіді
Скільки коштує сертифікат KSeF?
Заявку подають у безкоштовній Aplikacja Podatnika KSeF. Міністерство не вимагає для цього платної програми.
Я загубив файл .key. Чи можна завантажити його ще раз?
Ні. KSeF не зберігає приватний ключ. Анулюйте старий сертифікат і подайте нову заявку.
Сертифікат чи токен?
Обидва працюють паралельно (FAQ MF, „Certyfikaty KSeF”, пит. 3). Токен сьогодні діє до анулювання, але має записані права і працює лише в одній фірмі. Порівняння в статті токен KSeF.
Чи можна згенерувати сертифікат, увійшовши токеном?
Ні. Розпорядження прямо каже, що після входу токеном сертифікат KSeF створити неможливо (§ 13 ust. 2). Найнадійніше подавати заявку після входу через login.gov.pl або кваліфікованим підписом чи печаткою.
У мене JDG. Чи може бухгалтерка користуватися моїм сертифікатом?
Ні. Сертифікатом, виданим на фізичну особу, користується лише ця особа (FAQ MF, „Certyfikaty KSeF”, пит. 8). Надайте бухгалтерці права в KSeF.
Джерела
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, sierpień 2026, розд. 4.1, 5.1, 5.7
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I: rozpoczęcie korzystania z KSeF (06.08.2026), розд. 2.5, 2.5.6, таблиця 3
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 1-4, 8, 10
- Rozporządzenie MFiG z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, § 6, § 13, зі змінами Dz.U. 2026 poz. 169
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, MF
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.