KSeF offline: offline24, недоступність і аварія (awaria KSeF)
Коротко: у режимі offline24 ви виставляєте фактуру FA(3) без з'єднання з KSeF і маєте надіслати її в систему негайно, не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення (art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT). Цей режим можна обрати будь-коли, без аварії і без доказів, що не було інтернету. Аварія KSeF у розумінні закону починається тільки тоді, коли Міністерство фінансів оголосить її офіційним повідомленням, і тоді на досилання фактур є 7 робочих днів від її закінчення.
Три режими offline, три строки
«Офлайн» це не один режим. Міністерство фінансів виділяє три процедури (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1):
| Режим | Коли | Строк надсилання в KSeF | Норма |
|---|---|---|---|
| offline24 | на вибір платника, будь-коли | не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення | art. 106nda |
| offline (недоступність KSeF) | перерва в роботі KSeF, оголошена Міністерством у BIP, наприклад технічні роботи | не пізніше наступного робочого дня після закінчення недоступності | art. 106nh |
| аварійний (tryb awaryjny) | аварія KSeF, оголошена повідомленням у BIP Міністерства і в його програмному інтерфейсі | 7 робочих днів від закінчення аварії | art. 106nf |
Є ще повна аварія (awaria całkowita), яку оголошують у ЗМІ (art. 106ne ust. 3). Тоді фактуру виставляють на папері або в будь-якій електронній формі і в KSeF не досилають (art. 106ng).
Тож фраза «коли KSeF не працює, виставляємо офлайн» надто спрощена: offline24 не залежить від жодної аварії, а при аварії діють інші строки.
Аварія, недоступність чи проблема на вашому боці
Коли фактура не проходить, перше запитання: чи Міністерство щось оголосило? Від цього залежать режим і строк.
Головне правило для магазину: немає повідомлення, немає аварії. Інтернет, що не працює в офісі, помилка в програмі для фактур чи відхилена фактура це не аварія KSeF. Тоді діє offline24.
Де Міністерство оголошує аварію (art. 106ne ust. 1 і 2):
- BIP Міністерства фінансів. Повідомлення про початок і закінчення аварії визначають її період.
- Програмний інтерфейс, тобто інструменти Міністерства для роботи з KSeF. Його адреса вказана в BIP.
Поточну інформацію про збої Міністерство публікує також у розділі Komunikaty techniczne на ksef.podatki.gov.pl. Не кожен збій є аварією за законом. Шукайте повідомлення, яке прямо говорить про аварію KSeF і вказує її кінець. Якщо його немає або ви не впевнені, рахуйте строк як для offline24: коротший строк безпечніший.
Міністерство запевняє, що система має захист на випадок аварій і працює цілодобово, 7 днів на тиждень (FAQ MF, категорія „Zagadnienia techniczne”, pyt. 4). Технічні перерви мають бути здебільшого вночі або в найменш незручні години (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, pyt. 5).
Хто і коли може використати offline24
Будь-який платник, без обмежень. Доводити, що не було інтернету, не потрібно (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4). У режимах offline можна виставляти і фактури для приватних осіб (там само, pyt. 3).
Правила:
- фактура виставляється в електронній формі, у структурі FA(3),
- датою виставлення є дата, яку ви вписуєте в поле P_1 (art. 106nda ust. 10),
- фактуру треба надіслати в KSeF негайно, не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення,
- польська фірма з NIP однаково отримує її в KSeF, а датою отримання є день присвоєння номера KSeF (art. 106nda ust. 3 і 11).
Приклади строків
| Виставлення (P_1) | Останній день, щоб надіслати |
|---|---|
| середа | четвер |
| п'ятниця | понеділок |
| середа 23.12.2026 | понеділок 28.12.2026 (24, 25 і 26 грудня святкові дні, 27 грудня неділя) |
При оголошеній аварії: Міністерство оголошує її в четвер 3 грудня 2026 р., а в повідомленні про закінчення вказує п'ятницю 4 грудня. Сім робочих днів рахуємо з понеділка 7 грудня, тож фактури треба надіслати не пізніше вівторка 15 грудня.
Закон не визначає поняття «робочий день». У прикладах технічної документації Міністерства суботи й неділі не рахуються. Краще не чекати останнього дня.
Коли строки зсуваються
- якщо під час строку на досилання фактури offline24 або фактури з технічної перерви Міністерство оголошує аварію, у вас є 7 робочих днів від її закінчення (art. 106nha pkt 1, art. 106nh ust. 3 pkt 1),
- нова аварія під час строку після попередньої: строк рахується від закінчення нової (art. 106nf ust. 5),
- повна аварія під час строку: фактури не досилаються (art. 106nf ust. 7, art. 106nha).
Запізніла онлайн-фактура стає фактурою offline24
Це важливо для магазинів, які надсилають фактури автоматично. Онлайн-фактуру треба надіслати в KSeF того ж дня, коли ви її виставляєте. Якщо вона потрапить у систему наступного дня, KSeF вважатиме її фактурою offline24 (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 12; art. 106nda ust. 16). Система порівнює день з поля P_1 з днем прийняття і сама позначає фактуру як offline. Фактура з P_1 від 3 жовтня, надіслана 4 жовтня о 00:00:01, уже є офлайн.
Наслідок: така фактура має дату з P_1 і має потрапити в KSeF не пізніше наступного робочого дня. Фактура, яка «застрягла» в черзі на вихідні, може цей строк пропустити.
Два QR-коди і сертифікат типу 2
Фактура offline24 або з аварійного режиму, яку ви передаєте покупцю поза KSeF до того, як вона потрапить у систему (наприклад, PDF для приватної особи чи іноземної фірми), має містити два QR-коди (art. 106nda ust. 6, для аварійного режиму у зв'язку з art. 106nf ust. 3; FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, pyt. 8):
- КОД I з написом «OFFLINE»: доступ до фактури і перевірка її даних,
- КОД II з написом «CERTYFIKAT»: підтвердження особи продавця.
Для КОДУ II потрібен сертифікат KSeF типу 2 (Offline), заздалегідь отриманий з KSeF (art. 106nda ust. 7; FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 3). Як його згенерувати: сертифікат KSeF. Після присвоєння номера KSeF достатньо одного коду з номером (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, pyt. 9). Про номер і коди: номер KSeF, UPO і QR-код.
Коригування фактури offline
Коригування теж можна виставити в offline24 і досилати не пізніше наступного робочого дня. Але якщо ви коригуєте фактуру offline24, спочатку вона має отримати номер KSeF, бо коригування посилається на номер KSeF фактури, яку виправляють (art. 106nda ust. 12). Для аварійного режиму діє те саме правило (art. 106nf ust. 11). При поверненнях у магазині порядок такий: спочатку фактура в KSeF, потім коригування. Детальніше: фактура-коригування при поверненні товару.
Штрафи за пропущений строк
Art. 106ni ust. 1 pkt 3 передбачає штраф до 100% VAT з фактури (або до 18,7% суми brutto, якщо у фактурі немає VAT) за те, що фактура offline24, фактура з періоду недоступності чи з аварійного режиму не надіслана вчасно. Pkt 2 стосується фактури offline, виставленої не за шаблоном FA(3). За чинним законом ці норми діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 з вересня 2026 р. переносить їх на 1 січня 2028 р. і 16 жовтня 2026 р. потрапив до Ради Міністрів, але це ще проєкт. Кримінально-фіскальне провадження за саме запізнення не порушують (art. 106ni ust. 4). Детальніше: штрафи KSeF.
Як це робить магазин автоматично
В інтернет-магазині offline24 рідко буває свідомим вибором. Зазвичай ідеться про те, що робить програма, коли KSeF не відповідає. Є два підходи:
- черга: фактура чекає в програмі й не потрапляє до покупця, доки KSeF її не прийме і не присвоїть номер, тож їй не потрібні два QR-коди. Якщо вона піде того ж дня, що в полі P_1, це звичайна онлайн-фактура. Якщо пізніше, закон вважає її фактурою offline24 і діє строк досилання,
- виставлення офлайн і досилання: фактура одразу має дату, а програма сама рахує строк, відрізняє оголошену аварію від звичайної помилки і додає два QR-коди, якщо видає PDF до присвоєння номера.
Наш застосунок KSeF Faktury для Shopify використовує чергу: фактури чекають, надсилаються самі, а екран «Проблеми» (Problemy) показує, що чекає і чому. Покупець отримує PDF тільки з номером KSeF. Якщо перерва триває довше, ніж до наступного робочого дня, стежте за повідомленнями MF, бо від них залежить, чи подовжується термін досилання фактури.
Питання і відповіді
Чи можна використовувати offline24, коли KSeF працює?
Так. Закон не обмежує цей режим проблемами з мережею, і Міністерство це підтверджує (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1).
Чи можна при аварії KSeF виставити паперову фактуру?
Тільки при повній аварії, оголошеній у ЗМІ (art. 106ng). При звичайній аварії, оголошеній у BIP, ви виставляєте електронну фактуру за шаблоном FA(3) і досилаєте її в KSeF.
KSeF працює, але мої фактури відхиляють. Це аварія?
Ні. Відхилена фактура зазвичай означає помилку у файлі, правах доступу або даних. Відхилена фактура не вважається виставленою, її треба виправити й надіслати знову. Детальніше: помилка у фактурі KSeF.
Чи змінюється дата виставлення фактури після аварії?
Ні. Датою виставлення є дата з поля P_1, яку ви вписали у фактуру (art. 106nf ust. 9 для аварійного режиму, art. 106nda ust. 10 для offline24).
Джерела
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106nda, 106ne, 106nf, 106ng, 106nh, 106nha, 106ni
- Tryb offline24, Tryb offline - niedostępność KSeF, Tryb awaryjny, Awaria całkowita, Komunikaty techniczne (ksef.podatki.gov.pl)
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1, 3, 4, 5, 8, 9; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 3, 10, 12; kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 4
- Dokumentacja KSeF 2.0 dla integratorów: tryby offline (Ministerstwo Finansów, GitHub)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.