Faktura korygująca в KSeF при поверненні товару: покроково
Коротко: якщо фірма повертає товар, куплений за фактурою з KSeF, ви виставляєте фактуру-коригування (faktura korygująca) теж у KSeF і вказуєте в ній номер KSeF первинної фактури. Коригування охоплює лише повернені позиції, а доставку тільки тоді, коли ви її справді повертаєте. VAT зменшуєте в тому періоді, коли коригування виставлено в KSeF, без підтвердження від покупця. Виправити чи анулювати саму фактуру в KSeF не можна.
Хто повертає товар: споживач, JDG чи фірма
Фактури в KSeF магазин виставляє передусім фірмам, тому коригування в KSeF зазвичай стосується повернення від фірми. Але підстава для повернення буває різна:
- Споживач може відмовитися від договору, укладеного на відстані, протягом 14 днів без пояснення причин (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Якщо він отримав фактуру поза KSeF, коригування теж може бути поза KSeF. Детальніше в статті фактура для клієнта з NIP і без NIP.
- Підприємець на JDG має ті самі права, що й споживач, якщо покупка не має для нього професійного характеру. Це видно насамперед з предмета діяльності, внесеного до CEIDG (art. 7aa цього закону). Фактуру він отримав на NIP, тож коригування йде через KSeF.
- Спілка (sp. z o.o.) чи інша фірма, яка купує для діяльності, законного права на відмову не має. Повернення ви приймаєте за правилами магазину (regulamin) або за договором.
Для фактури правило одне, незалежно від підстави: після повернення товару платник виставляє фактуру-коригування (art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Якщо первинна фактура була структурованою (faktura ustrukturyzowana), коригування теж має бути структурованим, тобто створюється в KSeF (art. 106j ust. 4).
Чого в KSeF зробити не можна
- Виправити фактуру. Після присвоєння номера KSeF фактура закрита, і будь-яка зміна робиться коригуванням (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 18).
- Анулювати фактуру, яку KSeF прийняв. Файл, який KSeF відхилив, фактурою не є: його просто виправляють і надсилають ще раз (там само, питання 20). Ці випадки ми розбираємо в статті помилка у фактурі KSeF.
- Чекати на ноту від покупця. Коригувальні ноти (noty korygujące) зникли із закону 1 лютого 2026 р. (art. 106k скасовано).
Натомість коригувань до однієї фактури можна виставити стільки, скільки треба (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 22). Клієнт повертає товар двічі: ви робите два коригування.
Що має містити коригування
За art. 106j ust. 2 ustawy o VAT фактура-коригування містить:
- власний порядковий номер і дату виставлення,
- номер KSeF фактури, яку ви коригуєте (pkt 2a),
- дані з первинної фактури: дату і номер, дані продавця і покупця з NIP,
- назву товару, якого стосується коригування,
- суму коригування бази оподаткування і VAT, окремо для кожної ставки.
Слово «KOREKTA» і причина (наприклад, «Zwrot towaru») необов'язкові (art. 106j ust. 2a), але їх варто вказувати: księgowa і покупець одразу розуміють, про що документ. У структурі FA(3) для причини є окреме поле (Broszura FA(3), серпень 2026, поле PrzyczynaKorekty).
Суми в коригуванні можна показати по-різному. Брошура MF до FA(3) допускає три способи: лише різницю (наприклад, кількість мінус 1), стан до і після коригування або сторно (Broszura FA(3), серпень 2026, приклад 23). Що саме обрати, залежить від програми для фактур. Важливо, щоб із документа було зрозуміло, на скільки змінилася сума.
Приклад із цифрами: часткове і повне повернення
Фірма купила в магазині три позиції, усі зі ставкою 23%. Первинна фактура FV/2027/03/18 отримала номер KSeF.
| Позиція | Brutto | Netto | VAT 23% |
|---|---|---|---|
| Керамічна чашка, 2 шт. по 49,00 zł | 98,00 zł | 79,67 zł | 18,33 zł |
| Електрочайник, 1 шт. | 189,00 zł | 153,66 zł | 35,34 zł |
| Доставка кур'єром | 15,99 zł | 13,00 zł | 2,99 zł |
| Разом | 302,99 zł | 246,33 zł | 56,66 zł |
Варіант А: повертають частину замовлення. Клієнт відсилає чайник, а чашки залишає. Коригування FVK/2027/03/4 має одну позицію: чайник, кількість мінус 1, тобто мінус 153,66 zł netto і мінус 35,34 zł VAT (мінус 189,00 zł brutto). Чашки і доставка не змінюються.
Варіант Б: повертають усе замовлення разом із доставкою. Коригування містить три позиції з мінусом: чашки, чайник і доставку. Разом мінус 246,33 zł netto і мінус 56,66 zł VAT. Це так зване коригування до нуля (korekta do zera): після нього первинна фактура має вартість 0 zł. MF наводить повне повернення товару як типовий випадок такого коригування (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 49).
Доставка у фактурі стоїть окремою позицією, тому й у коригуванні ви зменшуєте її окремо і лише тоді, коли справді повертаєте покупцеві ці гроші.
Коли зменшувати VAT
Коли ви коригуєте фактуру в мінус після повернення товару (art. 29a ust. 10 pkt 2), VAT зменшуєте за той період, у якому виставили коригування в KSeF (art. 29a ust. 13). Підтвердження отримання від покупця не потрібне. Така умова стосується лише коригувань, виставлених поза KSeF (art. 29a ust. 13a).
Приклад: повернений чайник прийшов 29 березня, а коригування ви надіслали до KSeF 2 квітня. VAT зменшуєте в розрахунку за квітень, а не за березень. Хочете врахувати коригування в березні: виставте його в березні.
Якщо ж фактуру для споживача ви виставили поза KSeF і коригування теж робите поза KSeF, діє старе правило: VAT зменшуєте в періоді, коли отримали підтвердження, що покупець отримав коригування (art. 29a ust. 13a).
Повернення грошей до чи після коригування
Закон про VAT пов'язує коригування з поверненням товару, а не з переказом грошей. Закон про права споживачів дає 14 днів на повернення грошей від отримання заяви про відмову, але магазин може притримати виплату, доки не отримає товар або доказ його відправлення (art. 32 ust. 1 і 3 ustawy o prawach konsumenta).
Порядок, який добре працює в магазинах:
- Товар повернувся на склад, або у вас є доказ відправлення.
- Ви позначаєте повернення в панелі магазину і віддаєте гроші.
- Того ж дня виставляєте коригування в KSeF.
Тоді коригування, повернення грошей і рух на складі мають одну дату, і їх не доводиться потім звіряти.
Як це автоматизувати
Вручну кожне коригування означає: знайти фактуру та її номер KSeF, переписати повернені позиції, порахувати netto і VAT, надіслати, записати номер коригування. Це 5-10 хвилин на одне повернення.
Якщо ваш магазин на Shopify, наш додаток KSeF Faktury (запуск у Shopify App Store заплановано на грудень 2026 р.) робить це сам:
- повернення (refund) у Shopify створює фактуру-коригування з номером KSeF первинної фактури і надсилає її до KSeF,
- коригування охоплює повернені позиції і повернену вартість доставки, як при частковому, так і при повному поверненні,
- коригування мають окрему нумерацію, наприклад FVK/2027/03/4,
- причиною стає примітка до повернення з Shopify, а якщо її немає, «Zwrot towaru»,
- якщо первинна фактура ще чекає на номер KSeF, коригування чекає разом із нею,
- покупець завантажує PDF коригування зі сторінки свого замовлення.
Чого додаток зараз не робить: повернення лише суми без вказаних позицій (наприклад, знижка після продажу) коригування не створює. Таке коригування ви виставляєте самі в програмі для фактур. Як обрати таку програму, пояснюємо в статті програма для фактур KSeF.
Питання і відповіді
Чи можна виставити коригування до фактури з KSeF на папері?
Ні. Коригування структурованої фактури теж має бути структурованим (art. 106j ust. 4). Виняток: режим offline24. Тоді коригування виставляють за зразком е-фактури поза системою і надсилають до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Про цей режим читайте в статті KSeF offline.
Чи обов'язково вказувати номер KSeF первинної фактури?
Так, це обов'язковий елемент коригування (art. 106j ust. 2 pkt 2a). Виняток лише для фактур, які номера KSeF не мають, наприклад виставлених до KSeF.
Клієнт повернув товар у березні, а коригування я виставляю у квітні. Коли зменшувати VAT?
У квітні, тобто в періоді, коли коригування виставлено в KSeF (art. 29a ust. 13).
Чи можна через KSeF скоригувати фактуру 2025 року?
Так. MF підтверджує, що KSeF приймає коригування до фактур, виставлених до запуску системи (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 73). Номера KSeF первинної фактури в такому коригуванні немає, бо фактура його не мала.
Покупець може сам виправити помилку нотою?
Ні. Коригувальні ноти скасовано з 1 лютого 2026 р., і в KSeF коригування виставляє лише продавець (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 73).
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 18, 20, 22, 49; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 73
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 29a ust. 10, 13 і 13a, art. 106j ust. 1, 2, 2a і 4, art. 106k (uchylony)
- Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 7aa, 27, 32
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), sierpień 2026: поле PrzyczynaKorekty, приклад 23
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.