KSeF для інтернет-магазину: що зробити до 1 січня 2027 року
Коротко: інтернет-магазин, який продає фірмам, виставляє їм фактури через KSeF. До 31 грудня 2026 р. малий магазин ще може виставляти їх поза KSeF, доки фактури для фірм не перевищують 10 000 zł brutto на місяць. З 1 січня 2027 р. цей виняток зникає. Фактури для приватних клієнтів можна відправляти в KSeF, але це не обов'язково.
Кого стосується KSeF в інтернет-магазині
KSeF (Krajowy System e-Faktur) це система Міністерства фінансів Польщі, у якій фактуру виставляють, а не лише повідомляють про неї. Юридично фактурою XML-файл за зразком FA(3) стає тільки тоді, коли система присвоює йому номер KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 10).
Для магазину найважливіше, кому ви продаєте:
| Покупець | Фактура в KSeF | Підстава |
|---|---|---|
| Фірма з польським NIP (sp. z o.o., JDG, яка купує на фірму) | обов'язково | art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT |
| Приватний клієнт (konsument) | добровільно | art. 106ga ust. 2 pkt 4; FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5 |
| Підприємець, який купує приватно, для себе | добровільно | FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 8 |
| Іноземна фірма | виставляєте в KSeF, а клієнту передаєте, наприклад, PDF з QR-кодом | FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 9 і 36 |
Правова форма продавця значення не має: обов'язок однаковий і для sp. z o.o., і для JDG (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 10). Він стосується й продавців зі звільненням від VAT (zwolnienie z VAT), якщо вони виставляють фактуру іншій фірмі (там само, питання 22).
Терміни: 2026 і 2027 роки
| Дата | Що відбувається |
|---|---|
| 1 лютого 2026 р. | Обов'язок для найбільших фірм (продаж понад 200 млн zł за 2024 рік). Усі отримують фактури через KSeF. |
| 1 квітня 2026 р. | Обов'язок для всіх інших платників. |
| до 31 грудня 2026 р. | Можна виставляти фактури поза KSeF, якщо за місяць фактури, які підпадають під обов'язок, разом не перевищують 10 000 zł brutto. |
| 1 січня 2027 р. | Винятки закінчуються. Активний платник VAT, який платить переказом за фактуру з KSeF, вказує її номер KSeF у призначенні платежу (art. 108g ustawy o VAT). |
Ліміт 10 000 zł має дві пастки. По-перше, рахується сума brutto лише з фактур для фірм, а фактури для приватних клієнтів не враховуються. По-друге, перевищення діє в один бік: починаючи з фактури, якою ви перевищили ліміт, усі наступні йдуть через KSeF, навіть якщо наступного місяця ви продасте фірмам менше (art. 145m ust. 2 ustawy o VAT; FAQ MF, „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 17). Приклади: ліміт 10 000 zł і KSeF з 1 січня 2027.
За чинним законом грошові штрафи за фактури поза KSeF (art. 106ni ustawy o VAT) діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 з вересня 2026 р. переносить їх на 1 січня 2028 р., але це досі проєкт, і сам обов'язок KSeF він не змінює. Детальніше в статті про штрафи KSeF.
Шлях замовлення: від кошика до номера KSeF
- Кошик. Покупець позначає, що хоче фактуру на фірму, і вводить NIP, назву й адресу.
- Оплата. Коли клієнт платить наперед, гроші зазвичай приходять ще до відправлення товару. Тоді строк виставлення фактури рахують від дати оплати: не пізніше 15-го числа наступного місяця (art. 106i ust. 1 і 2 ustawy o VAT).
- Фактура FA(3). Програма або застосунок формує XML-файл за зразком FA(3) і відправляє його в KSeF.
- Номер KSeF. KSeF перевіряє файл і присвоює номер. Лише з цієї миті фактура виставлена. Відхилений системою файл фактурою не є: його не коригують, а відправляють виправлений (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 20).
- Доставка клієнту. Фірма з польським NIP сама знайде фактуру в KSeF, надсилати їй номер не потрібно (там само, питання 41). Якщо ви передаєте фактуру поза KSeF, наприклад як PDF, на ній має бути QR-код, що веде до KSeF (питання 34). Що означають номер і код, пояснюємо в статті номер KSeF, UPO і QR-код.
KSeF не перевіряє дані покупця. Якщо клієнт введе чужий NIP, фактуру буде прийнято, і вона потрапить до тієї фірми (питання 21 і 23). Тому перевірка NIP ще в кошику економить найбільше роботи. Як це зробити, описано в статті NIP у кошику магазину.
Якщо KSeF не працює, фактуру можна виставити офлайн і дослати пізніше: при offline24 і оголошених технічних роботах не пізніше наступного робочого дня, при оголошеній аварії протягом 7 робочих днів після її завершення (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 10). Деталі в статті KSeF offline.
Paragon, фактура до чека і касовий апарат
Найбільше 1 січня 2027 р. зміниться для магазинів з касовим апаратом (kasa fiskalna). До 31 грудня 2026 р. фактури з каси і paragon z NIP до 450 zł (його вважають спрощеною фактурою) можуть залишатися поза KSeF і не враховуються в ліміт 10 000 zł (art. 145n ustawy o VAT; FAQ MF, „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 2 і 20). З 2027 р. фактура для фірми до продажу, проведеного через касу, вже має пройти через KSeF (там само, питання 3).
Без змін залишається правило art. 106b ust. 5: фактуру для фірми до продажу, оформленого чеком, можна виставити лише тоді, коли на чеку є NIP покупця. За фактуру з порушенням цього правила загрожує додаткове зобов'язання в розмірі 100% VAT з фактури (art. 106b ust. 6). Детально в статті paragon z NIP і KSeF. Чи потрібна вашому магазину каса взагалі, залежить від способу оплати й умов звільнення, тож це варто з'ясувати з бухгалтеркою (księgowa).
Повернення, помилки і скасовані замовлення
Фактуру, прийняту в KSeF, не можна змінити чи видалити. Кожну зміну оформлюють фактурою-коригуванням (faktura korygująca), яка теж проходить через KSeF (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 18). Кількість коригувань до однієї фактури не обмежена (питання 22).
- Повернення всього замовлення або частини. Виставляєте коригування з від'ємними сумами, яке вказує номер KSeF первинної фактури. Покроково: коригування при поверненні товару.
- Неправильний NIP. Виставляєте коригування до нуля на помилковий NIP і нову фактуру на правильний (питання 21 і 23). Див. помилка у фактурі KSeF.
- Скасоване замовлення. Якщо фактуру ще не виставлено, просто не виставляєте. Якщо вона вже має номер KSeF, анулювати її не можна, залишається коригування до нуля.
Валюта і покупці з-за кордону
Фактуру можна виставити в євро, але суму VAT треба вказати в злотих за курсом NBP (art. 106e ust. 11 і art. 31a ust. 1 ustawy o VAT), див. фактура в євро в KSeF. Іноземний покупець не має доступу до KSeF, тому фактуру з KSeF ви передаєте йому узгодженим способом, зазвичай як PDF з QR-кодом (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 9 і 36).
Як впровадити KSeF у магазині: чотири способи
MF дає безкоштовні інструменти: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF і e-mikrofirma (FAQ MF, категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, питання 2; „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 35). Питання лише в тому, скільки ручної роботи ви готові робити з кожним замовленням з NIP.
Звідси чотири шляхи: вручну в Aplikacja Podatnika KSeF (вистачить при кількох фактурах на місяць), програма для фактур з інтеграцією KSeF, інтегратор замовлень на кшталт BaseLinker для продажу в кількох каналах або застосунок у платформі магазину, який створює фактуру сам після оплати замовлення.
Перш ніж обрати рішення, перевірте три речі: чи підтримує воно зразок FA(3) і API KSeF 2.0, чи робить коригування при поверненнях і чи показує відхилені фактури, а не пропускає їх мовчки. Порівняння варіантів є в статті як вибрати програму для KSeF.
Якщо ваш магазин на Shopify, саме цей випадок закриває наш застосунок KSeF Faktury: після оплати замовлення з NIP він виставляє фактуру FA(3), відправляє її в KSeF і зберігає при замовленні номер KSeF та PDF з QR-кодом. Запуск у Shopify App Store заплановано на грудень 2026 р. Фактур для приватних клієнтів застосунок не виставляє. Детальніше в статті KSeF у Shopify.
Доступ до KSeF
Власник JDG має права в KSeF автоматично і може увійти, наприклад, через Profil Zaufany (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, питання 2). Sp. z o.o. без кваліфікованої печатки подає в податкову (urząd skarbowy) повідомлення ZAW-FA. Програма з'єднується з KSeF сертифікатом KSeF (діє не довше 2 років, FAQ MF, „Certyfikaty KSeF”, питання 2) або токеном. Детальніше: як увійти в KSeF і токен KSeF.
Чекліст для магазину до 1 січня 2027 р.
- Я знаю, скільки фактур для фірм виставляю на місяць і на яку суму brutto.
- У кошику можна позначити «фактура на фірму» і ввести NIP, а магазин перевіряє правильність NIP.
- Є доступ до KSeF: вхід, а для програми сертифікат KSeF або токен.
- Бухгалтерка має в KSeF права на перегляд фактур.
- Обрано спосіб виставлення фактур і надіслано тестову фактуру в тестовому середовищі KSeF (тестовий KSeF).
- Відомо, хто і як виставляє коригування при поверненні і при неправильному NIP.
- Якщо є каса: зрозуміло, як з 2027 р. виставляти фактуру до paragon z NIP.
- Хтось щодня перевіряє, чи всі фактури отримали номер KSeF.
Питання і відповіді
Фактура для приватного клієнта має йти в KSeF?
Ні. Виставлення фактури для споживача в KSeF добровільне і у 2026, і у 2027 р. (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5). Таку фактуру передаєте клієнту як і раніше, наприклад PDF. Детальніше в статті фактура для клієнта з NIP і без NIP.
Я продаю майже лише приватним особам. KSeF мене стосується?
Так, якщо хоч раз виставите фактуру фірмі. З 2027 р. кожна така фактура йде через KSeF, навіть одна на рік. До того ж з 1 лютого 2026 р. ви отримуєте через KSeF фактури від постачальників.
Джерела
- Etapy wdrożenia KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
- Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania (ksef.podatki.gov.pl)
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl): категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5, 8, 9, 10, 18, 20-23, 34-36, 41; категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 2, 3, 10, 17, 20, 22; категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, питання 2, 39; категорія „Certyfikaty KSeF”, питання 2; категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, питання 2
- Krok po kroku: JDG i MŚP (ksef.podatki.gov.pl)
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (eli.gov.pl): art. 31a ust. 1, 106b ust. 5 i 6, 106e ust. 11, 106ga, 106i, 106ni, 108g, 145m, 145n
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (eli.gov.pl)
- Komunikat MF z 16 września 2026 r. o przedłużeniu odroczenia kar (gov.pl)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym (legislacja.gov.pl)
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.