KSeF у Shopify: як виставляти фактури FA(3) з інтернет-магазину

Платформи магазинів · Оновлено: 2026-10-19

Коротко: Shopify не має вбудованої підтримки KSeF і не створює фактури FA(3). Магазину на Shopify, який продає фірмам, потрібен додаток, що надсилає фактури до KSeF напряму, або інтеграція з програмою для фактур, яка зробить це за нього. З 1 січня 2027 р. це стосується й найменших магазинів, бо закінчується звільнення до 10 000 zł на місяць.

Що Shopify робить сам, а чого ні

Shopify веде замовлення, платежі, податки в цінах і підтвердження замовлень. Станом на 19 жовтня 2026 р. в документації Shopify немає інтеграції з Krajowy System e-Faktur: платформа не створює файл FA(3), не надсилає його до KSeF і не зберігає номер KSeF у замовленні.

Плутанину часто викликає поле для номера VAT фірми в налаштуваннях каси. З лютого 2026 р. магазини з Shopify Tax у ЄС можуть перевіряти цей номер під час покупки і застосовувати зворотне нарахування при продажу в іншу країну ЄС (Shopify Changelog, 25.02.2026). Це інструмент для розрахунків VAT між країнами. Під час звичайного продажу польській фірмі він нічого до KSeF не надсилає.

Чому це важливо: фактура для фірми, виставлена поза KSeF, крім винятків, не є правильно виставленою фактурою (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). До 31 грудня 2026 р. малий магазин ще може виставляти фактури поза KSeF, доки фактури для фірм не перевищать 10 000 zł brutto на місяць (art. 145m). Як рахувати цей ліміт, пояснюємо в статті ліміт 10 000 zł у KSeF. За чинним законом штрафи з art. 106ni діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 з вересня 2026 р. переносить їх на 1 січня 2028 р., але це лише проєкт, і сам обов'язок KSeF він не змінює.

Три способи підключити Shopify до KSeF

1. Додаток Shopify, який сам надсилає фактури до KSeF

Додаток створює фактуру FA(3) із замовлення, надсилає її до KSeF вашим сертифікатом або токеном і записує номер KSeF у замовлення. Окрема програма для фактур не потрібна. У Shopify App Store такі додатки вже є, наприклад Faktly: KSeF Invoicing, а наш KSeF Faktury має запуск, запланований на грудень 2026 р.

Кому підходить: магазину, який хоче бачити фактури і коригування поруч із замовленнями, без ще однієї програми.

2. Інтеграція з програмою для фактур

Додаток або інтеграція переносить замовлення з Shopify у програму для фактур, а вже програма надсилає фактуру до KSeF. Приклади: Fakturownia Integrator у Shopify App Store та інтеграція iFirma з Shopify. Є ще інтеграції WP Desk для iFirma, inFakt і wFirma. На сторінках цих трьох додатків про KSeF не сказано, бо надсиланням займається сама бухгалтерська програма. iFirma, inFakt і wFirma на своїх сайтах заявляють надсилання фактур до KSeF, але перед встановленням уточніть у постачальника, чи фактури із замовлень Shopify потрапляють туди автоматично.

Кому підходить: магазину, чия księgowa вже працює в цій програмі, або фірмі, що виставляє й інші фактури поза Shopify.

3. Система обробки замовлень і програма для фактур

Системи для замовлень з багатьох каналів, наприклад Base (раніше BaseLinker), збирають замовлення з Shopify і маркетплейсів і передають їх у підключену програму для фактур. Детальніше в статті KSeF для продавців на Allegro і в BaseLinker.

Кому підходить: магазину, що продає одночасно на Shopify, Allegro та інших платформах і вже користується такою системою.

Є ще ручний шлях: переписувати замовлення з NIP у безкоштовну Aplikacja Podatnika KSeF або мобільний додаток KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 35). Він працює при кількох фактурах на місяць, але кожна фактура і коригування забирають кілька хвилин і несуть ризик описки. Як це виглядає, показуємо в статті як виставити фактуру в KSeF вручну.

Порівняння рішень (станом на 19.10.2026)

Дані взято з публічних сторінок виробників, перевірених 19 жовтня 2026 р. Чужих додатків ми не тестували і їхньої якості не оцінюємо.

Різниця насамперед у моделі. При інтеграції з програмою для фактур ви зазвичай платите за дві послуги, зате всі фактури фірми лежать в одній програмі. При прямому додатку послуга одна, а фактури лежать поруч із замовленнями. Безкоштовні плани мають Faktly (3 фактури на місяць), Fakturownia Integrator (3 документи, плюс акаунт у Fakturownia) і KSeF Faktury (5 фактур на місяць, після запуску). Детальніше порівняння шести рішень є польською: Aplikacje KSeF do Shopify: porównanie.

Що перевірити перед встановленням

• ☐ Де клієнт вводить NIP? Чи є поле в кошику або в касі, чи працює воно на вашій темі та звичайному плані Shopify, чи перевіряє контрольну суму до оплати. Детальніше: NIP у кошику магазину.
• ☐ Коли створюється фактура? Після оплати, після відправлення чи вручну. Фактура онлайн виставлена в день надсилання до KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 10).
• ☐ Що з коригуваннями? Чи повернення в Shopify створює коригування з номером KSeF первинної фактури, також при частковому поверненні і поверненні доставки. Див. коригування при поверненні товару.
• ☐ Валюти. При продажу в євро через Shopify Markets VAT у фактурі треба перерахувати в злоті за середнім курсом NBP з останнього робочого дня перед виникненням податкового обов'язку (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT). Курс можна перевірити в нашому калькуляторі курсу NBP.
• ☐ Приватні клієнти. Фактури для споживачів не мусять іти до KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5).
• ☐ Shopify POS. Чи підтримує рішення замовлення з POS і фактури до чеків.
• ☐ Як підключається до KSeF? Сертифікатом KSeF або токеном, який ви можете будь-коли скасувати. MF заявило, що вхід токеном залишиться і після 2026 р. (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, питання 39), але розпорядження про користування KSeF (§ 13) досі говорить про 31 грудня 2026 р. і станом на 19 жовтня 2026 р. не змінене. MF також розглядає обмеження строку дії токена до 1-365 днів, тож сертифікат надійніший. Пароль до Profil Zaufany ніхто не повинен у вас просити.
• ☐ Що при збої KSeF? Чи фактури чекають у черзі й надсилаються самі, і де видно, що не пройшло.
• ☐ Дані. Де зберігаються сертифікат і фактури, чи вони зашифровані, чи сервери в ЄС.
• ☐ Księgowa. Чи отримає вона щомісячний експорт або доступ до фактур.

І одне практичне правило: не вмикайте два інструменти, які обидва надсилають фактури до KSeF для тих самих замовлень. Прийняту KSeF фактуру не можна видалити, і дублікат доведеться коригувати.

Як це працює в KSeF Faktury

Описуємо лише те, що наш додаток робить уже зараз:

1. Дані фірми. Ви вказуєте NIP, назву, адресу і шаблон нумерації, наприклад FV/{YYYY}/{MM}/{N}. Нумерація безперервна.
2. Підключення до KSeF. Завантажуєте свій сертифікат KSeF (його безкоштовно генерують в Aplikacja Podatnika KSeF) або токен KSeF. Додаток сам перевіряє з'єднання.
3. Поле NIP у кошику. Вмикається в редакторі теми, без коду і без Shopify Plus. Покупець позначає «Chcę fakturę na firmę (VAT)», вводить NIP і назву фірми. Хибна контрольна сума блокує перехід до каси.
4. Фактура після оплати. Оплачене замовлення з правильним NIP отримує фактуру FA(3), яка йде до KSeF. Номер KSeF записується в замовлення, а покупець завантажує PDF з QR-кодом на сторінці свого замовлення.
5. Повернення стає коригуванням з номером KSeF первинної фактури і окремою серією номерів.
6. Екран «Problemy». Відхилена фактура, NIP з хибною контрольною сумою, вичерпаний ліміт плану: видно, що сталося і що натиснути.

Чого додаток зараз не робить: не виставляє фактури приватним клієнтам (замовлення без NIP пропускає), не підтримує Shopify POS і фактури до чеків, а поле в кошику перевіряє контрольну суму NIP, але не білий список. Безкоштовний план охоплює 5 фактур на місяць.

Питання і відповіді

Чи Shopify виставляє фактури VAT для фірм?

Shopify надсилає підтвердження замовлень, але не створює фактуру FA(3) і не надсилає її до KSeF. Для цього потрібен додаток або інтеграція.

Чи потрібен Shopify Plus для KSeF?

Ні. Додатки з App Store працюють на звичайних планах. Перевірте лише, як конкретний додаток збирає NIP. У нашому поле NIP є блоком теми і Plus не потребує.

Чи фактури для приватних клієнтів з Shopify мають іти до KSeF?

Ні. Фактури для споживачів можуть потрапляти до KSeF добровільно (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5). Обов'язок стосується фактур для фірм.

У мене мало замовлень з NIP. Можна почекати до 2027 р.?

До 31 грудня 2026 р. можна виставляти фактури поза KSeF, доки фактури для фірм не перевищать 10 000 zł brutto на місяць. З 1 січня 2027 р. обов'язок стосується всіх, тому інструмент варто обрати і протестувати в листопаді або грудні.

Чи можна користуватися двома додатками KSeF одночасно?

Технічно так, але не для тих самих замовлень. Перед зміною додатка вимкніть автоматичне виставлення в старому.

Джерела

• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5, 10, 35; категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, питання 39
• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 31a ust. 1, art. 106ga ust. 1, art. 106ni, art. 145m
• Etapy wdrożenia KSeF
• Shopify Changelog: VAT number validation available in checkout, 25.02.2026
• Сторінки виробників (перевірено 19.10.2026): Faktly: KSeF Invoicing, Fakturownia Integrator, iFirma: integracja z Shopify, iFirma, integracja WP Desk, inFakt, integracja WP Desk, wFirma, integracja WP Desk, Base: Shopify w Polsce

Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.

Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.