Як виставити фактуру в KSeF вручну: Aplikacja Podatnika крок за кроком
Коротко: щоб виставити фактуру в KSeF, не потрібна платна програма. Міністерство фінансів (MF) дає безкоштовну Aplikacja Podatnika KSeF у браузері: ви заповнюєте форму, натискаєте «Wyślij do KSeF», і система присвоює фактурі 35-значний номер KSeF. Фактура вважається виставленою в день, коли ви надіслали її в KSeF. Для кількох фактур на місяць цього достатньо, а при десятках замовлень з NIP ручне заповнення забирає години.
Що таке фактура в KSeF
Фактура в KSeF це вже не PDF, а файл XML у структурі FA(3). MF визначає е-фактуру як файл за встановленим зразком, надісланий у KSeF, якому присвоєно унікальний номер (FAQ MF, категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, пит. 3). Структура FA(3) діє з 1 лютого 2026 р. для всіх, зокрема для малих фірм, які входять у KSeF пізніше.
Платна програма для цього не обов'язкова (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 35). MF дає три безкоштовні інструменти:
| Інструмент | Де працює | Що вміє |
|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF | браузер, ap.ksef.mf.gov.pl | усі види фактур FA(3), коригування, список фактур, завантаження, UPO, доступи, токени, сертифікати |
| Aplikacja Mobilna KSeF | телефон з Android або iOS | звичайні фактури і їх коригування, тільки внутрішні і тільки в PLN |
| e-mikrofirma | e-Urząd Skarbowy | виставлення і отримання фактур у KSeF з перенесенням в облік VAT |
Обмеження мобільного застосунку взяті з його посібника (версія 2.3.0, розд. 1.1). Якщо ви продаєте в євро або іноземним клієнтам, вам підійде тільки браузерна версія.
Крок 1: вхід у Aplikacja Podatnika
У застосунок ви входите через login.gov.pl: Profil Zaufany, mObywatel, онлайн-банк або e-dowód, чи кваліфікованим сертифікатом. Вхід завжди відбувається в контексті, зазвичай це NIP вашої фірми, і людина, яка входить, повинна мати право виставляти фактури. Детально про перший вхід: як увійти в KSeF.
Крок 2: швидкий чи розширений режим
У меню «Wystaw fakturę VAT» є два режими. Назви функцій нижче взяті з посібника користувача Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (версія 2.6, серпень 2026).
- Tryb skrócony (швидкий режим) для звичайної внутрішньої фактури. Усе на одному екрані, дата виставлення ставиться автоматично на сьогодні, валюта за замовчуванням PLN (можна вибрати іншу і вказати курс). Доступні ставки 23, 8, 5, 4, 0% і звільнення, а також примітки на кшталт механізму розщепленого платежу (mechanizm podzielonej płatności).
- Tryb rozszerzony (розширений режим) для решти випадків: авансова фактура (faktura zaliczkowa), розрахункова (rozliczeniowa), фактура-коригування (faktura korygująca), дані третіх осіб, спеціальні процедури. Тут можна зберегти чернетку як файл XML.
Що прискорює роботу:
- кнопка «Pobierz dane» підтягує назву і адресу фірми з бази GUS за NIP, тож ви нічого не переписуєте вручну;
- «Wystaw podobną fakturę» на перегляді наявної фактури відкриває форму, вже заповнену її даними;
- «Wczytaj fakturę» приймає готовий XML у форматі FA(3).
Номер фактури ви присвоюєте самі, як і раніше. Номер KSeF це окрема річ, він не замінює вашу нумерацію (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 65).
Крок 3: надсилання і номер KSeF
Наприкінці ви натискаєте «Wyślij do KSeF» (швидкий режим) або «Wystaw fakturę» (розширений). KSeF перевіряє дві речі: чи файл відповідає чинному зразку і чи має відправник потрібні права (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 15). Якщо все гаразд, ви бачите номер KSeF. Якщо ні, з'являється кнопка «Popraw fakturę».
Номер KSeF завжди має 35 знаків і будову NIP-РРРРММДД-технічна частина-контрольна сума. Далі KSeF видає UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), тобто офіційне підтвердження прийому. Зберігати UPO не обов'язково, його можна завантажити будь-коли в тому ж застосунку (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 41 і 81). Що означає кожен елемент: номер KSeF, UPO і QR-код.
Дата виставлення: головна пастка
- Дата виставлення це день, коли ви надіслали фактуру в KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Якщо надіслали 1 лютого, а номер прийшов 2 лютого, фактура все одно виставлена 1 лютого (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 13).
- Дата отримання покупцем з польським NIP це день присвоєння номера KSeF (art. 106na ust. 3).
Онлайн-фактуру треба надіслати в KSeF того ж дня, який ви вписали як дату виставлення. Якщо зробите це наступного дня, KSeF розгляне її як фактуру в режимі offline24 (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 12; art. 106nda ust. 16). Про offline-режими: KSeF offline.
Що KSeF не перевіряє
| Помилка | Чи KSeF її помітить | Що робити |
|---|---|---|
| Неправильний NIP покупця | Ні, фактуру буде прийнято (пит. 21) | Коригування до нуля і нова фактура на правильний NIP (пит. 23) |
| Арифметична помилка, наприклад неправильна сума | Ні (пит. 19) | Фактура-коригування |
| Невідповідність схемі FA(3) | Так, файл буде відхилено | Виправити файл і надіслати знову |
| Відправник не має прав | Так | Надати права або увійти іншим акаунтом |
Номери питань з категорії „Wystawianie i otrzymywanie faktur” FAQ MF. Відхилений файл означає, що фактуру не виставлено: її не коригують і не анулюють, а виправляють і надсилають новий файл (пит. 20). Прийняту фактуру змінити або видалити вже не можна, кожну помилку виправляють фактурою-коригуванням (пит. 18). Детальніше: помилка у фактурі KSeF.
Чого застосунок не зробить
Aplikacja Podatnika нічого не знає про ваш магазин. Номер фактури, позиції, ціни, доставку і дані клієнта ви переписуєте із замовлення. Безперервність нумерації теж на вас.
MF не називає, скільки часу займає одна фактура. Ось оцінка з польського посібника для типового замовлення з 2-3 позиціями і доставкою:
| Дія | Час (оцінка) |
|---|---|
| вхід через login.gov.pl (раз на сесію роботи) | 1-2 хв |
| відкрити замовлення в панелі магазину і скопіювати NIP | 0,5 хв |
| форма у швидкому режимі: дані з GUS, номер, дата, позиції, доставка | 3-5 хв |
| перевірка, надсилання, запис номера KSeF біля замовлення | 1 хв |
| надіслати клієнту PDF або повідомлення, що фактура в KSeF | 1 хв |
Разом приблизно 5-8 хвилин на фактуру, коригування після повернення займає стільки ж. 10 фактур на місяць це близько години роботи, 60 фактур уже 6-8 годин.
Коли безкоштовного застосунку достатньо, а коли ні
Застосунку MF вистачає, якщо:
- ви виставляєте до кільканадцяти фактур для фірм на місяць, а більшість клієнтів це звичайні споживачі;
- продаєте в злотих, у Польщі, з однією або кількома простими ставками VAT;
- повернення від фірм бувають рідко.
Це розумний вибір і після 1 січня 2027 р. До 31 грудня 2026 р. ви ще можете виставляти фактури поза KSeF, поки фактури для фірм не перевищать 10 000 zł brutto на місяць (art. 145m), див. ліміт 10 000 zł у KSeF. Листопад і грудень зручні, щоб потренуватися на кількох справжніх фактурах.
Ручна робота стає дорогою, коли:
- фактур багато: від кількох десятків на місяць це вже кілька годин, перед святами більше;
- з'являються друкарські помилки: фактура на неправильний NIP потрапляє до чужої фірми, а виправити її можна тільки коригуванням;
- часті повернення: кожне повернення від фірми означає ручне коригування з номером KSeF первісної фактури;
- фактури робляться раз на тиждень: онлайн-фактура виставлена в день надсилання, тож дати розходяться з термінами закону (art. 106i);
- є валюти і кілька каналів продажу: перерахунок VAT за курсом NBP і збір замовлень з різних місць додають ручних кроків.
Тоді варто подивитися на програму, інтегровану з магазином, або на застосунок магазину, який виставляє фактури сам. Порівняння підходів: як вибрати програму для фактур KSeF. Для Shopify таким застосунком є, зокрема, наш KSeF Faktury: фактура створюється сама після оплати замовлення з NIP.
Питання і відповіді
Чи фактура з Aplikacja Podatnika така ж дійсна, як із платної програми?
Так. Це той самий KSeF і та сама структура FA(3). Фактура виставлена, коли отримала номер KSeF, незалежно від інструмента.
Чи можна в Aplikacja Podatnika виставити фактуру для споживача?
Так. У швидкому режимі як ідентифікатор покупця вибираєте «Brak identyfikatora». Але фактури для споживачів не обов'язково надсилати в KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 5). Детальніше: фактура для клієнта з NIP і без NIP.
Чи можна поєднувати Aplikacja Podatnika з програмою для фактур?
Так, але стежте за нумерацією. Якщо обидва інструменти беруть номери з однієї серії, KSeF відхилить другу фактуру з тим самим номером як дублікат. Безпечніше мати окремі серії.
Чи можна в цьому ж застосунку завантажити фактури від постачальників?
Так, у вкладці «Faktury zakupowe» на списку фактур, до 10 за раз. Як це працює: як отримувати фактури від постачальників у KSeF.
Чи проформа теж іде в KSeF?
Ні. Проформа не є фактурою в розумінні закону про VAT, і в KSeF її не виставляють (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 6).
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, пит. 2, 3; категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 5, 6, 12, 13, 15, 18-21, 23, 35; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 41, 65, 81
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wersja 2.6, 06.08.2026), Podręcznik użytkownika Aplikacji Mobilnej KSeF (wersja 2.3.0)
- Aplikacja Podatnika KSeF
- Dokumentacja API KSeF 2.0, MF: „Numer KSeF”
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106i, art. 106na ust. 1 i 3, art. 106nda ust. 16, art. 145m
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.