Отримання фактур у KSeF: чому фактури не приходять на e-mail
Коротко: з 1 лютого 2026 р. фактури від польських фірм усі отримують через KSeF, навіть якщо самі виставляють у KSeF лише з 2027 р. KSeF не надсилає повідомлень про нові фактури, тому їх треба шукати самим або доручити програмі чи бухгалтеру. Датою отримання вважається день присвоєння номера KSeF, і від неї залежить, коли ви зможете відрахувати VAT. Фактури від Shopify, Meta чи Google і далі приходять поза KSeF.
Чому фактури перестали приходити на пошту
Відтермінування KSeF до 1 квітня 2026 р. або до 1 січня 2027 р. стосується тільки виставлення фактур. Отримувати фактури через KSeF обов'язково всім з 1 лютого 2026 р. (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.2). Ваша згода для цього не потрібна: положення, яке вимагало згоди отримувача (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT), скасовано з 1 лютого 2026 р.
Постачальник пакування, кур'єрська служба чи гуртівня надсилає фактуру в KSeF, і це вже вважається доставкою. Три речі, які найчастіше дивують власників бізнесу:
- немає повідомлень: KSeF не повідомляє, що хтось виставив фактуру на ваш NIP; перевіряти мусите ви або програма (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 38);
- фактуру не можна відхилити: у KSeF немає кнопки «відхилити» чи «затвердити». Спір із постачальником вирішуєте поза системою, а він виставляє фактуру-коригування (faktura korygująca) (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.3);
- PDF це не фактура: якщо постачальник, який працює в KSeF, надсилає PDF на e-mail, фактурою є XML у KSeF, а PDF лише його зображення.
Як знайти фактури в Aplikacja Podatnika
Опис за посібником користувача Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (версія 2.6, розд. 5.3).
- Увійдіть на ap.ksef.mf.gov.pl у контексті NIP фірми. Як це зробити: як увійти в KSeF.
- У меню виберіть «Lista faktur». За замовчуванням показуються фактури продажу за останні 30 днів.
- Виберіть вкладку:
- «Faktury sprzedażowe (Podmiot1)»: ви як продавець;
- «Faktury zakupowe (Podmiot2)»: ви як покупець, тобто ваші витратні фактури;
- вкладки для іншого суб'єкта (Podmiot3) і уповноваженого суб'єкта, наприклад коли ви на фактурі одержувач або платник.
- Звузьте список фільтрами: NIP продавця чи покупця, номер KSeF, номер фактури, вид фактури, вид дати і період, сума, валюта.
- Натисніть номер KSeF, щоб побачити деталі.
У вкладці закупівель видно три дати: виставлення, збереження в KSeF і отримання. Для обліку VAT важить дата отримання.
Завантаження по одній і пакетом
На списку позначте фактури і через кнопку «Pobierz» виберіть формат, XML або PDF:
- за одну операцію можна завантажити від 1 до 10 фактур;
- кілька фактур зберігаються як архів ZIP;
- кожен файл називається номером KSeF фактури.
Якщо у вас 40 витратних фактур на місяць, це чотири пакети. Поставте фільтр дат на попередній місяць (вид дати узгодьте з бухгалтером), завантажте XML для бухгалтера і PDF для себе.
Формально фактурою є файл XML. PDF це візуалізація, але MF вказує, що роздруківка з QR-кодом і номером KSeF може бути бухгалтерським документом, бо код дає змогу перевірити відповідність файлу в KSeF (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 40 і 70). Що означають ці елементи: номер KSeF, UPO і QR-код.
Без входу. Якщо постачальник надіслав PDF з QR-кодом, відскануйте код: побачите, чи фактура є в KSeF, а після введення додаткових даних зможете її завантажити (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, пит. 6).
На телефоні і в e-mikrofirma. Aplikacja Mobilna KSeF дає змогу переглядати фактури і завантажувати їх у PDF. e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy переносить фактури з KSeF прямо в облік VAT (FAQ MF, категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, пит. 2).
Хто може завантажувати фактури замість вас
Ручне завантаження має сенс при кільканадцяти фактурах. При сотнях MF радить масове завантаження програмою (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6). KSeF дозволяє інтеграцію, з якою фактури завантажуються автоматично (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 40).
| Варіант | Як працює | Кому підходить |
|---|---|---|
| Бухгалтер завантажує сам | ви надаєте бухгалтеру (księgowa, biuro rachunkowe) право переглядати фактури, його програма бере їх з KSeF | більшості малих фірм |
| Бухгалтерська програма чи програма для фактур | програма входить токеном або сертифікатом KSeF і регулярно синхронізує фактури | якщо ведете облік самі |
| Aplikacja Podatnika або e-mikrofirma | вручну, раз на місяць | якщо витратних фактур мало |
Бухгалтеру не треба давати свій сертифікат. Сертифікат KSeF з даними особи є особистим: ви надаєте бухгалтеру право в KSeF, а він входить своїми даними (FAQ MF, категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 8). Як це налаштувати: доступ до KSeF для бухгалтера.
Увага: багато застосунків для магазинів і систем обробки замовлень тільки надсилають фактури продажу. Наш застосунок KSeF Faktury для Shopify теж призначений для виставлення, витратних фактур він не завантажує. Для витрат потрібне окреме рішення.
Що приходить через KSeF, а що ні
| Витрата | Де шукати фактуру |
|---|---|
| Комісії і плати Allegro | KSeF |
| Кур'єрські відправлення і поштомати | KSeF |
| Товар з гуртівні, пакування, друк етикеток | KSeF (до кінця 2026 р. малий постачальник ще може поза KSeF) |
| Хостинг, домен, бухгалтерське бюро в Польщі | KSeF |
| Підписка Shopify, застосунки, реклама Meta і Google | панель постачальника, поза KSeF |
| Квитки на разовий проїзд, оплата автостради | поза KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2) |
Вирішує не бренд послуги, а продавець, зазначений на самій фактурі. Фірми без осідку в Польщі не мають обов'язку KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 1), а MF додає, що KSeF не служить для звітування про закупівлі в іноземних постачальників (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 11).
Законно поза KSeF можуть приходити ще й такі фактури:
- від малого постачальника у 2026 р.: до 31 грудня 2026 р. фірма, чиї продажі на фактурах не перевищують 10 000 zł brutto на місяць, може виставляти фактури поза KSeF (art. 145m);
- фактури з каси і paragon z NIP до 450 zł: до кінця 2026 р. можуть бути поза KSeF (art. 145n), наприклад скотч, куплений у будівельному маркеті.
Якщо ви платите кур'єру карткою в панелі, перевірте, чи вказали NIP фірми. Без NIP фактура не потрапить у ваш KSeF.
Дата отримання і відрахування VAT
Фактуру з KSeF ви отримуєте в день присвоєння їй номера KSeF (art. 106na ust. 3). Не важить ні дата виставлення від продавця, ні день, коли ви чи бухгалтер її завантажили, ні день, коли прийшов PDF. VAT можна відрахувати не раніше ніж за період, у якому ви отримали фактуру (art. 86 ust. 10b pkt 1). MF підтверджує, що дата присвоєння номера KSeF за загальним правилом означає можливість відрахування (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 26).
Приклад з польського посібника MF: гуртівня надсилає фактуру за березень 31 березня о 23:56, а номер KSeF присвоєно 1 квітня о 00:01. Дата виставлення 31 березня, дата отримання 1 квітня. VAT з цієї фактури можна відрахувати щонайраніше за квітень (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.1, przykład 10).
Якщо не відрахуєте VAT у першому можливому періоді, це можна зробити в декларації за один із трьох наступних періодів (двох при квартальному розрахунку) (art. 86 ust. 11). Коли постачальник знижує ціну чи приймає повернення, ви зменшуєте вхідний VAT у періоді, коли отримали коригування (art. 86 ust. 19a).
Чек-лист на кінець місяця
- Завантажте список витратних фактур з KSeF за минулий місяць або переконайтеся, що це зробив бухгалтер.
- Звірте його з банківською випискою. Переказ польській фірмі без фактури в KSeF означає, що треба запитати постачальника.
- Завантажте фактури з панелей Shopify, Meta, Google та інших іноземних сервісів.
- Зберіть паперові фактури і paragon z NIP з покупок у звичайних магазинах (до кінця 2026 р.).
- Про помилки у фактурах повідомте постачальника. У KSeF ви їх не відхилите, потрібне коригування від продавця.
Питання і відповіді
Я виставляю в KSeF тільки з 2027 р. Чи вже зараз отримую фактури через KSeF?
Так. Обов'язок отримувати фактури через KSeF діє для всіх з 1 лютого 2026 р., незалежно від терміну виставлення (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.2).
Постачальник надіслав PDF на e-mail. Цього достатньо?
Якщо постачальник працює в KSeF, фактурою є документ у KSeF, а PDF лише візуалізація. Перевірте фактуру на ваш NIP у вкладці «Faktury zakupowe» або через QR-код. До 31 грудня 2026 р. малий постачальник ще може виставляти фактури поза KSeF у межах ліміту 10 000 zł brutto на місяць (art. 145m).
Чи змінює завантаження фактури її дату отримання?
Ні. Дата отримання це день присвоєння номера KSeF, а не день завантаження (art. 106na ust. 3).
На мій NIP з'явилася фальшива фактура. Що робити?
На перегляді витратної фактури в Aplikacja Podatnika є кнопка «Zgłoszenie nadużycia» для фактур типу SCAM (посібник користувача Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, розд. 5.3.3).
Чи треба завантажувати фактури від Shopify у KSeF?
Ні. KSeF не служить для звітування про закупівлі в іноземних постачальників (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 11).
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, пит. 2; категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 38, 40; категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 11; категорія „Tryby offline i kody QR”, пит. 6; категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 8; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 26, 40, 70
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.1 (przykład 10), 6, 6.2, 6.3
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wersja 2.6), rozdz. 5.3
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 86 ust. 10b, 11 i 19a, art. 106ga ust. 2, art. 106na ust. 3, art. 145m, art. 145n
- Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Dz.U. 2025 poz. 1740: § 2
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.