Покупець з-за кордону і KSeF: faktura zagraniczna, WDT, OSS
Коротко: якщо ваша фірма має осідок у Польщі, фактуру для іноземної фірми ви за загальним правилом виставляєте в KSeF. Покупець без польського NIP сам її з системи не завантажить, тому ви передаєте йому фактуру узгодженим способом, зазвичай PDF з QR-кодом (art. 106gb ust. 4 і 5 ustawy o VAT). Фактура для іноземного споживача в KSeF іти не мусить. Закупівлі в іноземних постачальників у KSeF не звітуються взагалі.
Головне правило в одному абзаці
Обов'язок з art. 106ga ust. 1 стосується того, хто виставляє фактуру, а не країни покупця. Якщо ваш магазин має осідок у Польщі і виставляє фактуру фірмі з Німеччини, Чехії чи Норвегії, це звичайна фактура, яка підлягає KSeF. Закон виключає з обов'язку інші ситуації: фактури для приватних осіб, фактури іноземних платників без постійного місця діяльності в Польщі і кілька спеціальних процедур (art. 106ga ust. 2). Іноземного покупця в цьому переліку немає.
MF підтверджує це у FAQ: фактуру для клієнта поза ЄС «виставляєте в KSeF, а потім передаєте покупцеві встановленим способом (наприклад PDF)» (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 9). Так само з фірмою з іншої країни ЄС (пит. 36).
До 31 грудня 2026 р. малий бізнес ще може користуватися лімітом 10 000 zł brutto на місяць (art. 145m). Фактури для іноземних фірм підлягають KSeF, тому їх зараховують до цього ліміту, а фактури для споживачів ні. Детально: ліміт 10 000 zł у KSeF.
Хто з-за кордону отримує фактуру з KSeF
| Покупець | Фактура в KSeF | Як потрапляє до покупця | Ставка VAT (типово для товарів) |
|---|---|---|---|
| Фірма з ЄС з номером VAT UE (WDT) | обов'язково | поза KSeF узгодженим способом, з QR-кодом | 0% за умов з art. 42 |
| Фірма поза ЄС (експорт) | обов'язково | поза KSeF узгодженим способом, з QR-кодом | 0% за умов з art. 41 ust. 6 |
| Іноземна фірма з польським NIP і постійним місцем діяльності в Польщі, яке бере участь у покупці | обов'язково | у KSeF, як будь-який польський покупець | залежно від операції |
| Споживач з іншої країни ЄС | добровільно | узгодженим способом | польський VAT до 10 000 євро на рік, вище VAT країни клієнта |
| Споживач поза ЄС | добровільно | узгодженим способом | 0% при експорті з документом вивезення, інакше польський VAT |
Колонка зі ставкою спрощена для звичайного продажу товарів. Електронні послуги, продаж через платформи і підакцизні товари мають окремі правила. Першу іноземну операцію варто пройти разом з бухгалтером.
Фірма з ЄС: внутрішньоспільнотова поставка (WDT)
WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) це вивезення товару з Польщі до іншої країни ЄС для покупця, зареєстрованого для внутрішньоспільнотових операцій у іншій країні ЄС (art. 13 ust. 1 і ust. 2 pkt 1). Тобто фірма з Німеччини чи Франції купує, дає номер VAT UE, і посилка їде до неї.
Ставку 0% можна застосувати, коли виконано три умови (art. 42 ust. 1):
- Номер VAT UE покупця правильний і чинний, з дволітерним кодом країни, і покупець сам вам його надав.
- Докази вивезення: до терміну подання JPK_V7 за цей період у вас є документи, що товар виїхав з Польщі і дійшов до покупця. Для кур'єрської відправки це зазвичай накладна і підтвердження доставки.
- Ваша реєстрація як платника VAT UE, подана до першої WDT (art. 97 ust. 1).
Крім того, за кожен місяць з WDT подається підсумкова інформація VAT-UE до 25 числа наступного місяця (art. 100 ust. 1 pkt 1 і ust. 3). Номер покупця безкоштовно перевіряється в базі VIES. Зробіть це до відправки і збережіть результат. Якщо VIES показує номер як недійсний, 0% як WDT ви не застосуєте.
На фактурі WDT мають бути ваш NIP з префіксом PL і номер VAT UE покупця з кодом його країни (art. 106e ust. 1 pkt 24). У FA(3) покупця вписують через поля KodUE і NrVatUE, а в позиціях ставку «0 WDT». Податковий обов'язок при WDT виникає в момент виставлення фактури, але не пізніше 15 числа місяця після місяця поставки (art. 20 ust. 1). Передоплата від фірми з ЄС не вимагає авансової фактури (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a).
Фірма поза ЄС: експорт товарів
Клієнт з Великої Британії, Швейцарії чи США замовляє товар на фірму. Це експорт (art. 2 pkt 8), якщо товар вивозиться з Польщі поза ЄС. Ставка 0% можлива, коли до терміну подання JPK за період у вас є документ про вивезення поза ЄС (art. 41 ust. 4 і 6), зазвичай електронне митне повідомлення від перевізника або митного агентства.
У FA(3) ви вписуєте код країни і закордонний податковий номер покупця (поля KodKraju і NrID), а якщо номера немає, позначаєте відсутність ідентифікатора. Окремого виду «експортна фактура» у FA(3) немає: експорт це звичайна фактура VAT зі ставкою 0%.
Споживачі з ЄС і процедура OSS
Приватна особа з Австрії купує у вашому магазині. Фактуру для фізичної особи, яка не веде діяльності, не обов'язково виставляти в KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), незалежно від країни клієнта. Можна зробити це добровільно (ust. 4).
Важливіше питання, чий VAT нараховувати. Поки загальна сума нетто таких продажів споживачам в інших країнах ЄС не перевищила 10 000 євро (для польського продавця 42 000 zł) ні в цьому, ні в попередньому році, ви нараховуєте польський VAT (art. 22a ust. 1). Після перевищення порогу нараховуєте VAT країни клієнта і розраховуєтеся в процедурі OSS або після реєстрації в цій країні.
KSeF і OSS це дві різні системи. Якщо ви в OSS, фактура за продаж на відстань (WSTO) не обов'язкова (art. 106b ust. 1 pkt 2), її можна виставити добровільно (art. 106b ust. 4a). VAT з OSS подається у квартальній декларації VIU-DO до кінця місяця після кварталу (art. 130c), і KSeF її не замінює. Якщо фактуру з OSS ви все ж виставляєте в KSeF, ставку країни клієнта вписують у поле P_12_XII (наприклад 19 для Німеччини), суму нетто в P_13_5, а податок у P_14_5.
Як передати фактуру іноземному покупцю
Іноземна фірма не увійде в KSeF, бо не має польського NIP (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 36). Тому:
- Виставляєте фактуру в KSeF і чекаєте на номер KSeF.
- Програма створює візуалізацію, тобто PDF. Він може бути англійською або двомовним, якщо за змістом відповідає XML у KSeF (пит. 32). Вигляд довільний, аби не вводив в оману щодо умов операції (пит. 33).
- На PDF розміщуєте QR-код, а під ним номер KSeF. Це обов'язок, коли фактура потрапляє до покупця поза KSeF (art. 106gb ust. 5).
- Надсилаєте PDF на e-mail або кладете в посилку, як домовилися з клієнтом.
Канал закон не нав'язує, головне, щоб він був узгоджений. Найпростіше записати це в правилах магазину (regulamin) або в підтвердженні замовлення: «Фактури для фірм поза Польщею надсилаємо PDF на e-mail, вказаний у замовленні». Роздруківка в посилці дозволена, але ризикована: якщо посилка поїде до присвоєння номера KSeF, правильного коду на ній не буде.
| Ситуація | Що на PDF |
|---|---|
| онлайн-фактура з присвоєним номером KSeF | один QR-код, під ним номер KSeF |
| offline-фактура, передана клієнту до надсилання в KSeF | два коди: «OFFLINE» і «CERTYFIKAT» |
| та сама offline-фактура після присвоєння номера | один QR-код з номером KSeF |
Для другого коду потрібен сертифікат KSeF типу Offline (art. 106nda ust. 6 і 7). Якщо такого сертифіката немає, простіше дочекатися номера KSeF. Більше про коди: номер KSeF, UPO і QR-код.
Датою отримання фактури, переданої поза KSeF, є день, коли покупець фактично її отримав (art. 106na ust. 4). Приклад MF: номер KSeF присвоєно 1 лютого, PDF надіслано 3 лютого, отже датою отримання є 3 лютого (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.1, przykład 11). Зберігайте підтвердження надсилання листа.
Валюта: суми в євро, VAT у злотих
Фактуру можна виставити в євро, доларах чи кронах, але суму VAT вказують у злотих (art. 106e ust. 11) за курсом NBP згідно з art. 31a. При WDT і експорті зі ставкою 0% VAT дорівнює нулю, але перерахунок усе одно потрібен для JPK, бо базу оподаткування показують у злотих. Приклад: фірма з Німеччини купує товар на 1 000 євро, ви відправляєте його 12 листопада, а фактуру виставляєте 14 листопада. Податковий обов'язок виникає 14 листопада, тож береться курс NBP з 13 листопада. Детально: фактура в євро в KSeF.
А що з нашим застосунком
KSeF Faktury для Shopify виставляє фактури тільки для замовлень з чинним польським NIP. Фактур для фірм з номером VAT UE, для покупців поза ЄС і для споживачів з ЄС він поки не виставляє. Такі замовлення ви обслуговуєте в іншій програмі або в безкоштовній Aplikacja Podatnika KSeF, див. як виставити фактуру в KSeF вручну.
Питання і відповіді
Чи фактура для фірми з Німеччини мусить бути в KSeF?
Так, якщо її виставляє польський платник, який підлягає KSeF. Покупець її з KSeF не завантажить, тож ви надсилаєте йому PDF з QR-кодом (art. 106gb ust. 4 і 5). До кінця 2026 р. малий бізнес ще може користуватися лімітом 10 000 zł на місяць.
Чи можна надіслати фактуру тільки англійською?
Так, якщо йдеться про PDF. Візуалізація може бути іншою мовою, якщо за змістом відповідає XML у KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 32). Сам XML у KSeF має польські назви полів.
Іноземний клієнт просить XML. Можна його надіслати?
Так, закон цього не забороняє, якщо ви так домовилися. Більшість клієнтів однаково віддає перевагу PDF.
Чи через KSeF мені більше не треба подавати декларацію OSS?
Треба. KSeF не замінює декларацію VIU-DO, і нічого в OSS не передає.
Чи фактури від Shopify або Google прийдуть до мене через KSeF?
Ні, якщо їх виставляє іноземна компанія без обов'язку KSeF. KSeF не служить для звітування про закупівлі в іноземних постачальників (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 11).
Джерела
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 2 pkt 8, art. 13 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1, art. 22a, art. 31a, art. 41 ust. 4 i 6, art. 42 ust. 1, art. 97 ust. 1, art. 100 ust. 1 i 3, art. 106b ust. 1 i 4a, art. 106e ust. 1 pkt 24 i ust. 11, art. 106ga, art. 106gb ust. 4 i 5, art. 106na ust. 4, art. 106nda ust. 6 i 7, art. 130c, art. 145m
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 9, 32, 33, 36; категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 11
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.1, przykład 11
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), MF, sierpień 2026: pola KodUE, NrVatUE, P_12, P_12_XII, P_13_5, P_14_5
- Schemat FA(3), dokumentacja KSeF 2.0 MF: sekcja Podmiot2, pole RodzajFaktury
- Kody weryfikujące QR, ksef.podatki.gov.pl
- VIES: sprawdzanie numerów VAT UE, Komisja Europejska
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.