Faktura z KSeF dla klienta z zagranicy: PDF, kod QR, język
W skrócie: fakturę dla firmy z zagranicy polski sklep wystawia w KSeF, ale klient sam jej z systemu nie pobierze, bo nie ma polskiego NIP. Dlatego przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, zwykle jako PDF mailem, z kodem QR, który pozwala sprawdzić fakturę w KSeF. PDF może być po angielsku albo dwujęzyczny, jeśli treścią zgadza się z plikiem XML.
KSeF faktura dla zagranicznego kontrahenta: kto ją widzi w systemie
Faktura w KSeF trafia do nabywcy automatycznie tylko wtedy, gdy w pliku jest jego polski NIP. Firma z Niemiec, Czech czy Wielkiej Brytanii takiego numeru zwykle nie ma, więc nie zaloguje się do KSeF i nie zobaczy tam faktury. MF pisze o tym wprost: sprzedawca musi przekazać jej dokument w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF, mailem albo nawet na papierze, a faktura powinna mieć kod QR potwierdzający, że istnieje w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 36).
Podstawą jest art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Wymienia nabywców, którym fakturę ustrukturyzowaną „udostępnia się w sposób z nim uzgodniony”. Są wśród nich:
- podmiot bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (pkt 2),
- podmiot z polskim stałym miejscem działalności, które nie uczestniczy w danym zakupie (pkt 3),
- transakcje, których miejscem świadczenia jest inny kraj UE albo kraj trzeci (pkt 1).
Sam obowiązek wystawienia faktury w KSeF nie zależy od kraju nabywcy. Wyjątki z art. 106ga ust. 2 dotyczą zagranicznych sprzedawców i konsumentów, a nie zagranicznych firm kupujących w polskim sklepie. Kiedy faktura WDT ma stawkę 0% i co z eksportem, opisujemy w artykułach faktura WDT w KSeF i sprzedaż zagraniczna a KSeF. Tu skupiamy się na tym, jak klient dostaje dokument.
Wizualizacja z kodem QR: obowiązek, nie ozdoba
Gdy przekazujesz fakturę nabywcy z art. 106gb ust. 4 inaczej niż przez KSeF, musisz oznaczyć ją kodem, który daje dostęp do faktury w KSeF i pozwala zweryfikować jej dane (art. 106gb ust. 5). W praktyce wygląda to tak:
| Sytuacja | Co jest na PDF |
|---|---|
| Faktura online, wysłana do KSeF i z nadanym numerem | jeden kod QR, pod nim numer KSeF |
| Faktura offline przekazana klientowi, zanim trafiła do KSeF | dwa kody: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” |
| Ta sama faktura offline przekazana po nadaniu numeru KSeF | jeden kod QR z numerem KSeF |
Drugi wiersz wynika z art. 106nda ust. 6: przy fakturze offline przekazanej poza KSeF potrzebny jest dodatkowo kod potwierdzający wystawcę, a do niego certyfikat KSeF typu Offline (art. 106nda ust. 7). Jeśli nie masz takiego certyfikatu, najprościej poczekać na numer KSeF i dopiero wtedy wysłać PDF. Przy zwykłej sprzedaży w sklepie to zwykle kwestia minut.
Klient, który zeskanuje kod, zobaczy stronę KSeF z informacją, czy faktura jest w systemie, a po podaniu danych identyfikujących fakturę może ją pobrać bez logowania (art. 106gb ust. 3). Szczegóły i przykład: kod QR na fakturze KSeF.
Język faktury: angielski PDF, polski XML
Plik XML w KSeF ma zawsze strukturę FA(3) z polskimi nazwami pól. Klientowi z zagranicy nie musisz jednak wysyłać polskiego dokumentu. MF potwierdza, że wizualizacja może być w innym języku albo dwujęzyczna, jeśli po przetłumaczeniu odpowiada merytorycznie danym w XML (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 32). Wygląd też jest dowolny, byle nie wprowadzał w błąd co do warunków transakcji (tamże, pyt. 33).
Na co uważać przy tłumaczeniu:
- nazwy towarów na PDF muszą odpowiadać tym w XML. Jeśli w XML jest „Kubek ceramiczny 300 ml”, angielskie „Ceramic mug 300 ml” jest w porządku, ale inny produkt już nie,
- kwoty i stawki przepisujesz bez zmian. Przy fakturze w euro VAT musi być też w złotych (art. 106e ust. 11), więc ta kwota powinna być widoczna również na PDF,
- adnotacje z XML (np. „odwrotne obciążenie”) można przetłumaczyć, ale treść ma zostać ta sama,
- numer KSeF pod kodem QR zostawiasz w oryginale. Klient używa go, gdy sprawdza fakturę.
Jak zbudowany jest PDF i czego nie wolno umieszczać tylko na wizualizacji, opisujemy w artykule wizualizacja faktury z KSeF.
E-mail, konto klienta, papier: co znaczy „sposób uzgodniony”
Przepis nie narzuca kanału. Ważne, żeby był uzgodniony z klientem. W sklepie internetowym najprościej zapisać to w regulaminie albo w potwierdzeniu zamówienia, na przykład: „Faktury dla firm spoza Polski wysyłamy jako PDF na adres e-mail podany w zamówieniu i udostępniamy w koncie klienta”.
Praktyczne kanały:
- PDF w mailu po nadaniu numeru KSeF, z numerem zamówienia w temacie.
- Link w koncie klienta na stronie zamówienia. Przydaje się, gdy księgowość klienta prosi o duplikat po kilku miesiącach.
- Wydruk dołączony do paczki. Dozwolony, ale ryzykowny: jeśli paczka wyjedzie, zanim faktura dostanie numer KSeF, na wydruku nie będzie właściwego kodu.
Kanał ma też znaczenie dla daty otrzymania. Fakturę przekazaną zagranicznemu nabywcy poza KSeF uznaje się za otrzymaną w dniu, w którym klient faktycznie ją dostał, a nie w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 4). MF pokazuje to na przykładzie: numer KSeF nadany 1 lutego, PDF wysłany mailem 3 lutego, datą otrzymania jest 3 lutego (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.1, przykład 11). Dla Twojego VAT ta data zwykle nic nie zmienia, ale warto trzymać dowód wysyłki maila, na przykład kopię w skrzynce nadawczej.
Więcej o tym, od czego zależy data otrzymania i odliczenie VAT, piszemy w artykule data otrzymania faktury w KSeF.
Zagraniczna firma z polskim NIP
Bywa, że zagraniczny klient ma polski NIP, bo jest zarejestrowany do VAT w Polsce. Jeśli ma tu stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w zakupie, nie jest nabywcą z art. 106gb ust. 4 i dostaje fakturę w KSeF jak każda polska firma. Jeśli takiego miejsca nie ma, nadal obowiązuje sposób uzgodniony. Gdy nie wiesz, który przypadek zachodzi, zapytaj klienta, a przy większych zamówieniach skonsultuj to z księgową.
A co z naszą aplikacją
KSeF Faktury dla Shopify wystawia dziś faktury dla zamówień z ważnym polskim NIP i zapisuje przy zamówieniu PDF z kodem QR. Firm zagranicznych bez polskiego NIP nie obsługuje, więc taką fakturę wystawisz w programie do faktur, który przyjmuje zagraniczny identyfikator podatkowy.
Najczęstsze pytania
Czy muszę wysyłać fakturę z KSeF do KSeF klienta za granicą?
Nie ma czegoś takiego jak „KSeF klienta”. Fakturę wysyłasz do polskiego KSeF, a klientowi przekazujesz ją w uzgodniony sposób, zwykle jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5).
Czy faktura dla firmy z UE może być tylko po angielsku?
Tak, jeśli chodzi o PDF. Wizualizacja może być w innym języku, o ile treścią odpowiada XML w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 32).
Klient z zagranicy prosi o XML. Czy mogę mu go wysłać?
Tak, przepisy tego nie zabraniają, jeśli taki sposób uzgodnicie. Większość klientów i tak woli PDF, a XML mogą pobrać sami, skanując kod QR i podając dane faktury.
Czy faktura bez kodu QR wysłana zagranicznemu klientowi jest nieważna?
Fakturą jest XML w KSeF, więc faktura istnieje. Jednak przekazanie jej poza KSeF bez kodu narusza art. 106gb ust. 5. Wyślij klientowi poprawioną wizualizację z kodem.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106e ust. 11, art. 106ga ust. 1 i 2, art. 106gb ust. 3-5, art. 106na ust. 3 i 4, art. 106nda ust. 6 i 7
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 32, 33, 36
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.1, przykład 11
- Kody weryfikujące QR, ksef.podatki.gov.pl
Stan prawny na 19 października 2026 r.