Kod QR na fakturze KSeF: co pokazuje i kiedy jest obowiązkowy
W skrócie: kod QR w KSeF to link do faktury w systemie Ministerstwa Finansów, zapisany jako obrazek. Musisz umieścić go na fakturze, gdy przekazujesz ją poza KSeF (na przykład jako PDF konsumentowi lub firmie z zagranicy) albo gdy fakturą posługujesz się poza systemem (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Faktura online ma jeden kod z numerem KSeF, a faktura offline przed wysłaniem do KSeF ma dwa: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
KSeF kod QR: po co jest na fakturze
W KSeF fakturą jest plik XML w systemie, a nie PDF czy wydruk. Kod QR łączy jedno z drugim: każdy, kto ma wydruk lub PDF, skanuje kod telefonem i sprawdza, czy taka faktura naprawdę jest w KSeF i czy dane się zgadzają. Po podaniu dodatkowych danych może też pobrać z KSeF samą fakturę (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 6).
Kod nie jest potrzebny, gdy faktura krąży tylko w KSeF. Polska firma z NIP odbiera ją w systemie i tam ją widzi. Specjalny czytnik nie jest potrzebny, wystarczy smartfon (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 43).
Kiedy kod QR jest obowiązkowy
Art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT nakazuje oznaczyć fakturę kodem w dwóch sytuacjach:
- Udostępniasz fakturę poza KSeF nabywcy z art. 106gb ust. 4. To m.in. konsument, firma zagraniczna, podmiot bez NIP i sprzedaż, której miejscem świadczenia jest inny kraj.
- Używasz faktury poza KSeF, na przykład wysyłasz polskiej firmie PDF mailem obok KSeF albo drukujesz fakturę do paczki.
Obowiązek ma też podmiot inny niż sprzedawca, jeśli sam używa faktury poza KSeF (art. 106gb ust. 5a). MF podsumowuje to krótko: wizualizacja musi mieć kod QR, jeśli faktura jest przekazywana poza KSeF, na przykład w PDF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 34).
Gdy formatu nie da się opatrzyć kodem (np. wymiana plików EDI), można razem z fakturą przesłać osobny link lub obrazek kodu z właściwym podpisem (§ 9 ust. 8 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815).
KOD I i KOD II: czym się różnią
| KOD I | KOD II | |
|---|---|---|
| Do czego służy | weryfikacja faktury i dostęp do niej w KSeF | potwierdzenie tożsamości wystawcy |
| Kiedy jest na fakturze | zawsze, gdy faktura wychodzi poza KSeF | tylko faktura offline przekazana poza KSeF przed wysłaniem do systemu |
| Podpis pod kodem | numer KSeF faktury albo „OFFLINE”, jeśli numeru jeszcze nie ma | „CERTYFIKAT” |
| Co zawiera link | NIP sprzedawcy, datę wystawienia (P_1), skrót SHA-256 pliku faktury | dodatkowo identyfikator certyfikatu KSeF i kontekst, podpisane certyfikatem |
| Co jest potrzebne | nic poza plikiem faktury | certyfikat KSeF typu 2 (Offline) |
Źródło: strona MF Kody weryfikujące QR i § 9 rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1815.
Częsty błąd w poradnikach: certyfikat typu Offline nie „podpisuje faktury”. Plik XML faktury nie jest nim podpisywany. Certyfikat podpisuje link w KODZIE II, dzięki czemu po zeskanowaniu KSeF sprawdza, czy certyfikat jest ważny i czy jego właściciel ma prawo wystawiać faktury za sprzedawcę (dokumentacja KSeF 2.0, kody QR). Do logowania programu w KSeF służy inny certyfikat (typ 1). Oba generujesz w Aplikacji Podatnika: zobacz jak wygenerować certyfikat KSeF.
Ile kodów w jakiej sytuacji
- Faktura online przekazana poza KSeF: jeden kod, pod nim numer KSeF (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 7).
- Faktura offline24 lub z czasu niedostępności KSeF, przekazana poza KSeF przed wysłaniem do systemu: dwa kody, „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” (tamże, pyt. 8).
- Ta sama faktura offline po nadaniu numeru KSeF: znów wystarczy jeden kod z numerem KSeF (tamże, pyt. 9).
Szczegóły trybów offline i terminów dosłania: tryb offline24 w KSeF.
Jak klient sprawdza fakturę telefonem
Dostęp jest dwuetapowy (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.5):
- Skanowanie. Kupujący skanuje kod aparatem telefonu. Otwiera się strona KSeF (w produkcji adres zaczyna się od qr.ksef.mf.gov.pl) z komunikatem, czy faktura jest w systemie, oraz z podstawowymi danymi: numer KSeF, NIP sprzedawcy, data wystawienia, data nadania numeru, tryb (ONLINE lub OFFLINE) i informacja, czy dokument w KSeF jest zgodny z tym, dla którego wygenerowano kod.
- Pobranie faktury. Żeby ściągnąć fakturę (XML lub PDF) bez logowania, trzeba podać: numer faktury nadany przez sprzedawcę, NIP lub inny identyfikator nabywcy albo informację o jego braku oraz kwotę należności ogółem (§ 7 rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1815).
Po kilku błędnych próbach z rzędu pobranie tej faktury jest czasowo blokowane. Jeśli faktury nie ma w KSeF, strona to pokaże i na tym proces się kończy. To dobry sygnał ostrzegawczy przy fakturach od nieznanych dostawców.
Przykład z PDF faktury ze sklepu
Klient prywatny prosi o fakturę do zamówienia za 211,99 zł. Sklep wystawia ją dobrowolnie w KSeF (faktury dla konsumentów nie muszą tam trafiać, zobacz faktura dla konsumenta w KSeF) i wysyła PDF mailem. Na PDF musi być KOD I, a bezpośrednio pod nim numer KSeF faktury. Klient skanuje kod, widzi „Faktura znajduje się w KSeF”, a jeśli chce pobrać oryginał, wpisuje numer faktury, informację o braku identyfikatora i kwotę 211,99 zł.
Gdyby sklep wystawił tę fakturę w trybie offline24 i wysłał PDF, zanim faktura trafiła do KSeF, PDF musiałby mieć dwa kody: KOD I z napisem „OFFLINE” i KOD II z napisem „CERTYFIKAT”.
Nasza aplikacja KSeF Faktury (dla Shopify) tworzy PDF dopiero po nadaniu numeru KSeF, więc taki PDF ma jeden kod z numerem. Jak wygląda cały PDF i co musi zawierać, opisujemy w tekście wizualizacja faktury z KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy kod QR musi być na każdej fakturze?
Nie. Tylko gdy faktura jest przekazywana lub używana poza KSeF. Faktura, którą polska firma odbiera wyłącznie w KSeF, nie potrzebuje wydruku z kodem.
Czy mogę wygenerować kod QR sam, bez programu?
Kod tworzy się według specyfikacji MF z NIP sprzedawcy, daty wystawienia i skrótu pliku XML. Robią to programy do faktur i bezpłatne narzędzia MF przy wizualizacji faktury. Ręczne tworzenie kodu nie ma sensu, bo jedna zmieniona litera w pliku daje inny skrót.
Co oznacza napis „OFFLINE” pod kodem?
Że faktura nie ma jeszcze numeru KSeF: jest wystawiona w trybie offline i czeka na wysłanie albo na nadanie numeru. Po nadaniu numeru na wizualizacji wystarczy jeden kod z numerem KSeF.
Czy do kodu QR potrzebny jest certyfikat KSeF?
Do KODU I nie. Certyfikat KSeF typu 2 (Offline) jest potrzebny tylko do KODU II na fakturach offline przekazywanych poza KSeF przed wysłaniem do systemu (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 4).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106gb ust. 3-5a, art. 106nda ust. 6-8
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815: § 7 i § 9
- Kody weryfikujące QR, ksef.podatki.gov.pl
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 6-9; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 4 i 34; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 43
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.4-5.6
- Dokumentacja KSeF 2.0 dla integratorów: kody weryfikujące QR (Ministerstwo Finansów, GitHub)
Stan prawny na 19 października 2026 r.