KSeF offline: tryb offline24, niedostępność i awaria KSeF
W skrócie: w trybie offline24 wystawiasz fakturę FA(3) bez połączenia z KSeF i musisz ją wysłać do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT). Ten tryb możesz wybrać w każdej chwili, bez awarii i bez dowodu braku internetu. To jeden z trzech trybów KSeF offline: osobne zasady mają przerwy serwisowe MF i ogłoszona awaria.
KSeF offline: trzy tryby, trzy terminy
Faktury „offline” to nie jeden tryb. MF wyróżnia trzy procedury (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1):
| Tryb | Kiedy | Termin wysłania do KSeF | Przepis |
|---|---|---|---|
| offline24 | z wyboru podatnika, w dowolnym momencie | najpóźniej następny dzień roboczy po dniu wystawienia | art. 106nda |
| offline (niedostępność KSeF) | przerwa w działaniu KSeF ogłoszona przez MF w BIP, np. prace serwisowe | najpóźniej następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności | art. 106nh |
| awaryjny | awaria KSeF ogłoszona komunikatem w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | art. 106nf |
Jest jeszcze awaria całkowita ogłaszana w mediach (art. 106ne ust. 3). Wtedy fakturę wystawia się papierowo lub elektronicznie i nie dosyła się jej do KSeF (art. 106ng). Gdy w czasie na dosłanie faktury offline24 MF ogłosi awarię, termin zmienia się na 7 dni roboczych od jej zakończenia, a przy awarii całkowitej faktury się nie dosyła (art. 106nha).
Stwierdzenie „gdy KSeF nie działa, wystawiasz w trybie offline” jest więc za proste: offline24 nie zależy od żadnej awarii, a przy awarii obowiązują inne terminy.
Kto i kiedy może użyć offline24
Każdy podatnik, bez ograniczeń (strona MF Tryb offline24). Nie potrzebujesz dowodu, że nie było internetu (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4). W trybach offline możesz wystawiać też faktury dla konsumentów (tamże, pyt. 3).
Zasady:
- fakturę wystawiasz elektronicznie, w strukturze FA(3),
- datą wystawienia jest data, którą wpiszesz w polu P_1 (art. 106nda ust. 10),
- wysyłasz ją do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia,
- polska firma z NIP i tak odbiera ją w KSeF, a datą otrzymania jest dzień nadania numeru KSeF (art. 106nda ust. 3 i 11).
Przykład terminów
| Wystawienie (P_1) | Ostatni dzień na wysłanie |
|---|---|
| środa | czwartek |
| piątek | poniedziałek |
| środa 23.12.2026 | poniedziałek 28.12.2026 (24, 25 i 26 grudnia to dni ustawowo wolne, 27 grudnia niedziela) |
Ustawa nie definiuje „dnia roboczego”. W przykładach w dokumentacji technicznej MF soboty i niedziele nie są liczone (Tryby offline, dokumentacja KSeF 2.0). Bezpieczniej nie czekać do ostatniego dnia.
Spóźniona faktura online staje się fakturą offline24
To ważne dla sklepów, które wysyłają faktury automatycznie. Fakturę online trzeba wysłać do KSeF tego samego dnia, w którym ją wystawiasz. Jeśli trafi do systemu następnego dnia, KSeF potraktuje ją jako fakturę offline24 (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 12; art. 106nda ust. 16). System porównuje dzień z pola P_1 z dniem przyjęcia faktury i sam oznacza ją jako offline. W sesji interaktywnej faktura z P_1 z 3 października wysłana 4 października o 00:00:01 jest już offline (dokumentacja KSeF 2.0: automatyczne określanie trybu offline).
Skutek: taka faktura ma datę z P_1 i powinna trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Faktura, która „utknęła” w kolejce na weekend, może ten termin przekroczyć. Jak liczyć ten termin w zwykłym trybie online, opisujemy w tekście termin przesłania faktury do KSeF.
Dwa kody QR i certyfikat typu 2
Faktura offline24 przekazana kupującemu poza KSeF, zanim trafi do systemu (np. PDF dla konsumenta lub firmy z zagranicy), musi mieć dwa kody QR (art. 106nda ust. 6; FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 8):
- KOD I z napisem „OFFLINE”: dostęp do faktury i weryfikacja jej danych,
- KOD II z napisem „CERTYFIKAT”: potwierdzenie tożsamości wystawcy.
Do KODU II potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 (Offline), pobrany wcześniej z KSeF (art. 106nda ust. 7; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 3). Generujesz go w Aplikacji Podatnika z przeznaczeniem „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy”: zobacz certyfikat KSeF: jak wygenerować. Po nadaniu numeru KSeF wystarczy już jeden kod z numerem (pyt. 9). Polskiej firmie z NIP nie wydajesz faktury poza KSeF przed wysłaniem, możesz jej dać dobrowolne „potwierdzenie transakcji” z dwoma kodami. Więcej: kod QR na fakturze KSeF.
Korekta faktury offline24
Korektę też możesz wystawić w offline24 i też dosyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli korygujesz fakturę offline24, najpierw musi ona dostać numer KSeF, bo korekta wskazuje numer KSeF faktury korygowanej (art. 106nda ust. 12; strona MF Tryb offline24). Przy zwrotach w sklepie oznacza to kolejność: najpierw faktura w KSeF, potem korekta. Proces opisujemy w tekście korekta faktury przy zwrocie towaru.
Kary za brak wysyłki w terminie
Art. 106ni ust. 1 pkt 3 przewiduje karę do 100% VAT z faktury (albo do 18,7% kwoty brutto, gdy faktura nie wykazuje VAT) za niewysłanie w terminie faktury offline24, faktury z czasu niedostępności lub z trybu awaryjnego. Pkt 2 dotyczy faktury offline wystawionej niezgodnie ze wzorem FA(3). Według obecnej ustawy te przepisy obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt UD477 z września 2026 r. przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. i 16 października 2026 r. trafił do Rady Ministrów, ale to wciąż projekt. Postępowania karnego skarbowego za samo spóźnienie się nie wszczyna (art. 106ni ust. 4). Szczegóły: kary za KSeF.
Jak to robi sklep automatycznie
W sklepie internetowym offline24 rzadko jest świadomym wyborem. Zwykle chodzi o to, co program do faktur robi, gdy KSeF nie odpowiada. Dwa podejścia:
- kolejka i wysyłka online po powrocie KSeF: faktura czeka w programie i idzie do KSeF, gdy system wróci. Jeśli w P_1 zostaje pierwotna data, a wysyłka przesunie się na kolejny dzień, faktura z mocy ustawy liczy się jako offline24 i obowiązuje termin dosłania,
- wystawienie offline i dosłanie: faktura ma datę z P_1 od razu, a program pilnuje terminu i, jeśli wydaje PDF przed wysłaniem, dodaje dwa kody QR.
Przy wyborze narzędzia zapytaj: co dzieje się z fakturą, która nie przeszła w dniu wystawienia, gdzie widzisz faktury czekające na wysyłkę, czy ktoś dostaje powiadomienie przed upływem terminu i czy program śledzi komunikaty MF o awariach. Nasza aplikacja KSeF Faktury (Shopify) stosuje pierwsze podejście: faktury czekają w kolejce, wysyłają się same, a ekran Problemy pokazuje, co czeka i dlaczego. PDF dla kupującego powstaje dopiero po nadaniu numeru KSeF, więc ma jeden kod QR. Fakturę, która czeka dłużej niż do następnego dnia roboczego, trzeba wyjaśnić od razu.
Najczęstsze pytania
Czy offline24 można stosować, gdy KSeF działa?
Tak. Ustawa nie ogranicza tego trybu do problemów z siecią, a MF potwierdza, że można go stosować także bez takich ograniczeń (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1).
Jaka jest data wystawienia faktury offline24?
Data z pola P_1, czyli wskazana przez Ciebie na fakturze (art. 106nda ust. 10), a nie dzień wysłania do KSeF.
Czy przy offline24 potrzebuję certyfikatu offline?
Tak, jeśli fakturę przed wysłaniem do KSeF przekazujesz kupującemu poza systemem, bo KOD II podpisuje się certyfikatem KSeF typu 2. Ustawa (art. 106nda ust. 7) każe pobrać taki certyfikat z KSeF, więc warto mieć go zawczasu.
Co jeśli w czasie na dosłanie faktury KSeF ma awarię?
Jeśli MF ogłosi awarię w BIP, masz 7 dni roboczych od jej zakończenia. Przy awarii całkowitej ogłoszonej w mediach faktury się nie dosyła (art. 106nha).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106nda, 106ne, 106nf, 106ng, 106nh, 106nha, 106ni
- Tryb offline24, Tryb offline - niedostępność KSeF, Tryb awaryjny, Awaria całkowita (ksef.podatki.gov.pl)
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1, 3, 4, 8, 9; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 3, 10, 12
- Dokumentacja KSeF 2.0 dla integratorów: tryby offline (Ministerstwo Finansów, GitHub)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym
Stan prawny na 19 października 2026 r.