Termin przesłania faktury do KSeF: czy trzeba tego samego dnia
W skrócie: termin przesłania faktury do KSeF w trybie online to po prostu dzień jej wystawienia: faktura jest wystawiona w dniu, w którym trafiła do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), więc data wystawienia w polu P_1 powinna być tym samym dniem. Jeśli wyślesz ją później niż data w P_1, faktura nie przepada: z mocy ustawy staje się fakturą w trybie offline24 i musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Osobne terminy obowiązują przy ogłoszonej niedostępności i awarii KSeF.
Termin przesłania faktury do KSeF: zasada ogólna
KSeF nie jest systemem do raportowania faktur, tylko do ich wystawiania (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10). Dlatego w trybie online nie ma osobnego „terminu przesłania”. Przesłanie do KSeF jest wystawieniem faktury.
Dwie daty z art. 106na ustawy o VAT:
| Co | Kiedy | Przepis |
|---|---|---|
| Data wystawienia faktury | Dzień przesłania do KSeF | art. 106na ust. 1 |
| Data otrzymania przez nabywcę | Dzień nadania numeru KSeF | art. 106na ust. 3 |
Liczy się chwila, w której plik trafił do KSeF (zarejestrował się na bramce), a nie chwila nadania numeru. MF podaje przykład: faktura wysłana 1 lutego, numer KSeF nadany 2 lutego, data wystawienia to 1 lutego (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 13).
Uwaga na błąd, który powtarza się w internecie: numer KSeF nie jest datą wystawienia. To data otrzymania faktury przez nabywcę, ważna na przykład dla jego prawa do odliczenia VAT (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26).
Termin wystawienia faktury wobec sprzedaży się nie zmienia. Co do zasady fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy albo otrzymania zapłaty (art. 106i ustawy o VAT). Kiedy to robić w sklepie z płatnością z góry, opisujemy w artykule kiedy wystawić fakturę w sklepie.
Pole P_1 a faktyczna data przesłania
Pole P_1 (data wystawienia) jest obowiązkowe, bez niego KSeF nie przyjmie faktury. Żeby faktura była fakturą online, data w P_1 musi zgadzać się z datą przesłania pliku do KSeF, a nie z datą nadania numeru (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 13). Pole z datą i godziną wytworzenia pliku jest tylko techniczne i nie zastępuje P_1 (tamże, pyt. 12).
Co, jeśli data przesłania jest późniejsza niż data w P_1? Ustawa mówi wprost: taką fakturę uznaje się za fakturę wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT). Wtedy:
- datą wystawienia jest data z P_1, a nie dzień wysyłki (art. 106nda ust. 10),
- fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2),
- datą otrzymania przez nabywcę nadal jest dzień nadania numeru KSeF (art. 106nda ust. 11).
Jedno zastrzeżenie: art. 106nda ust. 16 wylicza przepisy o offline24, które stosuje się do takiej faktury, i nie wymienia wśród nich wprost terminu z ust. 2. MF opisuje jednak spóźnioną fakturę online po prostu jako fakturę offline24, dlatego bezpieczniej przyjąć, że musi ona trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dacie z P_1.
KSeF robi to sam. Według dokumentacji API, jeśli dzień z P_1 jest wcześniejszy niż dzień przyjęcia faktury do przetwarzania, system oznacza ją jako offline, nawet jeśli program wysłał ją jako online. Porównuje się dni kalendarzowe, nie godziny. W sesji interaktywnej liczy się moment przesłania faktury, a w sesji wsadowej moment otwarcia sesji.
Odwrotnej sytuacji, czyli daty w P_1 późniejszej niż dzień wysyłki, przepisy nie przewidują jako trybu offline. Nie ustawiaj daty wystawienia „na jutro”.
Tryby offline: osobne terminy
| Tryb | Kiedy | Termin przesłania do KSeF | Przepis |
|---|---|---|---|
| Online | Zawsze, gdy KSeF działa | W dniu z pola P_1 | art. 106na |
| Offline24 | Z wyboru, bez uzasadnienia | Najpóźniej następny dzień roboczy po dniu wystawienia | art. 106nda ust. 2 |
| Niedostępność KSeF | Ogłoszona przez MF w BIP | Najpóźniej następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności | art. 106nh ust. 2 |
| Awaria KSeF | Ogłoszona w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | art. 106nf ust. 4 |
| Awaria całkowita | Ogłoszona w środkach społecznego przekazu | Faktury nie przesyła się do KSeF | art. 106ng, art. 106nf ust. 7 |
Źródło zestawienia: MF, „Tabela: tryby wystawiania faktur” (24.02.2026), oraz przepisy ustawy o VAT. W każdym trybie offline datą wystawienia jest data z P_1 (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 14). Tryb offline24 nie wymaga żadnego dowodu, że nie było internetu (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4).
Jeśli fakturę offline przekazujesz nabywcy poza KSeF, zanim dostanie numer, musi mieć dwa kody QR, w tym kod potwierdzający wystawcę z certyfikatu KSeF typu 2. Jeśli przekazujesz ją dopiero po nadaniu numeru, wystarczy kod QR z numerem KSeF (art. 106nda ust. 6-8). Więcej w artykułach tryb offline24 i kod QR na fakturze KSeF.
Przykład: zamówienie opłacone o 23:58
Klient firmowy płaci za zamówienie w piątek 13 listopada 2026 r. o 23:58. Program sklepu przygotowuje fakturę z datą 13 listopada w P_1.
- Wysyłka o 23:59 tego samego dnia. Faktura online. Data wystawienia: 13 listopada.
- Wysyłka o 0:03 w sobotę 14 listopada. KSeF oznaczy ją jako offline24. Data wystawienia nadal 13 listopada, a termin na przesłanie mija w następnym dniu roboczym po 13 listopada. Wysyłka o 0:03 mieści się w nim bez problemu.
- Kolejka stoi przez weekend. Ustawa o VAT nie definiuje dnia roboczego. Jeśli przyjąć, że sobota nim nie jest, następny dzień roboczy to poniedziałek 16 listopada i wysyłka w poniedziałek jest jeszcze w terminie, a we wtorek już nie. Bezpieczniej nie czekać do poniedziałku, a sposób liczenia terminu przy weekendzie potwierdzić z księgowym.
W praktyce wysyłka kilka minut po północy niczego nie psuje. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy faktura czeka dłużej niż do końca następnego dnia roboczego, na przykład przez wygasły certyfikat albo awarię integracji, której nikt nie zauważył.
Co grozi za spóźnienie
Za nieprzesłanie w terminie faktury z trybu offline24, niedostępności albo awarii ustawa przewiduje karę pieniężną (art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Według obecnych przepisów kary mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Projekt MF UD477 z września 2026 r., przekazany Radzie Ministrów 16 października 2026 r., przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. To wciąż projekt, a obowiązek wystawiania faktur w KSeF się nie zmienia. Szczegóły w artykule kary KSeF.
Jak ustawia datę aplikacja sklepu
Nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify wpisuje w P_1 dzień przygotowania faktury według czasu polskiego i wysyła ją do KSeF zwykle chwilę później, w kolejnym przebiegu kolejki. Jeśli KSeF albo połączenie nie działa, faktura czeka w kolejce i wysyła się sama, a na ekranie „Problemy” widać, co czeka i dlaczego. Przy zamówieniu w Shopify widać numer KSeF, gdy faktura zostanie przyjęta. PDF dla klienta aplikacja tworzy dopiero po nadaniu numeru KSeF, więc ma on jeden kod QR z numerem.
Jeśli faktura czeka dłużej niż do następnego dnia roboczego, nie licz na to, że „jakoś się wyśle”. Sprawdź przyczynę od razu, bo termin z art. 106nda ust. 2 biegnie niezależnie od programu.
Najczęstsze pytania
Czy fakturę trzeba wysłać do KSeF w dniu wystawienia?
W trybie online wysłanie jest wystawieniem, więc data w P_1 powinna być dniem wysyłki. Jeśli wyślesz ją później, staje się fakturą offline24 z datą z P_1 i musisz ją wysłać najpóźniej następnego dnia roboczego.
Kiedy faktura jest wystawiona w KSeF?
W dniu przesłania do KSeF, nie w dniu nadania numeru. Numer KSeF wyznacza datę otrzymania faktury przez nabywcę.
Czy KSeF odrzuci fakturę, jeśli data w P_1 jest wcześniejsza niż dzień wysyłki?
Nie z tego powodu. Potraktuje ją jako fakturę offline24. Odrzucenie grozi za błędy techniczne, na przykład niezgodność ze schemą albo brak uprawnień.
Co, jeśli KSeF ma ogłoszoną awarię?
Wystawiasz fakturę według wzoru FA i masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii na wysłanie jej do KSeF. Komunikaty o awariach i przerwach MF publikuje w BIP i na stronie komunikatów technicznych KSeF.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106i, art. 106na, art. 106nda ust. 2, 6-8, 10, 11 i 16, art. 106ne, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 106ni
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10, 13, 14; kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 12, 13; kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26
- Tabela: tryby wystawiania faktur (24.02.2026), MF
- Dokumentacja API KSeF 2.0 (CIRFMF): „Automatyczne określanie trybu wysyłki offline”, „Tryby offline”
- Komunikaty techniczne KSeF, MF
Stan prawny na 19 października 2026 r.