Kary za KSeF: wysokość, od kiedy i co z odroczeniem do 2028

Terminy i kary · Aktualizacja: 2026-10-19

W skrócie: za fakturę wystawioną poza KSeF, gdy był obowiązek, urząd skarbowy może nałożyć karę do 100% VAT z tej faktury, a gdy faktura nie wykazuje VAT, do 18,7% jej kwoty brutto (art. 106ni ustawy o VAT). Według obecnej ustawy kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale na 19 października 2026 r. to wciąż projekt i nie zmienia samego obowiązku KSeF.

Za co grozi kara

Art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT wymienia trzy sytuacje, w których podatnik działa wbrew obowiązkowi:

1. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, czyli wystawił fakturę dla firmy poza systemem, choć musiał w nim,
2. w czasie awarii lub niedostępności KSeF albo w trybie offline24 wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem (FA(3)),
3. nie przesłał w terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline: offline24, przy niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym.

Brzmienie punktów 2 i 3 nadała ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Terminy dosłania faktur offline MF podaje w FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10: przy offline24 następny dzień roboczy po wystawieniu, przy niedostępności KSeF następny dzień roboczy po zakończeniu przerwy, przy awarii 7 dni roboczych od jej zakończenia.

Ile wynosi kara

Ważne szczegóły z art. 106ni:

• to kara „do” określonej kwoty: naczelnik urzędu skarbowego nakłada ją decyzją i ustala wysokość,
• karę płaci się w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji (ust. 3),
• za samo niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (ust. 4, w brzmieniu z 2025 r.).

Kara liczy się od każdej faktury osobno. Sklep, który przez miesiąc wystawiałby poza KSeF 50 faktur po 230 zł VAT, ryzykowałby teoretycznie do 11 500 zł.

Od kiedy: stan prawny na dziś

Przepisy o karach (art. 106ni ust. 1-3 i 5-7) wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Tak stanowi art. 23 pkt 4 ustawy z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1598) w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 r. MF zakłada to także w FAQ, pisząc, że kary za błędy w KSeF „zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r.” (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 23).

W 2026 r. kar z art. 106ni więc nie ma, choć obowiązek KSeF już obowiązuje (od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r., z wyjątkiem limitu 10 000 zł, opisanego w tekście limit 10 000 zł w KSeF).

Projekt UD477: kary od 1 stycznia 2028 r.

16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło przedłużenie odroczenia kar do 31 grudnia 2027 r. Uzasadnienie: od 1 stycznia 2027 r. KSeF staje się obowiązkowy dla najmniejszych firm, którym kończą się okresy przejściowe, i MF chce dać im rok na naukę bez ryzyka kar.

Projekt ustawy z września 2026 r. (numer w wykazie prac legislacyjnych: UD477) przewiduje, że art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 wchodzą w życie 1 stycznia 2028 r. zamiast 1 stycznia 2027 r.

Na jakim etapie jest projekt

Źródło: serwis Rządowy Proces Legislacyjny (legislacja.gov.pl). Żeby kary rzeczywiście przesunęły się na 2028 r., ustawa musi przejść cały proces i zostać ogłoszona przed 1 stycznia 2027 r. Projekty rządowe bywają zmieniane w Sejmie, a terminy bywają napięte, dlatego do czasu publikacji w Dzienniku Ustaw traktujemy datę 1 stycznia 2027 r. jako obowiązującą. Ten artykuł aktualizujemy, gdy projekt przejdzie kolejny etap.

Obowiązek KSeF zostaje, nawet jeśli kary się przesuną

To najważniejsza rzecz w tym temacie. MF pisze w komunikacie wprost: „Odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”. W 2027 r. Krajowa Administracja Skarbowa ma w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców i przypominać o obowiązkach, ale też reagować na faktury wystawiane poza KSeF (poza przypadkami przewidzianymi w ustawie) i sprawdzać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku.

Do tego dochodzą skutki, które nie zależą od art. 106ni:

• dokument wysłany poza KSeF nie jest fakturą ustrukturyzowaną. Według MF dokument dostaje walor faktury dopiero po nadaniu numeru KSeF, poza trybami offline (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10),
• klient firmowy szuka faktury w KSeF, a od 2027 r. płacąc przelewem podaje numer KSeF w tytule przelewu (art. 108g ustawy o VAT). Faktura spoza KSeF utrudnia mu oba kroki,
• nadal obowiązują zwykłe sankcje za błędy w rozliczeniu VAT, z którymi KSeF nie ma nic wspólnego.

Krótko: odroczenie kar daje czas na poprawianie błędów, ale nie jest powodem, żeby odłożyć wdrożenie. Plan dla najmniejszych firm: KSeF dla małych firm, a co jeszcze zmienia się z początkiem roku: KSeF od 1 stycznia 2027.

Jak sklep internetowy ogranicza ryzyko

Kara z art. 106ni dotyczy faktury wystawionej poza KSeF albo za późno dosłanej. W sklepie internetowym ryzyko bierze się najczęściej z trzech miejsc:

• Ręczne przepisywanie. Zamówienie z NIP czeka, aż ktoś przepisze je do programu, a w szczycie sezonu część faktur powstaje „na szybko” w starym programie albo w ogóle poza KSeF. Automatyczne wystawianie faktury po opłaceniu zamówienia usuwa ten krok.
• Błędny NIP. KSeF przyjmie fakturę z cudzym NIP, a poprawka wymaga korekty do zera i nowej faktury (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 21 i 23). Kontrola sumy kontrolnej NIP w koszyku i sprawdzenie kontrahenta na Białej liście ograniczają takie sytuacje. Możesz to zrobić w naszym narzędziu sprawdź NIP, a co zrobić, gdy błąd już się zdarzył, opisujemy w tekście klient podał zły NIP.
• Faktury, które utknęły. Plik odrzucony przez KSeF nie jest fakturą (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 20), a faktura offline niedosłana w terminie to jedna z sytuacji z art. 106ni. Potrzebna jest kolejka, która ponawia wysyłkę, i lista problemów, którą ktoś przegląda codziennie.

Historia zmian

• 19.10.2026: pierwsza wersja. Stan projektu UD477 sprawdzony 19.10.2026 (16.10.2026 trafił do Rady Ministrów).

Najczęstsze pytania

Czy w 2026 r. można dostać karę za brak KSeF?

Nie z art. 106ni. Przepisy o karach wchodzą w życie najwcześniej 1 stycznia 2027 r., a według projektu UD477 dopiero 1 stycznia 2028 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje jednak już w 2026 r. (z ulgą do 10 000 zł miesięcznie do końca roku).

Czy kary za KSeF zostały już przesunięte na 2028 r.?

Na 19 października 2026 r. nie. Jest komunikat MF i projekt ustawy UD477, który 16 października 2026 r. trafił do Rady Ministrów. Przesunięcie zacznie obowiązywać dopiero po uchwaleniu i ogłoszeniu ustawy.

Ile wynosi kara za fakturę wystawioną poza KSeF?

Do 100% VAT wykazanego na tej fakturze, a gdy faktura nie wykazuje VAT, do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1).

Czy grozi mi odpowiedzialność karna skarbowa za fakturę poza KSeF?

Za samo niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF ustawa wyklucza wszczęcie postępowania w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe (art. 106ni ust. 4). Nie dotyczy to innych naruszeń, na przykład błędów w rozliczeniu podatku.

Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.

Źródła

• Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2023 poz. 1598, art. 106ni i art. 23 (eli.gov.pl)
• Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (eli.gov.pl)
• Komunikat MF z 16 września 2026 r.: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r. (gov.pl)
• Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym (legislacja.gov.pl)
• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl)

Stan prawny na 19 października 2026 r.