KSeF od 1 stycznia 2027: co się zmienia dla firm
W skrócie: od 1 stycznia 2027 r. każda firma, także najmniejsza, wystawia faktury dla innych firm wyłącznie w KSeF. Kończy się zwolnienie do 10 000 zł miesięcznie i wyjątek dla faktur z kas fiskalnych. Kary według obecnej ustawy też ruszają 1 stycznia 2027 r., ale rządowy projekt UD477 przesuwa je na 2028 r.: to projekt, a obowiązek KSeF zostaje bez zmian.
Rok 2026 był rokiem przejściowym. Duże firmy weszły do KSeF 1 lutego, pozostałe 1 kwietnia, ale ustawa zostawiła furtki dla najmniejszych. Ten tekst opisuje, które z tych furtek zamykają się 31 grudnia 2026 r., kogo to dotyczy i co warto zrobić w grudniu, żeby styczeń nie zaczął się od ręcznego przepisywania zamówień.
Kalendarz KSeF w jednym miejscu
| Data | Co się stało lub stanie | Źródło |
|---|---|---|
| 1 listopada 2025 | Można pobierać certyfikaty KSeF. | art. 17b ustawy z 16.06.2023 w brzmieniu z 2025 r. |
| 1 lutego 2026 | Obowiązek wystawiania w KSeF dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT. Wszyscy odbierają faktury przez KSeF. | ksef.podatki.gov.pl, Etapy wdrożenia KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązek dla pozostałych podatników, z ulgą do 10 000 zł miesięcznie. | art. 145m ustawy o VAT |
| 31 grudnia 2026 | Ostatni dzień limitu 10 000 zł i wyjątku dla faktur z kas. | art. 145m i 145n |
| 1 stycznia 2027 | KSeF dla wszystkich, numer KSeF w przelewie, kary według obecnej ustawy. | art. 108g; art. 106ni |
| 1 stycznia 2028 | Kary według projektu UD477 (jeśli zostanie uchwalony). | projekt UD477 z września 2026 r. |
Co kończy się 31 grudnia 2026 r.
Ustawa o VAT ma trzy przepisy przejściowe, które przestają działać z końcem 2026 r.:
| Wyjątek | Do 31.12.2026 | Od 1.01.2027 | Przepis |
|---|---|---|---|
| Faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie | można poza KSeF | tylko KSeF | art. 145m ustawy o VAT |
| Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej | można poza KSeF | faktura dla firmy przez KSeF | art. 145n ust. 1 pkt 1 |
| Paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone | poza KSeF | wyjątek przejściowy wygasa | art. 145n ust. 1 pkt 2 |
Źródło dla wszystkich trzech: ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203), która nadała art. 145m i 145n obecne brzmienie, oraz FAQ Ministerstwa Finansów (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2 i 3).
Co nie zmienia się 1 stycznia 2027 r.: faktury dla konsumentów nadal mogą trafić do KSeF dobrowolnie, ale nie muszą (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5).
Kto wchodzi do KSeF 1 stycznia 2027 r.
Firmy, które mieściły się w limicie 10 000 zł
To główna grupa. Chodzi o podatników, u których faktury objęte obowiązkiem KSeF nie przekraczały w miesiącu 10 000 zł brutto i którzy dotąd z tego zwolnienia korzystali. MF podaje przykład kwiaciarki, która wystawia trzy faktury miesięcznie po 1 500-2 500 zł: obowiązek KSeF obejmie ją od 1 stycznia 2027 r. (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 5).
Uwaga: jeśli w którymkolwiek miesiącu 2026 r. przekroczyłeś limit, to już teraz wystawiasz w KSeF. Przekroczenie działa od faktury, którą przekroczono limit, i nie cofa się w kolejnych miesiącach (art. 145m ust. 2; FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 17). Jak liczyć limit i co się do niego wlicza, opisujemy w tekście limit 10 000 zł w KSeF.
Faktury z kas fiskalnych
Druga grupa to sprzedawcy, którzy wystawiają faktury do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej: sklepy stacjonarne, punkty odbioru, część sklepów internetowych z płatnością przy odbiorze. Od 2027 r. faktura dla firmy do takiej sprzedaży idzie przez KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3).
Nadal obowiązuje też starsza zasada z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT: fakturę dla firmy do paragonu wystawisz tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Szczegóły w poradniku faktura do paragonu od 2027.
Wygasa też przepis przejściowy dla paragonów z NIP do 450 zł (art. 145n ust. 1 pkt 2). Według MF są one wyłączone z obowiązkowego KSeF tylko do 31 grudnia 2026 r. (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2), a po tym okresie „wszystkie faktury będą wystawiane przy użyciu KSeF” (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 66). W praktyce paragon z NIP nie zastąpi już faktury dla firmy.
Małe firmy, JDG i zwolnieni z VAT
Forma prawna nie ma znaczenia (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Sprzedawca zwolniony z VAT, który wystawia fakturę innej firmie, też robi to w KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 22). Plan przygotowań dla najmniejszych opisujemy w tekście KSeF dla małych firm.
Co się nie zmienia 1 stycznia 2027 r.
Część zasad działa tak samo jak w 2026 r. i warto je znać, żeby nie przygotowywać się do czegoś, co już obowiązuje:
- Odbieranie faktur. Od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera faktury zakupowe przez KSeF, także ta, która sama korzysta jeszcze z limitu 10 000 zł (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Ulga dotyczyła tylko wystawiania.
- Faktury dla konsumentów. Mogą trafić do KSeF, ale nie muszą. Klient prywatny dostaje fakturę tak jak dotąd, na przykład jako PDF.
- Tryby offline. Offline24, niedostępność KSeF i tryb awaryjny działają tak samo. Fakturę offline24 dosyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego, a przy ogłoszonej awarii masz 7 dni roboczych od jej zakończenia (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10).
- Korekty. Faktury przyjętej do KSeF nie zmienisz ani nie usuniesz: każdą poprawkę robisz fakturą korygującą w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18).
- Wzór faktury. Obowiązuje struktura FA(3), ta sama od 1 lutego 2026 r.
Jeśli od kwietnia 2026 r. wystawiasz już w KSeF, 1 stycznia 2027 r. zmieni u Ciebie niewiele: dojdą faktury do paragonów i numer KSeF w przelewach od klientów.
Dlaczego to ważne dla sklepu internetowego
W sklepie internetowym zwolnienie do 10 000 zł działało inaczej niż w firmie usługowej. Sklep ma zwykle setki zamówień od osób prywatnych i kilka lub kilkanaście z NIP. Faktury konsumenckie nie liczyły się do limitu, więc wiele małych sklepów przez cały 2026 r. mieściło się w limicie i wystawiało faktury firmom po staremu, w programie do faktur albo ręcznie w PDF.
Od 1 stycznia 2027 r. każde zamówienie z NIP oznacza fakturę w KSeF. Jeśli sklep wystawia takich faktur kilkanaście w miesiącu, ręczne przepisywanie danych do Aplikacji Podatnika KSeF szybko zaczyna zajmować godziny, zwłaszcza w okresie poświątecznych zwrotów, kiedy do każdej faktury dochodzi korekta. Grudzień to dobry moment, żeby to policzyć.
Kary: co mówi ustawa, a co projekt
Kary za faktury wystawione poza KSeF reguluje art. 106ni ustawy o VAT. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a jeśli faktura nie wykazuje VAT, do 18,7% kwoty należności ogółem.
Stan prawny dziś. Przepisy o karach (art. 106ni ust. 1-3 i 5-7) wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Wynika to z ustawy z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1598) w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203).
Projekt. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że chce przedłużyć odroczenie kar do 31 grudnia 2027 r. Projekt ustawy UD477 z września 2026 r. przesuwa wejście w życie art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 na 1 stycznia 2028 r. Według serwisu Rządowy Proces Legislacyjny 16 października 2026 r. projekt trafił do Rady Ministrów, a do Sejmu jeszcze nie. Żeby zmiana zadziałała, ustawę musi uchwalić Sejm i Senat, podpisać Prezydent i trzeba ją ogłosić przed 1 stycznia 2027 r.
Czego projekt nie zmienia. Obowiązku. MF pisze wprost: „Odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”. W 2027 r. Krajowa Administracja Skarbowa ma najpierw przypominać o obowiązkach, ale też reagować na faktury wystawiane poza KSeF i sprawdzać, czy nie prowadzi to do nierzetelnego rozliczania podatku. Wysokość kar, przykłady i aktualny etap projektu śledzimy w artykule kary za KSeF.
Numer KSeF w przelewie od 2027 r.
Od płatności dokonanych 1 stycznia 2027 r. firma będąca czynnym podatnikiem VAT, która płaci przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje w tytule przelewu numer KSeF tej faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Numer KSeF ma się też pojawić w komunikacie przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust. 3 pkt 3). Potwierdza to FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 43.
Co to oznacza w praktyce:
- obowiązek dotyczy płacącego, czyli nabywcy,
- jako sprzedawca nie musisz wysyłać numeru KSeF klientowi, bo klient widzi fakturę w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 41), ale podanie numeru na PDF ułatwia mu przelew,
- w sklepie z płatnością kartą lub szybkim przelewem przed wystawieniem faktury numeru KSeF jeszcze nie ma. Jak ten przepis stosować do takich płatności z góry, warto potwierdzić z księgową.
Tokeny i certyfikaty: co zostaje po 2026 r.
Wiele firm i programów łączy się z KSeF tokenem. Na rynku krążyła informacja, że tokeny wygasną z końcem 2026 r. Stan na dziś jest bardziej złożony. MF zapowiedziało, że logowanie tokenem zostanie także po 2026 r. (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 39), ale rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF (§ 13) wciąż mówi o 31 grudnia 2026 r. i na 19 października 2026 r. nie zostało zmienione. MF rozważa też ograniczenie ważności tokenu do 1-365 dni. Token wygenerowany dziś działa, dopóki go nie unieważnisz, ale zasady mogą się zmienić po nowelizacji. Więcej w poradniku o tokenie KSeF.
Certyfikat KSeF działa równolegle z tokenem (FAQ MF, kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 3) i jest ważny nie dłużej niż 2 lata od wydania lub od wskazanej daty początkowej (FAQ MF, kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 2). Certyfikat typu 2 jest potrzebny do faktur w trybach offline przekazywanych nabywcy poza KSeF (FAQ MF, kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 1). Jeśli wygenerowałeś certyfikat w listopadzie 2025 r., kiedy po raz pierwszy było to możliwe, zapisz w kalendarzu jego datę ważności. Instrukcja: jak wygenerować certyfikat KSeF.
Co sklep powinien zrobić w grudniu: 7 kroków
- Policz faktury dla firm. Z eksportu zamówień za ostatnie 3 miesiące wybierz zamówienia z NIP. Liczba i kwota mówią, czy wystarczy ręczne wystawianie, czy potrzebna jest automatyzacja.
- Sprawdź dostęp do KSeF. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF. JDG ma uprawnienia właścicielskie automatycznie, spółka bez pieczęci kwalifikowanej potrzebuje zawiadomienia ZAW-FA.
- Nadaj uprawnienia. Księgowej co najmniej do przeglądania faktur, a programowi lub aplikacji do wystawiania.
- Wybierz narzędzie i połącz je z KSeF. Certyfikat KSeF albo token. Wyślij testową fakturę na środowisku testowym.
- Uporządkuj NIP w koszyku. Pole „faktura na firmę” i kontrola poprawności NIP przed płatnością.
- Ustal korekty. Kto i kiedy wystawia korektę przy zwrocie i przy błędnym NIP. W KSeF nie ma usuwania faktur.
- Wyznacz osobę do codziennej kontroli. W styczniu ktoś powinien codziennie sprawdzać, czy każde zamówienie z NIP ma fakturę z numerem KSeF i czy nic nie zostało odrzucone.
Historia zmian
- 26.10.2026: pierwsza wersja. Uwzględnia komunikat MF z 16.09.2026 i projekt UD477 z września 2026 (16.10.2026 trafił do Rady Ministrów, stan sprawdzony 19.10.2026).
Najczęstsze pytania
Czy od 1 stycznia 2027 r. KSeF dotyczy wszystkich firm?
Dotyczy wszystkich, które wystawiają faktury innym firmom, bez względu na formę prawną i obroty. Wyjątki to m.in. faktury dla konsumentów i przypadki wyłączone rozporządzeniem MF (na przykład niektóre bilety).
Czy kary za KSeF będą od 2027 czy od 2028 r.?
Według obecnej ustawy od 1 stycznia 2027 r. Projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale do czasu uchwalenia i ogłoszenia ustawy to tylko propozycja. Obowiązek wystawiania w KSeF obowiązuje od 2027 r. w obu wariantach.
Czy token KSeF przestanie działać 1 stycznia 2027 r.?
Według zapowiedzi MF nie (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 39). Rozporządzenie wciąż jednak wskazuje 31 grudnia 2026 r. i czeka na zmianę. Sprawdź w grudniu, czy nowelizacja została opublikowana, a jako zapas przygotuj certyfikat KSeF, który nie zależy od tej zmiany.
Mam kasę fiskalną. Czy klient firmowy dostanie od 2027 r. sam paragon z NIP?
Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną i nie musi przechodzić przez KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2). Od 2027 r. faktura dla firmy do sprzedaży z kasy idzie przez KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3), więc klient firmowy dostaje fakturę w KSeF, a nie sam paragon. Jak ułożyć to w Twojej kasie i programie, ustal z księgową.
Co jeśli projekt UD477 nie zostanie uchwalony przed końcem roku?
Wtedy kary z art. 106ni zaczną obowiązywać 1 stycznia 2027 r., tak jak przewiduje obecna ustawa. Dlatego planujemy wdrożenie tak, jakby kary obowiązywały od stycznia, a ewentualne przesunięcie traktujemy jako dodatkowy margines na poprawki.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Etapy wdrożenia KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania (ksef.podatki.gov.pl)
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl)
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (eli.gov.pl)
- Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2023 poz. 1598 (eli.gov.pl)
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (eli.gov.pl)
- Komunikat MF z 16 września 2026 r. o przedłużeniu odroczenia kar (gov.pl)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym (legislacja.gov.pl)
Stan prawny na 19 października 2026 r.