KSeF 2027: що зміниться з 1 січня для JDG і малого бізнесу
Коротко: з 1 січня 2027 р. кожна фірма, навіть найменша JDG, виставляє фактури іншим фірмам тільки в KSeF. Закінчується пільга до 10 000 zł на місяць і виняток для фактур з касових апаратів. Штрафи за чинним законом теж починаються 1 січня 2027 р., але урядовий проєкт UD477 переносить їх на 2028 р. Це лише проєкт, і сам обов'язок KSeF він не змінює.
Календар KSeF в одній таблиці
| Дата | Що сталося або станеться | Джерело |
|---|---|---|
| 1 листопада 2025 р. | Можна отримувати сертифікати KSeF. | art. 17b закону від 16.06.2023 у редакції 2025 р. |
| 1 лютого 2026 р. | Обов'язок виставляти в KSeF для фірм, які у 2024 р. мали продажі понад 200 млн zł з VAT. Усі отримують фактури через KSeF. | ksef.podatki.gov.pl, Etapy wdrożenia KSeF |
| 1 квітня 2026 р. | Обов'язок для всіх інших платників, з пільгою до 10 000 zł на місяць. | art. 145m ustawy o VAT |
| 31 грудня 2026 р. | Останній день ліміту 10 000 zł і винятку для фактур з кас. | art. 145m і 145n |
| 1 січня 2027 р. | KSeF для всіх, номер KSeF у переказі, штрафи за чинним законом. | art. 108g; art. 106ni |
| 1 січня 2028 р. | Штрафи за проєктом UD477 (якщо його ухвалять). | проєкт UD477 з вересня 2026 р. |
Детальніше про всі дати: з якого числа KSeF обов'язковий.
Що закінчується 31 грудня 2026 р.
Закон про VAT (ustawa o VAT) має три перехідні норми, які перестають діяти наприкінці 2026 р.:
| Виняток | До 31.12.2026 | З 1.01.2027 | Норма |
|---|---|---|---|
| Фактури до 10 000 zł brutto на місяць | можна поза KSeF | тільки KSeF | art. 145m ustawy o VAT |
| Фактури, виставлені за допомогою касового апарата (kasa rejestrująca) | можна поза KSeF | фактура для фірми через KSeF | art. 145n ust. 1 pkt 1 |
| Чеки з NIP (paragon z NIP) до 450 zł як спрощені фактури | поза KSeF | перехідний виняток закінчується | art. 145n ust. 1 pkt 2 |
Джерело для всіх трьох: закон від 5 серпня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 1203), який дав art. 145m і 145n чинну редакцію, і FAQ Міністерства фінансів (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2 і 3).
Кого KSeF зачепить 1 січня 2027 р.
Фірми, які вкладалися в ліміт 10 000 zł
Це головна група: платники, у яких фактури, що підпадають під KSeF, не перевищували 10 000 zł brutto на місяць. Міністерство наводить приклад флористки, яка виставляє три фактури на місяць по 1 500-2 500 zł: KSeF стане для неї обов'язковим з 1 січня 2027 р. (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 5).
Увага: якщо хоч в одному місяці 2026 р. ви перевищили ліміт, ви вже зараз виставляєте в KSeF. Перевищення діє з тієї фактури, якою ви перейшли ліміт, і в наступних місяцях не скасовується (art. 145m ust. 2; FAQ MF, та сама категорія, pyt. 17). Як рахувати ліміт: ліміт 10 000 zł у KSeF.
Фактури з касових апаратів
Друга група: продавці, які виставляють фактури до продажу, пробитого на фіскальній касі. Це стаціонарні магазини, пункти видачі, частина інтернет-магазинів з оплатою при отриманні. З 2027 р. фактура для фірми до такого продажу йде через KSeF (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3).
Далі діє і старе правило з art. 106b ust. 5 ustawy o VAT: фактуру для фірми до чека можна виставити тільки тоді, коли на чеку є NIP покупця. Закінчується і перехідна норма для чеків з NIP до 450 zł. За даними Міністерства, всі фактури після цього виставлятимуться через KSeF (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 66). На практиці чек з NIP більше не замінить фактуру для фірми. Детальніше: paragon z NIP і KSeF.
JDG, малий бізнес і звільнені від VAT
Юридична форма значення не має (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Продавець, звільнений від VAT, який виставляє фактуру іншій фірмі, теж робить це в KSeF (там само, pyt. 22). Покроково для підприємця: KSeF для JDG, про звільнення: KSeF без VAT.
Що 1 січня 2027 р. не зміниться
- Отримання фактур. З 1 лютого 2026 р. кожна фірма отримує фактури від постачальників через KSeF, навіть та, яка сама ще користується лімітом 10 000 zł (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Пільга стосувалася тільки виставлення.
- Фактури для приватних клієнтів. Можуть потрапити в KSeF добровільно, але не мусять (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5).
- Режими offline працюють так само (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10). Детальніше: KSeF offline.
- Коригування. Фактуру, прийняту в KSeF, не можна змінити чи видалити, кожне виправлення робиться фактурою-коригуванням (faktura korygująca) у KSeF (там само, pyt. 18).
- Шаблон фактури. Діє структура FA(3), та сама, що з 1 лютого 2026 р.
Чому це важливо для інтернет-магазину
Магазин зазвичай має сотні замовлень від приватних осіб і лише кілька з NIP. Фактури для приватних клієнтів у ліміт не входили, тож багато малих магазинів увесь 2026 рік виставляли фактури фірмам по-старому.
З 1 січня 2027 р. кожне замовлення з NIP означає фактуру в KSeF. Якщо таких фактур кільканадцять на місяць, ручне перенесення даних в Aplikacja Podatnika KSeF забирає години, особливо в період повернень після свят. Що підготувати магазину: KSeF для інтернет-магазину. Для магазинів на Shopify ми робимо застосунок KSeF Faktury, який виставляє фактуру FA(3) після оплаченого замовлення з NIP.
Штрафи: що каже закон, а що проєкт
Штрафи за фактури, виставлені поза KSeF, регулює art. 106ni ustawy o VAT: до 100% VAT, зазначеного у фактурі, а якщо у фактурі немає VAT, до 18,7% загальної суми.
Чинне право. Норми про штрафи (art. 106ni ust. 1-3 і 5-7) набирають чинності 1 січня 2027 р. Це випливає із закону від 16 червня 2023 р. (Dz.U. 2023 poz. 1598) у редакції закону від 5 серпня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 1203).
Проєкт. 16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило, що хоче продовжити відстрочку штрафів до 31 грудня 2027 р. Проєкт закону UD477 переносить art. 106ni на 1 січня 2028 р. 16 жовтня 2026 р. він потрапив до Ради Міністрів, у Сейм ще не надходив. Щоб зміна запрацювала, закон мають ухвалити Сейм і Сенат, його має підписати Президент, а опублікувати його треба до 1 січня 2027 р.
Чого проєкт не змінює. Обов'язку. Міністерство пише прямо: „Odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”, тобто відстрочка штрафів не скасовує обов'язку. Детальніше: штрафи KSeF.
Номер KSeF у переказі з 2027 р.
З платежів, здійснених від 1 січня 2027 р., фірма, яка є активним платником VAT (czynny podatnik VAT) і платить переказом за фактуру з KSeF іншому активному платнику, вказує в призначенні платежу номер KSeF цієї фактури або збірний ідентифікатор (art. 108g ustawy o VAT; FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 43).
- обов'язок стосується того, хто платить, тобто покупця,
- продавцю не треба надсилати номер KSeF клієнту, бо клієнт бачить фактуру в KSeF (там само, pyt. 41), але номер на PDF полегшує йому переказ,
- якщо магазин отримує оплату карткою до виставлення фактури, номера KSeF ще немає: як діяти в такому разі, уточніть з księgowa.
Що це за номер: номер KSeF, UPO і QR-код.
Токени і сертифікати після 2026 р.
Міністерство оголосило, що вхід токеном залишиться і після 2026 р. (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 39), але розпорядження про користування KSeF (§ 13) досі називає 31 грудня 2026 р. і станом на 19 жовтня 2026 р. не змінене. Детальніше: токен KSeF.
Сертифікат KSeF працює паралельно з токеном (FAQ MF, категорія „Certyfikaty KSeF”, pyt. 3) і діє не довше 2 років (там само, pyt. 2). Якщо ви згенерували його в листопаді 2025 р., запишіть у календар дату закінчення. Інструкція: сертифікат KSeF.
План на грудень: 7 кроків
- Порахуйте фактури для фірм за останні 3 місяці: скільки їх і на яку суму.
- Перевірте доступ до KSeF. JDG має права власника автоматично, sp. z o.o. без кваліфікованої печатки подає ZAW-FA.
- Надайте права księgowa хоча б на перегляд фактур, а програмі на виставлення.
- Підключіть інструмент через сертифікат KSeF або токен і надішліть тестову фактуру в тестовому середовищі.
- Наведіть лад з NIP у кошику: поле «фактура на фірму» і перевірка NIP до оплати.
- Домовтеся про коригування: хто і коли робить його при поверненні та при помилковому NIP.
- Призначте людину, яка в січні щодня перевіряє, чи кожне замовлення з NIP має фактуру з номером KSeF.
Питання і відповіді
З 1 січня 2027 р. KSeF стосується всіх фірм?
Усіх, які виставляють фактури іншим фірмам, незалежно від юридичної форми й обороту. Винятки: зокрема фактури для приватних клієнтів і випадки з розпорядження Міністерства (наприклад, деякі квитки). Повний перелік: коли фактура може бути поза KSeF.
Штрафи будуть з 2027 чи з 2028 р.?
За чинним законом з 1 січня 2027 р. Проєкт UD477 переносить їх на 1 січня 2028 р., але до ухвалення й опублікування закону це лише пропозиція. Обов'язок KSeF діє з 2027 р. в обох варіантах, тому плануйте впровадження так, ніби штрафи діють із січня.
Токен KSeF перестане працювати 1 січня 2027 р.?
За заявою Міністерства, ні (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 39). Але розпорядження досі вказує 31 грудня 2026 р. У грудні перевірте, чи опублікували зміну, а про запас підготуйте сертифікат KSeF.
Джерела
- Etapy wdrożenia KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania (ksef.podatki.gov.pl)
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl)
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (eli.gov.pl)
- Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2023 poz. 1598 (eli.gov.pl)
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (eli.gov.pl)
- Komunikat MF z 16 września 2026 r. o przedłużeniu odroczenia kar (gov.pl)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym (legislacja.gov.pl)
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.