KSeF без VAT: чи має JDG, звільнена від VAT, виставляти е-фактури
Коротко: звільнення від VAT не звільняє від KSeF. Якщо ви як продавець, звільнений від VAT (zwolniony z VAT), виставляєте фактуру іншій фірмі, робите це в KSeF: до 31 грудня 2026 р. ще можна користуватися лімітом 10 000 zł brutto на місяць, а з 1 січня 2027 р. уже без винятків. При цьому звільнений платник, як і раніше, не мусить виставляти фактури з власної ініціативи, тільки на вимогу покупця.
Чи стосується вас KSeF, якщо ви без VAT
Часте запитання від JDG і малих магазинів: «я звільнений від VAT, отже KSeF мене не стосується?». Відповідь Міністерства фінансів однозначна: юридична форма значення не має, і за загальним правилом кожен платник, і активний, і звільнений, який зобов'язаний виставити фактуру, виставляє її в KSeF (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Фактури, які звільнені від VAT платники виставляють іншим платникам, треба виставляти в KSeF, якщо на них не поширюється жоден виняток (там само, pyt. 22).
Звільнення від VAT змінює те, чи взагалі треба виставляти фактуру і чи є в ній податок. Воно не змінює того, де ця фактура створюється.
| Ситуація продавця, звільненого від VAT | Фактура? | У KSeF? |
|---|---|---|
| Продаж приватній особі, клієнт не просить фактуру | Не обов'язково | Не стосується |
| Приватна особа просить фактуру | Так, на вимогу | Добровільно, можна і поза KSeF |
| Фірма просить фактуру | Так, на вимогу | Так (у 2026 р. з лімітом 10 000 zł) |
| Ви виставляєте фактуру фірмі з власної волі | Так | Так |
З якого числа звільнений від VAT виставляє фактури в KSeF
Терміни такі самі, як для активних платників VAT:
- З 1 квітня 2026 р. обов'язок поширюється на всіх інших платників, зокрема звільнених.
- До 31 грудня 2026 р. діє ліміт з art. 145m ustawy o VAT. Фактури можна виставляти поза KSeF, доки загальна сума brutto фактур, що підпадають під KSeF, виставлених у цьому місяці, не перевищить 10 000 zł. Право втрачається з тієї фактури, якою ви перевищили ліміт, і в наступних місяцях не повертається (art. 145m ust. 2; FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 17).
- З 1 січня 2027 р. ліміт зникає, і кожна фактура для фірми йде через KSeF. Що ще змінюється: KSeF з 1 січня 2027.
Приклад: магазин, звільнений від VAT, виставляє в листопаді 2026 р. три фактури для фірм по 2 500 zł, разом 7 500 zł. Він вкладається в ліміт. Якщо четверта фактура на 3 000 zł піднімає суму до 10 500 zł, саме ця четверта і всі наступні йдуть уже через KSeF. Фактури для приватних осіб у ліміт не входять (FAQ MF, та сама категорія, pyt. 22). У фактурі без VAT сума brutto дорівнює netto. Як рахувати: ліміт 10 000 zł у KSeF.
Коли звільнений від VAT взагалі виставляє фактуру
Платник, звільнений від VAT через невеликий оборот (zwolnienie podmiotowe, art. 113 ust. 1 і 9 ustawy o VAT), не мусить виставляти фактури на звільнений продаж (art. 106b ust. 2). Він робить це тільки на вимогу покупця, заявлену протягом 3 місяців від кінця місяця поставки або оплати (art. 106b ust. 3 pkt 2).
В інтернет-магазині це виглядає так:
- Приватний клієнт зазвичай фактуру не просить. Якщо попросить, ви виставляєте її поза KSeF або добровільно в KSeF. Детальніше: фактура для клієнта з NIP і без NIP.
- Фірма просить фактуру, бо вона потрібна їй для витрат. Тоді фактура створюється в KSeF. Найпростіше збирати NIP ще в кошику: NIP у кошику магазину.
Обережно з «рахунком» (rachunek) замість фактури. У відповіді щодо бюджетних установ Міністерство зазначає, що звільнені від VAT операції на вимогу покупця документуються фактурою, а не рахунком, і така фактура потрапляє в KSeF (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 12). Якщо ви досі виставляли фірмам рахунки, перевірте з księgowa, чи це було правильно.
Чи вам взагалі належить звільнення
Перш ніж думати про KSeF, переконайтеся, що звільнення через оборот вам узагалі належить. Ліміт становить 240 000 zł продажу netto в попередньому і поточному році (art. 113 ust. 1). Звільнення не застосовують, зокрема, при продажу на відстані (договір укладено тільки дистанційно, наприклад в інтернет-магазині) косметики і засобів гігієни, комп'ютерів і електроніки, електроприладів та машин (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. f), а також при продажу автозапчастин і аксесуарів (lit. g). Магазин з таким асортиментом є активним платником VAT з першого злотого.
Фактура без VAT у KSeF: як позначити звільнення
Фактура на звільнений продаж має вказувати правову підставу звільнення (art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT). У структурі FA(3) для цього є три елементи:
| Що у фактурі | Поле у FA(3) | Приклад для звільнення через оборот |
|---|---|---|
| Ставка в позиції | P_12 = „zw” | звільнено |
| Сума звільненого продажу | P_13_7 | 2 500,00 |
| Позначка звільнення і підстава | P_19 = 1 та P_19A | art. 113 ust. 1 ustawy o VAT |
Замість P_19A можна вказати норму директиви 2006/112/WE (P_19B) або іншу правову підставу (P_19C). Джерело: схема FA(3), опублікована Міністерством фінансів.
В Aplikacja Podatnika KSeF у позиції ви обираєте ставку «zwolnione z opodatkowania», а в розділі «Adnotacje» позначаєте звільнену поставку і в полі «Podstawa zwolnienia od podatku» вказуєте норму (Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, розділ про виставлення фактури). Програма для фактур або застосунок магазину мають робити це самі на основі налаштувань фірми.
Штраф 18,7% за фактуру без VAT
За виставлення фактури поза KSeF, коли був обов'язок, начальник податкової може накласти штраф до 100% VAT з цієї фактури. У фактурі звільненого платника VAT немає, тому закон передбачає окремий варіант: до 18,7% загальної суми до сплати (art. 106ni ust. 1). Фактура на 2 000 zł, виставлена поза KSeF, означає ризик штрафу до 374 zł.
За чинним законом штрафи діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 з вересня 2026 р. переносить їх на 1 січня 2028 р., але станом на 19 жовтня 2026 р. це ще проєкт, і обов'язок KSeF він не змінює. Детальніше: штрафи KSeF.
Ryczałt не означає звільнення від VAT
Ryczałt від зареєстрованих доходів (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), шкала (skala podatkowa) чи лінійний податок (podatek liniowy) це форми податку на доходи. До VAT і KSeF вони стосунку не мають. JDG на ryczałt може бути активним платником VAT і тоді виставляє фактури для фірм у KSeF, як будь-який активний платник. JDG на ryczałt, яка водночас звільнена від VAT, діє за правилами з цієї статті. Детальніше: KSeF для JDG.
Звільнений від VAT як покупець
З 1 лютого 2026 р. фактури від постачальників, виставлені для вас у KSeF, ви отримуєте через KSeF, навіть якщо звільнені від VAT (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Доступ у вас є автоматично: фізична особа з NIP отримує в KSeF права власника (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2). Як ці фактури знаходити: отримання фактур у KSeF.
Обов'язок вказувати номер KSeF у призначенні переказу з 2027 р. стосується тільки платежів між активними платниками VAT (art. 108g ust. 1), тож звільненого як платника він не зачіпає.
Питання і відповіді
Я звільнений від VAT. Чи треба виставляти фактури в KSeF приватним клієнтам?
Ні. Фактури для приватних осіб можна виставляти в KSeF добровільно або як раніше, на папері чи в PDF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5).
Звільнений від VAT рахує ліміт 10 000 zł так само?
Так. Рахуєте суму brutto фактур, які ви мали б виставити в KSeF, тобто передусім фактур для фірм. У фактурі без VAT brutto дорівнює netto.
Яку підставу звільнення вписати у фактуру?
При звільненні через оборот зазвичай «art. 113 ust. 1 ustawy o VAT» (або ust. 9, якщо ви почали діяльність посеред року). При звільненні за видом діяльності (zwolnienie przedmiotowe) вписуєте конкретну норму, наприклад пункт art. 43 ust. 1. Якщо є сумніви, запитайте księgowa.
Що буде, якщо я перевищу 240 000 zł і стану активним платником VAT?
Зміняться ставки у фактурах і обов'язок виставляти фактури, але KSeF працює так само. Фактури для фірм і далі йдуть через KSeF, уже з VAT.
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10, 17, 22; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5; kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 12
- Etapy wdrożenia KSeF
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 2 i 3, art. 106e ust. 1 pkt 19, art. 106ni ust. 1, art. 108g, art. 113 ust. 1, 9 i 13, art. 145m
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (terminy wejścia w życie kar)
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: struktura logiczna FA(3) i broszura informacyjna, elementy P_12, P_13_7, P_19, P_19A-P_19C
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, sekcje „Pozycje” i „Adnotacje”
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.