KSeF для JDG: що зробити підприємцю у 2026-2027 роках
Коротко: одноосібна діяльність (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza) зобов'язана виставляти фактури для фірм у KSeF з 1 квітня 2026 р. До 31 грудня 2026 р. ці фактури ще можна виставляти поза системою, поки за місяць вони не перевищують 10 000 zł брутто. Увійти в KSeF можна одразу через Profil Zaufany, mObywatel, банк, e-dowód або кваліфікований підпис, жодних заяв в urząd skarbowy подавати не треба. З 1 січня 2027 р. KSeF обов'язковий для кожної JDG, яка виставляє фактури фірмам.
З якого числа JDG виставляє фактури в KSeF
Форма діяльності значення не має. Міністерство фінансів пише прямо: кожен платник, і активний платник VAT, і звільнений від VAT, якщо має обов'язок виставити фактуру, виставляє її в KSeF (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 10). Окремих правил для «ФОП у Польщі» немає, JDG підпадає під ті самі терміни, що й компанії.
| Дата | Що це означає для JDG |
|---|---|
| 1 лютого 2026 р. | Фактури від постачальників приходять до вас через KSeF. |
| 1 квітня 2026 р. | Обов'язок виставляти фактури в KSeF для JDG і малого та середнього бізнесу. |
| до 31 грудня 2026 р. | Можна виставляти фактури поза KSeF, якщо фактури, на які поширюється обов'язок, разом не перевищують 10 000 zł брутто за місяць (art. 145m ustawy o VAT). |
| 1 січня 2027 р. | Пільга закінчується: кожна фактура для фірми йде через KSeF. |
Усі дати разом із винятками зібрані в статті терміни KSeF.
Ліміт 10 000 zł на прикладі
Ліміт рахують за датою виставлення фактури. Якщо ви його перевищили, у KSeF виставляєте вже ту фактуру, яка перевищила 10 000 zł, і всі наступні, також у наступних місяцях (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 17).
Приклад: у листопаді ви виставляєте три фактури фірмам по 4 000 zł. Перші дві можуть бути поза KSeF. Третя дає разом 12 000 zł, тому вона і кожна наступна мають іти в KSeF.
До ліміту не входять фактури для приватних осіб, фактури з касового апарата і paragon z NIP до 450 zł (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 19 і 20). Чи рахувати netto чи brutto і як вести облік, пояснюємо в статті ліміт 10 000 zł у KSeF.
JDG на ryczałt або звільнена від VAT
Серед українських підприємців поширена думка, що ryczałt звільняє від KSeF. Це не так. Форма оподаткування доходу (ryczałt, загальна шкала, лінійний податок) на KSeF не впливає. Має значення VAT і те, чи виставляєте ви фактуру.
Якщо ви користуєтеся суб'єктним звільненням від VAT (zwolnienie podmiotowe, art. 113 ustawy o VAT), то загалом можете не виставляти фактур, якщо покупець про це не просить (art. 106b ust. 2 i 3). Але коли ви все ж виставляєте фактуру фірмі, робите це в KSeF за тими самими правилами і з тим самим лімітом у 2026 р. Фактури для приватних осіб у KSeF можна виставляти добровільно. Докладніше в статті KSeF без VAT.
Крок 1. Увійдіть у KSeF, без ZAW-FA
Підприємець на JDG має в KSeF так звані права власника (uprawnienia właścicielskie). Система автоматично прив'язує їх до вашого NIP, тож нічого заявляти і ні про що просити не треба (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 2 і 3). Форму ZAW-FA подають переважно компанії без кваліфікованої печатки.
Вхід в Aplikacja Podatnika KSeF на ap.ksef.mf.gov.pl:
- Оберіть вхід через login.gov.pl (Profil Zaufany, застосунок mObywatel, інтернет-банк або e-dowód) чи кваліфікованим сертифікатом.
- Вкажіть контекст: як ідентифікатор оберіть NIP і впишіть свій номер NIP.
- Підтвердьте особу обраним способом.
Важливо для іноземців: у посібнику MF зазначено, що вхід через іноземний eID з іншої країни ЄС не підтримується. Якщо ваш кваліфікований підпис не містить ні NIP, ні PESEL, його спершу треба заявити через ZAW-FA (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 4). Усі способи входу розібрані в статті як увійти в KSeF.
Крок 2. Оберіть, де виставлятимете фактури
| Інструмент | Для кого |
|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF (браузер) | Кілька фактур на місяць, керування правами доступу, сертифікатами і токенами. Безкоштовно. |
| Aplikacja Mobilna KSeF | Швидка фактура і перегляд фактур з телефона. Безкоштовно. |
| e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy | Фактури в KSeF і одразу облік VAT. Безкоштовно. |
| Програма для фактур або застосунок магазину, з'єднаний з KSeF 2.0 | Коли фактур багато або вони створюються автоматично із замовлень. |
Платна програма не обов'язкова (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 35).
Крок 3. Сертифікат або токен для програми
Якщо ви працюєте лише в безкоштовних застосунках MF, достатньо входу з кроку 1. Зовнішня програма зазвичай з'єднується з KSeF сертифікатом KSeF або токеном, які ви створюєте в Aplikacja Podatnika за кілька хвилин:
- сертифікат KSeF діє до 2 років, це два файли і пароль;
- токен KSeF є рядком символів із вибраними правами. Зараз він діє до відкликання, але MF анонсує зміни правил дії токенів.
Що обрати, пояснюємо в статтях сертифікат KSeF і токен KSeF.
Крок 4. Перша фактура
Перед першою справжньою фактурою можна потренуватися. MF дає тестову і передпродукційну (Demo) версії Aplikacja Podatnika. У Demo ви входите справжніми даними, але фактури не мають юридичних наслідків. У тестовій версії справжні дані фірми не вводьте (FAQ MF, категорія „Zagadnienia techniczne”, пит. 6 і 7).
У робочій версії оберіть у меню «Wystaw fakturę VAT». Скороченого режиму вистачає для звичайного продажу в Польщі, розширений режим має всі поля шаблону FA(3). Після надсилання фактура отримує номер KSeF, а в історії сесій можна завантажити UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Кожна фактура, надіслана в робочий KSeF, має юридичну силу.
Фактура в онлайн-режимі вважається виставленою в день надсилання до KSeF. Якщо надішлете її лише наступного дня, система вважатиме її фактурою в режимі offline24 (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 12).
Крок 5. Доступ для бухгалтера
Якщо облік веде бюро (biuro rachunkowe), дайте йому права в KSeF замість того, щоб передавати свої дані для входу чи сертифікат. Сертифікат, виданий на вас як фізичну особу, особистий, і бухгалтер не може ним користуватися (FAQ MF, категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 8). Покроково це описано в статті доступ до KSeF для бухгалтера.
JDG з інтернет-магазином
У магазину дві справи до 2027 р.:
- Дані для фактури в кошику. Клієнт-фірма має вписати NIP під час замовлення, а не надсилати його листом пізніше.
- Кінець paragon z NIP як фактури. До 31 грудня 2026 р. paragon z NIP до 450 zł є спрощеною фактурою і в KSeF не йде. З 2027 р. фактуру для фірми до продажу з каси треба виставляти в KSeF (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 2 і 3).
Якщо магазин працює на Shopify, оплачені замовлення з NIP може перетворювати на фактури в KSeF наш застосунок KSeF Faktury. Для кількох фактур на місяць вистачить і Aplikacja Podatnika.
А штрафи?
За чинним законом штрафи за фактуру, виставлену поза KSeF всупереч обов'язку (art. 106ni ustawy o VAT), діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 з вересня 2026 р. переносить їх на 1 січня 2028 р. і 16 жовтня 2026 р. потрапив до Ради міністрів, але це досі проєкт, і сам обов'язок KSeF він не змінює.
Питання і відповіді
Чи має JDG подавати ZAW-FA?
Ні. JDG має права власника, прив'язані до NIP, і входить одразу. ZAW-FA потрібна лише тоді, коли ви входите кваліфікованим підписом без NIP і PESEL.
Чи враховуються фактури для приватних осіб у ліміт 10 000 zł?
Ні. До ліміту входять лише фактури, які обов'язково виставляють у KSeF. Фактури для споживачів добровільні, тому не рахуються.
Чи повідомить KSeF, що мені прийшла фактура від постачальника?
Ні. KSeF не надсилає сповіщень. Вхідні фактури ви перевіряєте в Aplikacja Podatnika, мобільному застосунку або своїй програмі (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 38).
У мене JDG, і я не виставляю фактур, лише paragon. Чи треба щось робити?
Якщо ви продаєте тільки приватним особам на paragon, виставляти фактури в KSeF не мусите. Але варто хоча б раз увійти, бо фактури від ваших постачальників однаково надходять у KSeF.
Джерела
- Krok po kroku: jak uzyskać dostęp do KSeF, JDG i MŚP, Ministerstwo Finansów
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2, 3, 10, 17, 19, 20; kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2-4; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 12, 35, 38; kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 8; kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 6-7
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6 z sierpnia 2026 r., rozdz. 4.1 i 5.2
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b, 106ni, 113, 145m
- Komunikat MF z 16 września 2026 r. o przedłużeniu odroczenia kar (gov.pl)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym (legislacja.gov.pl)
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.