Доступ до KSeF для бухгалтера: uprawnienia для księgowej і бюро
Коротко: бухгалтерці (księgowa) або бухгалтерському бюро (biuro rachunkowe) ви надаєте права (uprawnienia) в Aplikacja Podatnika KSeF через меню „Nadaj uprawnienie”. Свій Profil Zaufany, сертифікат чи токен ви не передаєте. Для бухгалтерки як особи досить її NIP або PESEL, імені і прізвища, для бюро як фірми потрібні NIP і повна назва. Бюро можна дозволити передавати права далі, і тоді воно саме призначить працівників, які ведуть ваші фактури.
Які права можна надати
Права в KSeF окремі, тож ви даєте лише те, що бухгалтерці справді потрібно:
| Право | Що дозволяє |
|---|---|
| Виставлення фактур | виставляти фактури від вашого імені, зокрема в режимах offline |
| Перегляд фактур (доступ до фактур) | бачити і завантажувати всі ваші фактури: продажні і вхідні |
| Перегляд прав | бачити, хто які права має у вашому KSeF |
| Перегляд історії сесій | перевіряти надсилання і завантажувати UPO |
| Управління правами | надавати і відбирати права іншим від вашого імені |
Виставлення і доступ до фактур це два різні права, можна дати лише одне з них (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, розд. 3.1). Управління правами не ділиться на «лише надавати» і «лише відбирати».
Три моделі роботи з бюро
Посібник MF описує три варіанти:
- Бюро не має доступу до KSeF. Ви самі виставляєте і отримуєте фактури, а потім передаєте їх бюро, наприклад експортом із програми. Права не надаєте.
- Бюро лише завантажує фактури. Ви виставляєте фактури (самі або через програму магазину), а бюро отримує доступ до фактур і саме забирає продажі та закупівлі.
- Бюро виставляє фактури за вас. Надаєте йому виставлення фактур і доступ до фактур.
Для інтернет-магазину найчастіше підходить варіант 2: магазин виставляє фактури автоматично, а бюро бачить усе в KSeF. Якщо бюро ще й завантажує UPO, додайте перегляд історії сесій.
Кому надати право: особі чи бюро
| Бухгалтерка як особа | Бюро як фірма | |
|---|---|---|
| Що вписуєте | NIP або PESEL, ім'я, прізвище | NIP бюро і повну назву |
| Хто користується | лише ця людина | бюро і працівники, яких воно вкаже (якщо дасте право передавати далі) |
| Змінився працівник у бюро | надаєте права новій людині | бюро змінює це саме, ви нічого не робите |
| Тип права в застосунку | „Osobie fizycznej do pracy w KSeF” | „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur” |
MF підтверджує, що не треба надавати права кожному працівнику бюро окремо. Можна надати їх усьому бюро і позначити, що воно може їх делегувати (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 10).
Якщо людина входить кваліфікованим підписом без NIP і PESEL (наприклад, іноземець), форма додатково просить дату народження, дані документа і так званий відбиток сертифіката (64 символи). Це рідкісний випадок.
Крок за кроком: права для бухгалтерки
- Увійдіть в Aplikacja Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) у контексті NIP своєї фірми. Як це зробити, див. як увійти в KSeF.
- У меню оберіть „Nadaj uprawnienie”.
- У полі „Rodzaj uprawnienia” оберіть „Osobie fizycznej do pracy w KSeF”.
- У полі „Rodzaj podmiotu uprawnianego” оберіть особу, яка користується Profil Zaufany або сертифікатом з NIP чи PESEL.
- Оберіть ідентифікатор (NIP або PESEL), впишіть номер, потім ім'я і прізвище.
- У розділі „Zakres uprawnień” позначте, наприклад, виставлення і перегляд фактур.
- Натисніть „Nadaj uprawnienia”, а потім „Odśwież”, доки не з'явиться підтвердження.
Право, надане електронно, зазвичай діє одразу після обробки (FAQ MF, „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 16). Бухгалтерка входить своїм способом (Profil Zaufany, підпис, власний сертифікат або токен) і обирає контекст вашого NIP. Облікового запису в KSeF їй створювати не треба (там само, пит. 8).
Управління правами надають в окремому пункті меню, „Dodaj administratora”. Давайте його лише тій людині, яка має від вашого імені відкривати доступ іншим.
Крок за кроком: права для бюро
- У меню оберіть „Nadaj uprawnienie”.
- У полі „Rodzaj uprawnienia” оберіть „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.
- Впишіть NIP бюро і його повну назву.
- Позначте виставлення фактур або перегляд фактур. До кожного можна додати опцію „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”.
- Натисніть „Nadaj uprawnienia”.
Далі діє бюро. Воно входить у власному контексті (NIP бюро) і надає своїм працівникам право „Osobie fizycznej do pracy dla klienta” (з вашим NIP) або „Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów”. Працівник бюро отримує лише виставлення і перегляд фактур і не може передати їх далі.
Порядок не важливий: бюро може призначити працівника ще до того, як ви надасте права бюро. Право працівника стане активним, коли весь ланцюжок буде повним (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, розд. 3.3.1).
Бухгалтерка, яка веде кілька фірм, входить окремо в контексті кожного клієнта і в кожному має лише ті права, які дав саме цей клієнт. Свій сертифікат KSeF вона може використовувати для всіх клієнтів: сертифікат не прив'язаний до однієї фірми (FAQ MF, категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 10). Токен, навпаки, діє лише в одній фірмі. Детальніше в статтях сертифікат KSeF і токен KSeF.
Як відібрати права
- У меню оберіть „Zarządzaj uprawnieniami”.
- Позначте право у списку наданих прав (для бюро це список прав, наданих суб'єктам).
- Натисніть „Odbierz uprawnienie”, підтвердіть і натисніть „Odśwież”.
Якщо ви відберете права в бюро, усі його працівники втратять доступ до ваших фактур. Їхні права формально лишаються, але неактивні. Сертифікат бухгалтерки при цьому не втрачає чинності, він просто перестає працювати у вашому контексті (FAQ MF, „Certyfikaty KSeF”, пит. 10). Права власника JDG відібрати не можна.
Чому не можна просто дати свій сертифікат чи токен
Сертифікатом, виданим на фізичну особу, користується лише ця особа (FAQ MF, „Certyfikaty KSeF”, пит. 8). Токеном теж може користуватися лише той, хто його згенерував (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, розд. 2.4.4). До того ж ваш сертифікат працює з усіма вашими правами власника. Окремі права для бухгалтерки дозволяють дати лише потрібне і будь-коли закрити доступ.
Якщо ваша фірма це sp. z o.o. без кваліфікованої печатки, спершу треба подати ZAW-FA і вказати в ньому одну особу. Вона потім надає подальші права, зокрема бухгалтерці, вже електронно (FAQ MF, „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 5 і 21). JDG заяву ZAW-FA не подає, бо має права власника одразу. Детальніше в статті KSeF для sp. z o.o..
Що бухгалтер бачить у KSeF, а що треба передати
З правом перегляду фактур бюро саме завантажує ваші продажні і вхідні фактури від польських фірм, без листів і сканів. Але в KSeF є лише те, що туди потрапило. Окремо треба передавати:
- фактури від іноземних постачальників, наприклад абонемент Shopify чи реклама Meta і Google. MF прямо пише, що KSeF не служить для звітування про закупівлі в іноземних постачальників (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 11),
- фактури для споживачів, виставлені поза KSeF, бо для приватних осіб KSeF добровільний (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT),
- фактури, виставлені поза KSeF у межах ліміту 10 000 zł на місяць, яким можна користуватися до 31 грудня 2026 р. (art. 145m), див. ліміт 10 000 zł,
- звіти з каси і paragony, бо вони в KSeF не потрапляють.
Корисно щомісяця передавати бюро ще й зведення з магазину: номер замовлення, номер KSeF, суми netto, VAT і brutto, статус фактури. Так легше звірити замовлення, оплати і повернення. Декларацію з JPK_V7 подають до 25 числа наступного місяця (art. 99 ust. 1), тож дані бюро потрібні раніше. У застосунку KSeF Faktury для Shopify такий щомісячний експорт CSV або ZIP з XML і PDF робиться одним кліком. Як бюро завантажує вхідні фактури, читайте в статті як отримувати фактури в KSeF.
Питання і відповіді
Чи треба надавати права кожному працівнику бюро?
Ні. Надайте їх бюро як фірмі з правом передавати далі, і бюро саме призначить працівників.
Чи бачить бухгалтерка мої вхідні фактури?
Так. Доступ до фактур охоплює всі фактури платника: і ті, де ваша фірма продавець, і ті, де вона покупець.
Чи може бухгалтерка увійти моїм Profil Zaufany?
Не повинна. Кожна людина входить власним способом, а ви надаєте їй права у своєму контексті (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 18).
Хто відповідає за помилку у фактурі, яку виставило бюро?
Бюро виставляє фактуру від вашого імені, але податкова відповідальність лежить на вас. Відповідальність бюро визначає договір із ним.
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 5, 8, 10, 16, 21; категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 8 і 10; категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, пит. 11; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, пит. 18
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I (06.08.2026), розд. 1.2 (моделі співпраці з бюро), 2.4.4, 3.1, 3.2, 3.3.1
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, розд. 5.5
- Krok po kroku: Księgowi, MF
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 99 ust. 1, 106ga ust. 2 pkt 4, 145m
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.