Zwolniony z VAT a KSeF: czy i od kiedy musisz wystawiać e-faktury
W skrócie: zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Jeśli jako sprzedawca zwolniony z VAT wystawiasz fakturę innej firmie, robisz to w KSeF: do 31 grudnia 2026 r. możesz jeszcze korzystać z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie, a od 1 stycznia 2027 r. bez wyjątków. Zwolniony podatnik nadal nie musi wystawiać faktur z własnej inicjatywy, tylko na żądanie nabywcy.
KSeF a zwolniony z VAT: czy obowiązek Cię dotyczy
Częste pytanie małych sklepów brzmi: „jestem zwolniony z VAT, więc KSeF mnie nie dotyczy?”. Odpowiedź Ministerstwa Finansów jest jednoznaczna: forma prawna nie ma znaczenia i co do zasady każdy podatnik, czynny i zwolniony, który ma obowiązek wystawienia faktury, wystawia ją w KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). MF dodaje, że faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT na rzecz innych podatników trzeba wystawić w KSeF, jeśli nie obejmuje ich żadne wyłączenie (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 22).
Zwolnienie z VAT zmienia więc to, czy w ogóle musisz wystawić fakturę i czy jest na niej podatek. Nie zmienia tego, gdzie ta faktura powstaje.
| Sytuacja sprzedawcy zwolnionego z VAT | Czy faktura? | Czy w KSeF? |
|---|---|---|
| Sprzedaż konsumentowi, klient nie prosi o fakturę | Nie musisz wystawiać | Nie dotyczy |
| Konsument prosi o fakturę | Tak, na żądanie | Dobrowolnie, możesz też poza KSeF |
| Firma prosi o fakturę | Tak, na żądanie | Tak (w 2026 r. z limitem 10 000 zł) |
| Wystawiasz fakturę firmie z własnej woli | Tak | Tak |
Od kiedy zwolniony z VAT wystawia faktury w KSeF
Terminy są takie same jak dla czynnych podatników VAT:
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy wszystkich pozostałych podatników, w tym zwolnionych.
- Do 31 grudnia 2026 r. działa limit z art. 145m ustawy o VAT. Faktury możesz wystawiać poza KSeF, dopóki łączna wartość brutto faktur objętych obowiązkiem KSeF wystawionych w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Prawo to tracisz od faktury, którą przekroczyłeś limit, i nie odzyskujesz go w kolejnych miesiącach (art. 145m ust. 2; FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 17).
- Od 1 stycznia 2027 r. limit znika i każda faktura dla firmy idzie przez KSeF.
Wszystkie daty w jednej tabeli zebraliśmy w tekście KSeF od kiedy obowiązkowy.
Przykład: sklep zwolniony z VAT wystawia w listopadzie 2026 r. trzy faktury dla firm po 2 500 zł, razem 7 500 zł. Mieści się w limicie. Jeśli czwarta faktura na 3 000 zł podniesie sumę do 10 500 zł, to właśnie ta czwarta i wszystkie następne idą już przez KSeF. Do limitu nie wliczasz faktur dla konsumentów (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 22). Szczegóły liczenia opisujemy w artykule limit 10 000 zł w KSeF.
Kiedy sklep zwolniony z VAT w ogóle wystawia fakturę
Podatnik zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) nie musi wystawiać faktur dokumentujących zwolnioną sprzedaż (art. 106b ust. 2). Musi to zrobić dopiero na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy albo zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2).
W sklepie internetowym wygląda to tak:
- Klient prywatny zwykle nie prosi o fakturę. Jeśli poprosi, wystawiasz ją poza KSeF albo dobrowolnie w KSeF. Więcej w artykule faktura dla konsumenta a KSeF.
- Firma prosi o fakturę, bo potrzebuje jej do kosztów. Wtedy faktura powstaje w KSeF. Najprościej zbierać NIP już w koszyku, opisujemy to w artykule NIP w koszyku sklepu.
Uwaga na pokusę „rachunku” zamiast faktury. MF w odpowiedzi dotyczącej jednostek budżetowych wskazuje, że czynności zwolnione z VAT dokumentuje się na żądanie nabywcy fakturą, a nie rachunkiem, i taka faktura trafia do KSeF (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 12). Jeśli dotąd wystawiałeś firmom rachunki, sprawdź z księgową, czy to było prawidłowe.
Sklep internetowy a samo zwolnienie
Zanim zaczniesz rozważać KSeF, upewnij się, że zwolnienie podmiotowe w ogóle Ci przysługuje. Limit to 240 000 zł sprzedaży netto w poprzednim i bieżącym roku (art. 113 ust. 1). Zwolnienia nie stosuje się m.in. przy sprzedaży na odległość (umowa zawarta wyłącznie zdalnie, na przykład w sklepie internetowym) kosmetyków i preparatów toaletowych, komputerów i elektroniki, urządzeń elektrycznych oraz maszyn (art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. f), a także przy sprzedaży części i akcesoriów samochodowych (lit. g). Sklep z takim asortymentem jest czynnym podatnikiem VAT od pierwszej złotówki.
Faktura bez VAT w KSeF: jak oznaczyć zwolnienie
Faktura za sprzedaż zwolnioną musi wskazywać podstawę prawną zwolnienia (art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT). W strukturze FA(3) służą do tego trzy elementy:
| Co na fakturze | Pole w FA(3) | Przykład dla zwolnienia podmiotowego |
|---|---|---|
| Stawka przy pozycji | P_12 = „zw” | zwolnione |
| Suma sprzedaży zwolnionej | P_13_7 | 2 500,00 |
| Znacznik zwolnienia i podstawa | P_19 = 1 oraz P_19A | art. 113 ust. 1 ustawy o VAT |
Zamiast P_19A można wskazać przepis dyrektywy 2006/112/WE (P_19B) albo inną podstawę prawną (P_19C). Źródło: schemat FA(3) opublikowany przez MF.
W Aplikacji Podatnika KSeF przy pozycji wybierasz stawkę „zwolnione z opodatkowania”, a w sekcji „Adnotacje” zaznaczasz dostawę zwolnioną od podatku i w polu „Podstawa zwolnienia od podatku” wskazujesz przepis (Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, rozdz. o wystawianiu faktury). Program do faktur albo aplikacja sklepu powinny robić to same na podstawie ustawień firmy.
Kara 18,7% przy fakturze bez VAT
Za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT z tej faktury. Na fakturze zwolnionego podatnika nie ma VAT, dlatego ustawa przewiduje osobny wariant: do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ust. 1). Faktura na 2 000 zł wystawiona poza KSeF to ryzyko kary do 374 zł.
Według obecnej ustawy kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt UD477 z września 2026 r. przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale na 19 października 2026 r. to wciąż projekt i nie zmienia samego obowiązku KSeF. Aktualny stan śledzimy w artykule kary za KSeF.
Ryczałt to nie zwolnienie z VAT
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, skala podatkowa czy podatek liniowy to formy podatku dochodowego. Nie mają nic wspólnego z VAT ani z KSeF. Sklep na ryczałcie może być czynnym podatnikiem VAT i wtedy wystawia faktury dla firm w KSeF jak każdy inny czynny podatnik. Sklep na ryczałcie i jednocześnie zwolniony z VAT stosuje zasady z tego artykułu. O JDG piszemy szerzej w tekście KSeF w JDG.
Zwolniony z VAT jako nabywca
Od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe wystawione dla Ciebie w KSeF odbierasz przez KSeF, także gdy jesteś zwolniony (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Dostęp masz automatycznie: osoba fizyczna z NIP dostaje w KSeF uprawnienia właścicielskie (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2). Obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu od 2027 r. dotyczy natomiast tylko płatności między czynnymi podatnikami VAT (art. 108g ust. 1), więc zwolnionego jako płacącego nie obejmuje.
Najczęstsze pytania
Czy jako zwolniony z VAT muszę wystawiać faktury w KSeF dla klientów prywatnych?
Nie. Faktury dla konsumentów możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie albo jak dotąd, na papierze lub w PDF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5).
Czy zwolniony z VAT liczy limit 10 000 zł tak samo?
Tak. Liczysz wartość brutto faktur, które musiałbyś wystawić w KSeF, czyli przede wszystkim faktur dla firm. Na fakturze bez VAT brutto równa się netto.
Jaką podstawę zwolnienia wpisać na fakturze?
Przy zwolnieniu podmiotowym zwykle „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” (albo ust. 9, jeśli zaczynasz działalność w trakcie roku). Przy zwolnieniu przedmiotowym wpisujesz konkretny przepis, np. punkt art. 43 ust. 1. W razie wątpliwości zapytaj księgową.
Co, jeśli przekroczę 240 000 zł i stanę się czynnym podatnikiem VAT?
Zmieniają się stawki na fakturach i obowiązek wystawiania faktur dla firm, ale KSeF działa tak samo. Faktury dla firm nadal idą przez KSeF, już z VAT.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10, 17, 22; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5; kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 2; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 12
- Etapy wdrożenia KSeF
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 2 i 3, art. 106e ust. 1 pkt 19, art. 106ni ust. 1, art. 108g, art. 113 ust. 1, 9 i 13, art. 145m
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (terminy wejścia w życie kar)
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: struktura logiczna FA(3) i broszura informacyjna, elementy P_12, P_13_7, P_19, P_19A-P_19C
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, sekcje „Pozycje” i „Adnotacje”
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym
Stan prawny na 19 października 2026 r.