Faktura dla konsumenta w KSeF: co robi sklep internetowy
W skrócie: faktury dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności (konsumenta), nie musisz wystawiać w KSeF, ani w 2026 r., ani po 2027 r. (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Możesz to zrobić dobrowolnie, ale wtedy przekazujesz klientowi fakturę w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z kodem QR. Faktury konsumenckie nie wliczają się do limitu 10 000 zł, który do końca 2026 r. pozwala zostać poza KSeF.
Faktura dla osoby fizycznej w KSeF: co mówi przepis
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Ten sam artykuł w ust. 2 pkt 4 wyłącza z obowiązku faktury „na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej”. Dla takich faktur ustawa mówi:
- wystawiasz fakturę elektroniczną (na przykład PDF) albo papierową (ust. 3),
- możesz też wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF (ust. 4).
Ministerstwo Finansów potwierdza: wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne, zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5). To wyłączenie nie ma daty końcowej, więc 1 stycznia 2027 r. nic tu się nie zmienia.
Kiedy sklep w ogóle wystawia fakturę konsumentowi
Sprzedaż osobom prywatnym dokumentujesz zwykle paragonem. Fakturę dla konsumenta wystawiasz wtedy, gdy klient o nią poprosi, jeśli zgłosi żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostał towar albo zapłacił (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).
Termin na wystawienie (art. 106i ust. 6):
- żądanie do końca miesiąca sprzedaży: na zwykłych zasadach, najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca,
- żądanie później: najpóźniej 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.
Przykład: klient kupił buty 20 listopada i 10 lutego prosi o fakturę. Mieści się w 3 miesiącach od końca listopada, więc wystawiasz fakturę najpóźniej 25 lutego.
Dwie drogi: poza KSeF albo w KSeF
| Poza KSeF | W KSeF (dobrowolnie) | |
|---|---|---|
| Forma | PDF albo papier, jak dotąd | Plik XML FA(3) z numerem KSeF |
| Jak klient ją dostaje | Mailem, w paczce, do pobrania | W uzgodniony sposób, na przykład PDF z kodem QR |
| Kod QR | Nie jest potrzebny | Obowiązkowy, gdy fakturę przekazujesz poza KSeF |
| Archiwum | Twoje | Dodatkowo KSeF przechowuje fakturę przez 10 lat |
| Do limitu 10 000 zł | Nie wlicza się | Nie wlicza się |
Jeśli wystawiasz w KSeF
Konsument nie ma NIP i nie zaloguje się do KSeF, żeby pobrać fakturę. Dlatego ustawa każe udostępnić mu ją w sposób z nim uzgodniony (art. 106gb ust. 4 pkt 6). Jeśli przekazujesz fakturę poza KSeF, na przykład jako PDF, musisz oznaczyć ją kodem QR, który pozwala ją znaleźć i zweryfikować w KSeF (art. 106gb ust. 5). MF opisuje to tak: fakturę przekazujesz w postaci wydruku albo pliku PDF wysłanego mailem, z kodem QR z numerem KSeF (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 60; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 34).
Na fakturze są imię, nazwisko i adres klienta, a w KSeF faktura zostaje przez 10 lat. To normalne dane do faktury, ale jeśli wysyłasz faktury konsumenckie do KSeF, warto wspomnieć o tym w polityce prywatności sklepu.
Jeśli wystawiasz poza KSeF
Wszystko zostaje jak przed KSeF: PDF z programu do faktur albo papier. MF pisze, że w takim przypadku „konsument otrzyma więc fakturę w dotychczasowy sposób” (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 60).
Faktury konsumenckie a limit 10 000 zł
Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli faktury objęte obowiązkiem nie przekroczą w miesiącu 10 000 zł brutto (art. 145m ustawy o VAT). Faktur dla konsumentów do tego limitu nie wliczasz, bo nie są objęte obowiązkowym KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 19). Nie wliczasz też sprzedaży udokumentowanej samym paragonem (pytanie 18).
Przykład: w grudniu sklep wystawia 6 000 zł faktur dla firm i 9 000 zł faktur dla osób prywatnych. Do limitu liczy się tylko 6 000 zł, więc faktury dla firm mogą jeszcze być poza KSeF. Więcej przykładów w artykule o limicie 10 000 zł.
Kiedy kupujący to już firma
Granica nie zależy od tego, czy kupujący jest osobą fizyczną, tylko czy kupuje jako przedsiębiorca:
| Kupujący | Faktura w KSeF |
|---|---|
| Osoba prywatna bez działalności | Dobrowolnie |
| Właściciel JDG, który kupuje prywatnie (na przykład prezent) | Dobrowolnie (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 8) |
| Właściciel JDG, który kupuje na firmę i podaje NIP | Obowiązkowo (z limitem 10 000 zł do końca 2026 r.) |
| Firma bez polskiego NIP, np. zagraniczna | W KSeF, ale fakturę przekazujesz w uzgodniony sposób z kodem QR (art. 106gb ust. 4) |
W praktyce o wszystkim decyduje to, co klient zaznaczy w koszyku. Jeśli osoba prywatna wpisze przez pomyłkę cudzy NIP, faktura trafi do obcej firmy w KSeF. Co wtedy zrobić, opisujemy w artykule o błędnym NIP.
Co polecamy sklepowi
- Zapytaj w koszyku: firma czy osoba prywatna. Pole „Chcę fakturę na firmę” z NIP oddziela oba przypadki. NIP warto sprawdzić od razu, na przykład naszym narzędziem do sprawdzania NIP. Szczegóły w artykule o NIP w koszyku.
- Faktury dla firm wysyłaj do KSeF automatycznie. To one są obowiązkowe.
- Faktury dla konsumentów wystawiaj na żądanie, w najprostszy sposób, jaki masz: PDF z programu albo dobrowolnie w KSeF.
- Trzymaj jedną numerację. KSeF nie reguluje numerowania faktur, a ustawa wymaga ciągłości. MF wskazuje, że numeracja faktur dla firm (w KSeF) i dla konsumentów (poza KSeF) powinna pozostać jednolita (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 65).
Nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify wystawia dziś faktury w KSeF tylko dla zamówień z NIP. Zamówienia osób prywatnych pomija, więc faktury konsumenckie wystawiasz tak jak dotąd.
Pytania i odpowiedzi
Czy od 2027 r. faktury dla konsumentów też trafią do KSeF?
Nie. Wyłączenie w art. 106ga ust. 2 pkt 4 nie ma terminu końcowego. Od 2027 r. zmienia się co innego: faktury z kasy i paragony z NIP dla firm. Opisujemy to w artykule o fakturze do paragonu od 2027.
Czy konsument zobaczy fakturę w KSeF?
Nie zaloguje się, bo nie ma NIP. Jeśli faktura jest w KSeF, kod QR na PDF pozwala ją sprawdzić, a po podaniu dodatkowych danych pobrać z systemu.
Czy mogę wysłać konsumentowi fakturę z KSeF bez kodu QR?
Nie. Jeśli faktura ustrukturyzowana trafia do klienta poza KSeF, musi mieć kod QR (art. 106gb ust. 5).
Konsument prosi o fakturę po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca zakupu. Muszę ją wystawić?
Nie musisz, bo minął termin z art. 106b ust. 3. Jeśli chcesz ją wystawić z grzeczności, uzgodnij to najpierw z księgową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 3, 106ga ust. 2-4, 106gb ust. 4-6, 106i ust. 6, 145m
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5, 8, 34; kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 18-19; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 60 i 65
- Konsumenci i osoby fizyczne: najczęściej zadawane pytania, MF
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania, MF, pytanie 11
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO)
Stan prawny na 19 października 2026 r.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.