Faktura do paragonu w KSeF od 2027: nowe zasady dla sklepów
W skrócie: do 31 grudnia 2026 r. faktury do paragonów i paragony z NIP do 450 zł mogą jeszcze powstawać poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. fakturę do paragonu dla firmy wystawiasz w KSeF, a paragon z NIP nie zastąpi już faktury. Bez zmian zostaje zasada, że fakturę dla firmy do sprzedaży z kasy wystawisz tylko wtedy, gdy NIP jest na paragonie.
Co obowiązuje do 31 grudnia 2026 r.
Ustawa o VAT ma na 2026 r. przepis przejściowy dla sprzedaży z kas rejestrujących (art. 145n). Do końca roku podatnicy objęci KSeF mogą wystawiać:
- faktury do sprzedaży z kasy w postaci papierowej lub elektronicznej, poza KSeF,
- paragony fiskalne z NIP nabywcy do 450 zł brutto (albo 100 euro), uznane za faktury uproszczone.
MF potwierdza to w FAQ: paragony z NIP do 450 zł są uznawane za fakturę uproszczoną i wyłączone z KSeF do 31 grudnia 2026 r. (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2). Takie faktury i paragony nie wliczają się też do limitu 10 000 zł (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 20 i 22).
Faktura do paragonu w KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Przepis przejściowy wygasa i wraca zasada ogólna: fakturę dla firmy wystawia się w KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). MF mówi to wprost:
Od 2027 r., jeśli do transakcji zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej online będzie wystawiana faktura, to będzie musiała ona zostać wystawiona w KSeF, jeśli dotyczy sprzedaży na rzecz podatnika. (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3)
W innym miejscu FAQ MF dodaje, że po 2026 r. „wszystkie faktury będą wystawiane przy użyciu KSeF” (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 66). Chodzi o faktury, które z mocy ustawy muszą być ustrukturyzowane, czyli dla firm. Ten sam dzień jest końcem zwolnienia 10 000 zł, więc od 2027 r. obowiązek obejmuje także najmniejsze sklepy. Pełną listę zmian zebraliśmy w artykule KSeF od 2027.
| Sytuacja | Do 31.12.2026 | Od 1.01.2027 |
|---|---|---|
| Faktura dla firmy do paragonu | Może być poza KSeF | Tylko w KSeF |
| Paragon z NIP do 450 zł | Może zastąpić fakturę | Nie zastępuje faktury; firma potrzebuje faktury z KSeF |
| Faktura dla konsumenta do paragonu | Poza KSeF lub dobrowolnie w KSeF | Bez zmian: poza KSeF lub dobrowolnie w KSeF |
| NIP na paragonie jako warunek faktury dla firmy | Tak | Tak |
| Numer paragonu i numer kasy w dokumentacji faktury | Nie wymagane (art. 145n ust. 3) | Wymagane (art. 106h ust. 1) |
Co się nie zmienia: NIP musi być na paragonie
Art. 106b ust. 5 ustawy o VAT obowiązuje dalej: jeśli sprzedaż była zaewidencjonowana na kasie i potwierdzona paragonem, fakturę dla firmy wystawisz wyłącznie wtedy, gdy na paragonie jest jej NIP. Kara za złamanie tej zasady jest wysoka: dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% VAT z takiej faktury (art. 106b ust. 6).
W praktyce: klient, który dostał paragon bez NIP i wraca po fakturę na firmę, nie powinien jej dostać. KSeF tu niczego nie zmienia, zmienia tylko miejsce, w którym faktura powstaje.
Od 2027 r. wraca też obowiązek z art. 106h ust. 1: przy fakturze do sprzedaży z kasy zachowujesz w dokumentacji numer dokumentu i numer unikatowy kasy z paragonu albo sam paragon papierowy. W 2026 r. ten przepis był wyłączony.
Termin wystawienia faktury do paragonu
- Dla firmy: sprzedaż na rzecz innego podatnika dokumentuje się fakturą z obowiązku (art. 106b ust. 1 pkt 1), co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (art. 106i ust. 1).
- Dla konsumenta: fakturę wystawiasz na żądanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży (art. 106b ust. 3). Jeśli żądanie przyszło w miesiącu sprzedaży, obowiązują terminy ogólne, a jeśli później, masz 15 dni od żądania (art. 106i ust. 6).
Faktura dla konsumenta, także do paragonu, może trafić do KSeF dobrowolnie (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 25). Więcej w artykule Faktura dla konsumenta a KSeF.
Sklep internetowy a kasa fiskalna
Wiele sklepów internetowych nie ma kasy, bo korzysta ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej. Rozporządzenie MF z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902, załącznik, poz. 41) zwalnia dostawę towarów wysyłanych pocztą lub kurierem, jeśli całą zapłatę sklep dostaje przez bank, pocztę lub SKOK, a z ewidencji i dowodów zapłaty wynika, czego dotyczyła i kto zapłacił (z adresem). Zwolnienie działa najpóźniej do 31 grudnia 2027 r. i nie obejmuje niektórych towarów wymienionych w § 4. Czy Twoje płatności (karta, BLIK, pobranie) spełniają te warunki, ustal z księgową.
Od tego, czy masz kasę, zależy cała reszta:
- Sklep bez kasy (zwolniony). Nie ma paragonu, więc nie ma faktury do paragonu. Firma, która podała NIP, dostaje zwykłą fakturę w KSeF.
- Sklep z kasą, NIP znany przed zakupem. Obowiązek ewidencji na kasie dotyczy sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1). Jeśli firma podała NIP w koszyku, sprzedaż dokumentujesz od razu fakturą w KSeF. Zapytaj księgową, jak to ułożyć w Twoim systemie, żeby ta sama sprzedaż nie trafiła i na paragon, i na fakturę jako dwie osobne.
- Sklep z kasą, NIP podany po zakupie. Jeśli paragon ma NIP, wystawiasz fakturę do paragonu w KSeF. Jeśli nie ma, faktury dla firmy nie wystawisz.
- Sklep internetowy z punktem odbioru lub sklepem stacjonarnym. Kasjer musi zapytać o NIP przed wydrukiem paragonu. To najczęstsze źródło problemów, bo klient przypomina sobie o fakturze po zapłacie.
Wniosek dla każdego wariantu jest ten sam: pytaj o NIP przed płatnością. Jak to zrobić w koszyku, opisujemy w artykule NIP w koszyku sklepu.
Shopify i sprzedaż stacjonarna
Jeśli sprzedajesz przez Shopify i część zamówień obsługujesz stacjonarnie, rozdziel dwa strumienie. Zamówienia z internetu z NIP podanym w koszyku mogą od razu dostać fakturę w KSeF. Sprzedaż przy ladzie, nabijana na kasę fiskalną, wymaga NIP na paragonie i faktury do paragonu.
Nasza aplikacja KSeF Faktury obsługuje dziś pierwszy strumień: wystawia fakturę FA(3) w KSeF dla opłaconych zamówień, w których kupujący podał NIP w koszyku. Nie ma osobnego pola NIP w Shopify POS i nie łączy się z kasą fiskalną, więc faktury do paragonów ze sprzedaży stacjonarnej wystawiasz innym narzędziem, na przykład w programie do faktur albo w bezpłatnych narzędziach MF (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 35). Szczegóły: jak działa aplikacja.
FAQ
Czy od 2027 r. paragon z NIP do 450 zł jest jeszcze fakturą?
Według MF paragony z NIP uznawane za fakturę uproszczoną działają poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Od 2027 r. firma, która potrzebuje faktury, dostaje ją w KSeF.
Czy nadal muszę drukować NIP na paragonie?
Tak, jeśli klient chce potem faktury na firmę do tej sprzedaży. Bez NIP na paragonie faktury dla firmy nie wystawisz (art. 106b ust. 5).
Czy fakturę do paragonu dla osoby prywatnej też wysyłam do KSeF?
Nie musisz. Faktura dla konsumenta może trafić do KSeF dobrowolnie albo powstać jak dotąd, na papierze lub w PDF.
Co, jeśli klient chce faktury na firmę, a paragon nie ma NIP?
Faktury dla firmy nie wystawisz. Od 2027 r. zasada jest ta sama, zmienia się tylko to, że faktura z NIP powstaje w KSeF.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2, 3, 20, 22; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 35; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 25, 48, 56, 66
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 1, 3, 5 i 6, art. 106ga, art. 106h ust. 1, art. 106i ust. 1 i 6, art. 111 ust. 1, art. 145n
- Rozporządzenie MF z 17.12.2024 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902, zmienione Dz.U. 2026 poz. 420
- Etapy wdrożenia KSeF
Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.