Paragon fiskalny a KSeF: co idzie do systemu, a co nie
W skrócie: paragon fiskalny nie trafia do KSeF i to się nie zmieni. Do KSeF trafiają faktury: obowiązkowo te dla firm, dobrowolnie te dla konsumentów. Od 1 stycznia 2027 r. kasa nie wystawi już faktury, a paragon z NIP do 450 zł przestaje zastępować fakturę, więc firma, która kupuje w sklepie z kasą, dostanie fakturę z KSeF.
Paragon fiskalny a KSeF: krótka odpowiedź
Paragon i faktura to dwa różne dokumenty z dwóch różnych systemów:
- Paragon fiskalny drukuje (albo wysyła elektronicznie) kasa rejestrująca. Kasa online przesyła dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (art. 111a ustawy o VAT). KSeF nie ma z tym nic wspólnego.
- Faktura ustrukturyzowana powstaje w KSeF. Obowiązek dotyczy faktur dla firm (art. 106ga ustawy o VAT), a faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 2 pkt 4; FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3).
Jeśli więc gdzieś przeczytasz, że „każda sprzedaż musi kończyć się dokumentem w KSeF” albo że „paragon trafi do KSeF”, to nieprawda. Sprzedaż dla konsumenta udokumentowana samym paragonem nie przechodzi przez KSeF ani dziś, ani w 2027 r.
Mapa dokumentów sklepu
| Dokument | Gdzie powstaje | KSeF do 31.12.2026 | KSeF od 1.01.2027 |
|---|---|---|---|
| Paragon fiskalny | Kasa rejestrująca | Nie | Nie |
| Paragon z NIP do 450 zł (faktura uproszczona) | Kasa rejestrująca | Nie, uznawany za fakturę | Nie zastępuje już faktury |
| Faktura wystawiona na kasie | Kasa rejestrująca | Dozwolona poza KSeF | Kasa nie wystawia faktur |
| Faktura dla firmy do paragonu | Program do faktur lub KSeF | Może być poza KSeF | Tylko w KSeF |
| Faktura dla firmy bez kasy (np. sklep zwolniony z kasy) | KSeF | Tak, z wyjątkiem limitu 10 000 zł | Tak |
| Faktura dla konsumenta | Dowolnie | Dobrowolnie | Dobrowolnie |
Źródła: art. 145n ustawy o VAT (przepis przejściowy na 2026 r.), art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2027 r., Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, tabela etapów wdrożenia; FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2 i 3.
Co zmienia 1 stycznia 2027 r.
W 2026 r. działa wyjątek dla kas. Podatnicy objęci KSeF mogą do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony z NIP uznane za faktury uproszczone, poza KSeF (art. 145n ust. 1 ustawy o VAT; FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 48 i 56). Te dokumenty nie wliczają się do limitu 10 000 zł.
Od 1 stycznia 2027 r. zmieniają się dwie rzeczy:
- Kasa przestaje wystawiać faktury. Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT w nowym brzmieniu każe wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży. Dotychczasowe „paragon fiskalny lub fakturę” znika. MF w podręczniku wprost pisze o braku możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas od 2027 r.
- Paragon z NIP do 450 zł nie jest już fakturą uproszczoną. Firma, która potrzebuje faktury, dostaje ją w KSeF. Szczegóły w artykule paragon z NIP od 2027.
MF podsumowuje to tak: od 2027 r. faktura do transakcji zaewidencjonowanej na kasie online musi zostać wystawiona w KSeF, jeśli dotyczy sprzedaży na rzecz podatnika (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3). Jak wystawić taką fakturę, opisujemy w artykule faktura do paragonu w KSeF od 2027.
Bez zmian zostaje zasada z art. 106b ust. 5: fakturę dla firmy do sprzedaży z kasy wystawisz tylko wtedy, gdy na paragonie jest NIP nabywcy. Za fakturę wystawioną z naruszeniem tej zasady grozi dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% VAT z tej faktury (art. 106b ust. 6).
Oznaczenie FP: sprzedaż nie liczy się dwa razy
Sprzedaż nabita na kasę jest już w raporcie dobowym. Jeśli potem wystawiasz do niej fakturę, VAT nie może pojawić się drugi raz. Dlatego taką fakturę ujmuje się w ewidencji w okresie jej wystawienia, ale nie zwiększa ona sprzedaży ani podatku należnego (art. 109 ust. 3d ustawy o VAT). W JPK_V7 dostaje oznaczenie „FP” (§ 10 ust. 5 pkt 3 rozporządzenia w sprawie JPK_V7, Dz.U. 2019 poz. 1988).
Od 2027 r. ta faktura powstaje w KSeF, więc w JPK pojawi się też jej numer KSeF. Dla kupującego firmy w 2026 r. faktury z kasy i paragony z NIP mają w ewidencji zakupów oznaczenie „BFK” (MF, „JPK_VAT z deklaracją: stosowanie znaczników”, wersja 1.1). Jak ułożyć to w Twoim programie, ustal z księgową.
E-paragon i kasa online to osobny świat
Paragon może mieć postać elektroniczną, ale tylko za zgodą nabywcy. Sprzedawca przesyła go w uzgodniony sposób, także przez system Szefa KAS, bez podawania danych osobowych kupującego (art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT). E-paragon to wciąż paragon: nie jest fakturą i nie idzie do KSeF. Kasa online łączy się z Centralnym Repozytorium Kas, a nie z KSeF.
Czy sklep internetowy w ogóle musi mieć kasę, zależy od zwolnień z kas, na przykład dla sprzedaży wysyłkowej opłaconej w całości przez bank. Omawiamy je w artykule o fakturze do paragonu. Warunki ustal z księgową, bo zależą od formy płatności i rodzaju towaru.
Tabela decyzyjna dla sklepu
| Kto kupuje | Co dostaje od 1.01.2027 | KSeF |
|---|---|---|
| Konsument | Paragon (jeśli sklep ma obowiązek kasy). Fakturę na żądanie | Paragon nie. Faktura dobrowolnie |
| Firma, która podała NIP przed zakupem | Faktura | Tak, obowiązkowo |
| Firma z NIP na paragonie, faktura po zakupie | Faktura do paragonu | Tak, obowiązkowo |
| Firma bez NIP na paragonie | Faktury dla firmy nie wystawisz (art. 106b ust. 5) | Nie dotyczy |
Wniosek dla każdego sklepu z kasą: pytaj o NIP przed płatnością. Jak dodać takie pole w koszyku, opisujemy w artykule NIP w koszyku sklepu. O fakturach dla osób prywatnych piszemy w artykule faktura dla konsumenta a KSeF.
Jak to wygląda w Shopify i Shopify POS
Shopify ani Shopify POS same w sobie nie są kasą rejestrującą. Sklep, który musi ewidencjonować sprzedaż na kasie, używa osobnej kasy fiskalnej albo drukarki fiskalnej podłączonej przez dodatkowe oprogramowanie. Paragon zostaje więc poza Shopify i poza KSeF.
Nasza aplikacja KSeF Faktury zajmuje się tylko fakturami dla firm z zamówień online: gdy kupujący poda NIP w koszyku i opłaci zamówienie, aplikacja wystawia fakturę FA(3) w KSeF. Zamówienia bez NIP pomija, bo tam zostaje paragon. Nie obsługuje Shopify POS, nie łączy się z kasą fiskalną i nie wystawia faktur do paragonów. Sprzedaż przy ladzie dokumentujesz więc jak dotąd: paragonem z kasy, a od 2027 r. fakturą do paragonu z NIP w KSeF, wystawioną w programie do faktur albo w Aplikacji Podatnika KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy paragon fiskalny trzeba wysłać do KSeF?
Nie. KSeF przyjmuje faktury, nie paragony. Dane z paragonów trafiają z kasy online do Centralnego Repozytorium Kas.
Czy paragon imienny trafia do KSeF?
Nie. Paragon z imieniem i nazwiskiem albo z NIP pozostaje paragonem. Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest uznawany za fakturę uproszczoną, ale i tak działa poza KSeF.
Czy e-paragon trafia do KSeF?
Nie. Paragon w postaci elektronicznej, wydany za zgodą kupującego, nadal jest paragonem z kasy (art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT). Do KSeF trafiają tylko faktury.
Czy Shopify POS wysyła paragony albo faktury do KSeF?
Sam Shopify POS nie jest kasą rejestrującą i nie łączy się z KSeF. Paragon wystawia kasa albo drukarka fiskalna, a fakturę do KSeF wysyła program do faktur lub aplikacja, która to obsługuje. Co zmienia się dla paragonów z NIP, opisujemy w artykule paragon z NIP od 2027.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 5 i 6, art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 106ga, art. 109 ust. 3d, art. 111 ust. 1 i 3a (z odnośnikiem o brzmieniu od 1.01.2027), art. 111a, art. 145n
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2 i 3; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 48, 56, 66
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I (06.08.2026), harmonogram wdrożenia
- JPK_VAT z deklaracją: stosowanie znaczników, wersja 1.1, MF
- Rozporządzenie MF z 15.10.2019 w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji, Dz.U. 2019 poz. 1988, § 10 ust. 5
- Ustawa z 5.08.2025 o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203
Stan prawny na 19 października 2026 r.