Фактура для клієнта з NIP і без NIP: що йде в KSeF, а що ні
Коротко: фірмі з польським NIP ви виставляєте фактуру завжди і робите це в KSeF (до кінця 2026 р. з пільгою до 10 000 zł на місяць). Приватному клієнту без підприємницької діяльності фактуру виставляєте лише на його вимогу, і в KSeF її відправляти не обов'язково ні зараз, ні після 2027 р. (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Якщо все ж відправляєте її в KSeF, клієнт отримує PDF з QR-кодом. Фактури для приватних осіб не враховуються в ліміт 10 000 zł.
Хто купує, той і визначає правила
| Покупець | Чи треба виставити фактуру | Чи в KSeF |
|---|---|---|
| Фірма з польським NIP, зокрема JDG, яка купує на фірму | Так, обов'язково (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT) | Так; до 31.12.2026 з лімітом 10 000 zł (art. 145m) |
| Споживач (konsument), який не просить фактуру | Ні; продаж оформлюєте чеком (paragon), якщо маєте касу | Не стосується |
| Споживач, який просить фактуру | Так, якщо попросив протягом 3 місяців від кінця місяця доставки або оплати (art. 106b ust. 3) | Не обов'язково, можна добровільно |
| Власник JDG, який купує приватно, наприклад подарунок | Як споживач | Добровільно (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 8) |
| Іноземна фірма без польського NIP | Так, за правилами конкретної операції | Так, а фактуру передаєте узгодженим способом з QR-кодом (art. 106gb ust. 4) |
Вирішує мета покупки: для бізнесу чи для себе. Власник JDG теж фізична особа, але якщо він купує на фірму і вказує NIP, фактура йде в KSeF обов'язково. Що змінюється для самих JDG, описано в статті KSeF для JDG.
Фактура для приватної особи: що каже закон
Обов'язок виставляти фактури в KSeF випливає з art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Та сама стаття в ust. 2 pkt 4 виключає з обов'язку фактури для покупця, який є фізичною особою без підприємницької діяльності. Для таких фактур закон каже:
- ви виставляєте електронну фактуру (наприклад, PDF) або паперову (ust. 3),
- або можете виставити структуровану фактуру (faktura ustrukturyzowana) в KSeF (ust. 4).
Міністерство фінансів підтверджує, що виставлення фактур для споживачів у KSeF добровільне (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5). Цей виняток не має кінцевої дати, тож 1 січня 2027 р. тут нічого не зміниться.
Коли магазин виставляє фактуру споживачу
Продаж приватним особам зазвичай оформлюють чеком. Фактуру для споживача ви виставляєте, коли клієнт про неї просить, якщо він попросив протягом 3 місяців від кінця місяця, в якому отримав товар або заплатив (art. 106b ust. 3).
Строк виставлення (art. 106i ust. 6):
- вимога до кінця місяця продажу: на звичайних умовах, не пізніше 15-го числа наступного місяця,
- вимога пізніше: не пізніше 15-го дня від дня вимоги.
Приклад для покупки з доставкою 5 грудня 2026 р.:
| Вимога клієнта | Чи мусите виставити | До якої дати |
|---|---|---|
| 20 грудня 2026 р. | так | 15 січня 2027 р. |
| 2 березня 2027 р. | так, вкладається в 3 місяці від кінця грудня | 17 березня 2027 р. |
| 2 квітня 2027 р. | ні, строк минув 31 березня | обов'язку немає |
Якщо хочете виставити фактуру після строку з ввічливості, спершу узгодьте це з бухгалтеркою (księgowa).
Два шляхи: поза KSeF або в KSeF
| Поза KSeF | У KSeF (добровільно) | |
|---|---|---|
| Форма | PDF або папір, як і раніше | XML-файл FA(3) з номером KSeF |
| Як клієнт її отримує | Е-мейлом, у посилці, для завантаження | Узгодженим способом, наприклад PDF з QR-кодом |
| QR-код | Не потрібен | Обов'язковий, коли передаєте фактуру поза KSeF |
| Архів | Ваш | Додатково KSeF зберігає фактуру 10 років |
| Ліміт 10 000 zł | Не враховується | Не враховується |
Споживач не має NIP і не може увійти в KSeF, щоб забрати фактуру. Тому закон вимагає надати її у спосіб, узгоджений з ним (art. 106gb ust. 4 pkt 6). Якщо передаєте фактуру поза KSeF, наприклад PDF, на ній має бути QR-код, за яким її можна знайти і перевірити в KSeF (art. 106gb ust. 5; FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 34). Як виглядає такий код і що бачить клієнт після сканування, пояснюємо в статті номер KSeF, UPO і QR-код.
На фактурі є ім'я, прізвище й адреса клієнта, і в KSeF вона лежить 10 років. Це звичайні дані для фактури, але якщо відправляєте фактури споживачів у KSeF, варто згадати про це в політиці конфіденційності магазину.
Якщо ж виставляєте поза KSeF, усе залишається як було: PDF з програми або папір. MF пише, що в такому разі споживач отримає фактуру у звичний спосіб (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 60).
Фактури для споживачів і ліміт 10 000 zł
До 31 грудня 2026 р. можна виставляти фактури поза KSeF, якщо фактури, які підпадають під обов'язок, за місяць не перевищують 10 000 zł brutto (art. 145m ustawy o VAT). Фактури для споживачів у цей ліміт не рахуються, бо на них обов'язок KSeF не поширюється (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 19). Не рахується й продаж, оформлений лише чеком (питання 18).
Приклад: у грудні магазин виставив фактур для фірм на 6 000 zł і для приватних осіб на 9 000 zł. У ліміт іде тільки 6 000 zł, тож фактури для фірм ще можуть бути поза KSeF. Більше прикладів у статті ліміт 10 000 zł у KSeF.
Фірма просить фактуру вже після покупки
Клієнт заплатив як приватна особа, а через тиждень пише: «прошу фактуру на фірму, NIP...». Відповідь залежить від того, чи був продаж проведений через касовий апарат.
| Як оформлено продаж | Фактура для фірми |
|---|---|
| Чек з каси без NIP | Виставити не можна (art. 106b ust. 5); за таку фактуру загрожує додаткове зобов'язання 100% VAT з фактури (ust. 6) |
| Чек з каси з NIP фірми | Фактура до чека; у 2026 р. може бути поза KSeF (art. 145n), з 1 січня 2027 р. у KSeF |
| Чека немає, бо магазин звільнений від каси | Звичайна фактура для фірми в KSeF |
Заборона з art. 106b ust. 5 стосується лише фактур для платників, тож споживач з чеком без NIP фактуру отримає. Детальніше про зміни з 2027 р. у статті paragon z NIP і KSeF.
Якщо ви вже виставили фактуру на ім'я та прізвище, а клієнт просить «переписати» її на фірму, це зміна покупця. Спершу перевірте правило чека з таблиці вище. Для фактур у KSeF MF вказує шлях при помилковому покупці: коригування до нуля і нова фактура на правильного покупця (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 23). Див. також помилка у фактурі KSeF.
Що радимо магазину
- Запитуйте в кошику: фірма чи приватна особа. Перемикач «Хочу фактуру на фірму» з полем NIP розділяє обидва випадки. NIP варто одразу перевірити, наприклад нашим інструментом перевірки NIP. Як це налаштувати, описано в статті NIP у кошику магазину.
- Фактури для фірм відправляйте в KSeF автоматично. Саме вони обов'язкові.
- Фактури для споживачів виставляйте на вимогу найпростішим для вас способом: PDF з програми або добровільно в KSeF.
- Тримайте одну нумерацію. KSeF не регулює нумерацію фактур, а закон вимагає послідовності. MF зазначає, що нумерація фактур для фірм (у KSeF) і для споживачів (поза KSeF) має залишатися єдиною (FAQ MF, „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 65).
Наш застосунок KSeF Faktury для Shopify виставляє фактури в KSeF лише для оплачених замовлень з NIP. Замовлення приватних осіб він пропускає, тож фактури для споживачів ви виставляєте як і раніше.
Питання і відповіді
Чи з 2027 р. фактури для споживачів теж підуть у KSeF?
Ні. Виняток в art. 106ga ust. 2 pkt 4 не має кінцевої дати. З 2027 р. змінюється інше: фактури з каси і paragon z NIP для фірм.
Чи побачить споживач фактуру в KSeF?
Увійти він не зможе, бо не має NIP. Якщо фактура є в KSeF, QR-код на PDF дає змогу її перевірити, а після введення додаткових даних завантажити з системи.
Чи можна надіслати споживачу фактуру з KSeF без QR-коду?
Ні. Якщо структурована фактура потрапляє до клієнта поза KSeF, на ній має бути QR-код (art. 106gb ust. 5).
Споживач просить фактуру через 4 місяці після покупки. Я мушу її виставити?
Ні, бо минув строк з art. 106b ust. 3: 3 місяці від кінця місяця покупки. Якщо хочете виставити її з ввічливості, спершу узгодьте це з бухгалтеркою.
Джерела
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 1, 3, 5 i 6, 106ga ust. 2-4, 106gb ust. 4-6, 106i ust. 6, 145m, 145n
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5, 8, 23, 34; категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 18-19; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 60 і 65
- Konsumenci i osoby fizyczne: najczęściej zadawane pytania, MF
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania, MF, питання 11
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO)
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.