Помилка у фактурі KSeF: błędny NIP, faktura odrzucona, анулювання
Коротко: спершу з'ясуйте, чи KSeF прийняв фактуру. Відхилений файл (faktura odrzucona) фактурою не є: його виправляють і надсилають ще раз з тим самим номером. Прийняту фактуру не можна ні змінити, ні анулювати, тільки скоригувати. Неправильну назву чи адресу покупця виправляє одне коригування, а неправильний NIP вимагає двох документів: коригування до нуля і нової фактури.
Яка у вас ситуація
| Що сталося | Що є в KSeF | Що робите |
|---|---|---|
| KSeF відхилив файл | нічого | виправляєте файл і надсилаєте знову |
| Фактуру прийнято з помилкою в сумі, кількості, ставці | фактура з номером KSeF | фактура-коригування (faktura korygująca) |
| Помилка в назві чи адресі покупця, NIP правильний | фактура з номером KSeF | одне коригування даних |
| Неправильний NIP покупця | фактура в чужої фірми | коригування до нуля і нова фактура |
| Клієнт скасував оплачене замовлення після фактури | фактура з номером KSeF | коригування до нуля і повернення грошей |
| До одного продажу дві фактури з різними номерами | дві фактури | коригування до нуля однієї з них |
Відхилена фактура: виправити і надіслати знову
У KSeF фактура стає фактурою лише тоді, коли система присвоїть їй номер. Якщо у файлі є помилки, KSeF його відхиляє, і фактура не виставлена (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 16). Тому коригування чи анулювання не потрібні: треба підготувати і надіслати новий, правильний XML (там само, питання 20). Покупець нічого не отримав, а обов'язок виставити фактуру лишається.
KSeF перевіряє, чи файл відповідає зразку, і чи має відправник повноваження (там само, питання 15). Програма, що надіслала фактуру, отримує статус із кодом. Найчастіші коди з документації API KSeF 2.0:
| Код | Що зазвичай означає | Що робити |
|---|---|---|
| 410 | токен чи сертифікат не має права виставляти фактури для цього NIP | надати повноваження або створити токен з потрібним обсягом |
| 430 | файл не відповідає схемі FA(3), бракує обов'язкового поля | виправити дані в програмі, перевірити версію схеми |
| 440 | дублікат: у KSeF вже є фактура з тим самим NIP продавця, видом і номером | перевірити, чи фактура не пройшла раніше |
| 450 | зміст не відповідає правилам, наприклад дата з майбутнього чи хибна контрольна сума NIP | виправити вказане поле |
| 500, 550 | проблема на боці KSeF | спробувати пізніше |
При коді 440 не виставляйте нову фактуру під іншим номером: якщо оригінал уже в KSeF, покупець отримає дві.
Виправлений файл надсилайте з тим самим номером фактури: відхилений файл номер у KSeF не займає. Якщо до KSeF уже потрапили фактури № 8 і 9, а № 7 повертається після виправлення пізніше, це не підстава ні для відхилення, ні для коригування номера (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.7, приклад 5). Найкраще виправити помилку того ж дня. Фактура, надіслана пізніше з ранішою датою в полі P_1, вважається виставленою в режимі offline24 (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 12), а він має свої правила, див. KSeF offline.
Прийняту фактуру можна тільки скоригувати
Після прийняття фактура в KSeF стає юридичним документом, і змінювати її не можна. Помилку виправляє фактура-коригування (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 18). Це стосується й арифметичних помилок: KSeF не перевіряє, чи сходяться суми, і прийме такий файл (там само, питання 19).
Анулювати фактуру в KSeF теж не можна. Фактура виставлена в день надсилання до KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), а покупець отримує її в день присвоєння номера KSeF (art. 106na ust. 3). Моменту, коли фактура «ще не вийшла», просто немає. Видалити фактуру не можна і через API KSeF 2.0.
Покупець теж нічого не виправить сам: коригувальні ноти (noty korygujące) скасовано з 1 лютого 2026 р. (art. 106k uchylony), і коригування виставляє продавець (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 73).
Неправильний NIP покупця
Це найнеприємніша помилка. KSeF не перевіряє, чи NIP належить вашому клієнтові (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 21), і на білому списку (biała lista) його теж не звіряє (питання 27). Фактура з неправильним NIP «буде доступна суб'єкту з цим номером NIP, якщо такий існує» (питання 23). Тобто дані вашого клієнта бачить чужа фірма, а клієнт фактури не має і не може відняти VAT.
Звичайним коригуванням даних NIP не виправити. MF вказує один шлях: коригування до нуля з неправильним NIP і нова первинна фактура з правильним NIP (питання 23). Покроково:
- Отримайте від клієнта правильний NIP письмово (e-mail достатньо) і перевірте його, наприклад у нашому інструменті Sprawdź NIP.
- Виставте в KSeF коригування до нуля до фактури з помилкою: той самий неправильний NIP, номер KSeF первинної фактури, усі позиції зменшені до нуля. Причина, наприклад, «Błędny NIP nabywcy».
- Виставте в KSeF нову фактуру на правильний NIP з тими самими позиціями, сумами і датою продажу.
- Передайте обидва документи бухгалтерці (księgowa) з приміткою, що це виправлення NIP, а не повернення товару.
Останній пункт важливий. Продаж був один, податок не змінився, змінився лише покупець. В індивідуальних тлумаченнях 2026 р. (зокрема від 23 червня 2026 р., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.434.2026.1.AJB) Директор KIS дійшов висновку, що VAT з нової фактури показують у тому ж періоді, що й з первинної. На практиці це може означати коригування JPK_V7 за той період. Індивідуальне тлумачення обов'язкове лише для заявника, тому період узгодьте з księgowa. MF заявляє, що штрафи за помилки в JPK_VAT, пов'язані з запуском KSeF, не автоматичні: податкова спершу викликає до виправлення (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 23).
Помилка в назві чи адресі покупця
Якщо NIP правильний, а помилка в назві фірми чи адресі, вистачить одного коригування (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 11). У ньому ви вказуєте правильні дані покупця, а дані з первинної фактури, тобто помилкові, вписуєте в окремий розділ Podmiot2K (Broszura FA(3), серпень 2026). Суми не змінюються.
Приклад: фактура від 5 листопада 2026 р. виписана на «Kowalska Design Sp. z o.o., ul. Lipowa 7», а правильно «Kowalska Studio Sp. z o.o., ul. Lipowa 17». NIP правильний. Ви виставляєте коригування з номером KSeF фактури від 5 листопада, нові дані в розділі покупця, старі в Podmiot2K, позиції без змін.
Не кожне прохання клієнта є помилкою. Якщо у фактурі немає необов'язкових даних, яких він хотів, наприклад номера замовлення, вимагати коригування до нуля він не може (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 49).
Скасоване замовлення після фактури
Фірма 1 лютого 2027 р. замовляє стелаж за 1 230,00 zł brutto (1 000,00 zł netto, 230,00 zł VAT) і одразу платить. Фактура FV/2027/02/15 отримує номер KSeF. 2 лютого клієнт відмовляється, а стелаж ще на складі. Ви повертаєте гроші й виставляєте коригування, наприклад FVK/2027/02/3: стелаж, кількість мінус 1, мінус 1 000,00 zł netto і мінус 230,00 zł VAT. Підстава: повернення оплати, отриманої до продажу, якщо продажу не відбулося (art. 29a ust. 10 pkt 3). VAT зменшуєте за період, коли коригування виставлено в KSeF (art. 29a ust. 13).
Номер FV/2027/02/15 вже використаний: друга фактура з ним буде відхилена як дублікат. Як оформити звичайне повернення товару, пояснюємо в статті коригування при поверненні товару.
Як помилок уникати
- Фактура після оплати, а не після оформлення замовлення: неоплачені замовлення часто скасовуються.
- Проформа замість фактури, якщо клієнт хоче документ до оплати: проформа не фактура і до KSeF не йде (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 6).
- Перевірка NIP у кошику: контрольна сума ловить описки ще до оплати. Детальніше: NIP у кошику магазину.
- Одна програма надсилає фактури до KSeF. Дві програми, підключені до тих самих замовлень, дають дублікати.
У нашому додатку для Shopify KSeF Faktury поле NIP у кошику не пропускає номер з хибною контрольною сумою. Якщо такий NIP усе ж потрапить у замовлення, фактура не виставляється, а замовлення з'являється на екрані «Problemy», де ви вписуєте правильний NIP. Відхилені фактури теж видно там. Якщо ж клієнт ввів правильний NIP іншої фірми і фактуру прийнято, коригування до нуля і нову фактуру додаток автоматично не виставляє.
Питання і відповіді
Чи загрожує штраф за відхилену фактуру?
Головне, щоб виправлена фактура потрапила до KSeF, бо доти фактури просто немає. Штрафи з art. 106ni за чинним законом діють з 1 січня 2027 р., а урядовий проєкт UD477 переносить їх на 1 січня 2028 р. (станом на 19 жовтня 2026 р. це лише проєкт). Детальніше: штрафи KSeF.
Чи повідомляє KSeF покупця про відхилену фактуру?
Ні. Інформацію про відхилення отримує лише відправник (art. 106nd ust. 2 pkt 10 lit. b ustawy o VAT).
Що, якщо неправильний NIP не належить жодній фірмі?
Фактуру KSeF однаково прийме, просто її ніхто не забере. Коригування до нуля і нова фактура потрібні так само.
Покупець не завантажив фактуру. Можна її видалити?
Ні. Фактура вважається отриманою в момент присвоєння номера KSeF, її не треба ні завантажувати, ні приймати (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 11).
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 6, 11, 12, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 23, 27, 49; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 11, 73; категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 23
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 29a ust. 10 і 13, art. 106j, art. 106k (uchylony), art. 106na ust. 1 і 3, art. 106nd ust. 2 pkt 10, art. 106ni
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik KSeF 2.0 cz. II (06.08.2026), rozdz. 1.6.7
- Dokumentacja API KSeF 2.0 (CIRFMF, GitHub): „Weryfikacja faktury”, kody statusu faktury
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), MF, серпень 2026: елемент Podmiot2K
- Omówienie interpretacji 0113-KDIPT1-2.4012.434.2026.1.AJB (podatki.biz)
- Projekt UD477, Rządowy Proces Legislacyjny
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.