Номер KSeF, UPO і QR-код: що це на фактурі і навіщо потрібно
Коротко: номер KSeF це унікальний 35-значний ідентифікатор, який система Міністерства фінансів присвоює фактурі після її прийняття. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) це офіційне підтвердження, що KSeF прийняв фактуру, і зберігати його не обов'язково. QR-код на PDF веде до фактури в KSeF і обов'язковий тоді, коли ви передаєте фактуру поза системою, наприклад споживачу чи іноземній фірмі. З 1 січня 2027 р. номер KSeF знадобиться ще й у призначенні платежу між активними платниками VAT.
Номер фактури і номер KSeF: два різні номери
Кожна фактура в KSeF має два номери:
- номер фактури, який даєте ви, наприклад FV/2026/11/15, наступний у вашій серії (art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT); у файлі FA(3) це поле
P_2, - номер KSeF, який система присвоює автоматично після прийняття файлу.
MF підкреслює, що номер KSeF не є елементом фактури: у структурі FA(3) для нього немає поля (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, розд. 4.1). Тому ви не вписуєте його вручну, а зчитуєте після відправлення.
З чого складається номер KSeF
Номер завжди має 35 знаків, наприклад 5265877635-20250826-0100001AF629-AF:
| Частина | Приклад | Що означає |
|---|---|---|
| 10 цифр | 5265877635 |
NIP продавця |
| 8 цифр | 20250826 |
дата, коли фактура потрапила в KSeF (РРРРММДД) |
| 12 знаків | 0100001AF629 |
технічна частина, яку генерує система (цифри 0-9 і літери A-F) |
| 2 знаки | AF |
контрольна сума CRC-8 |
Дата в номері це день прийняття фактури на обробку, а не дата продажу і не завжди дата виставлення. У фактури в режимі offline24, відправленої наступного дня, дата в номері буде пізнішою, ніж у полі P_1.
Коли з'являється номер
- Програма або Aplikacja Podatnika KSeF відправляє XML-файл у KSeF. Фактура в режимі online вважається виставленою в день відправлення (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).
- KSeF перевіряє відповідність файлу схемі FA(3) і права того, хто відправляє (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 15).
- Якщо все гаразд, фактура отримує номер KSeF. Зазвичай це секунди, але при великому навантаженні може тривати довше.
- День присвоєння номера є днем отримання фактури покупцем з NIP (art. 106na ust. 3).
Приклад з FAQ MF: фактуру відправили 1 лютого, а номер присвоїли 2 лютого. Дата виставлення 1 лютого, бо рахується день реєстрації файлу, а не день присвоєння номера (там само, питання 13). Датою отримання для покупця буде 2 лютого.
Якщо файл відхилено, номера немає і фактура не виставлена. Тоді виправляєте файл і відправляєте ще раз, див. помилка у фактурі KSeF.
UPO: що це і чи треба його зберігати
UPO, тобто Urzędowe Poświadczenie Odbioru, підтверджує, що KSeF прийняв фактуру. У ньому є номер KSeF і дата його присвоєння, яка визначає дату отримання фактури покупцем (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 37).
Зберігати UPO закон не вимагає, а саме присвоєння номера KSeF означає, що фактуру оброблено правильно (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 41 і 81). UPO можна будь-коли завантажити, наприклад в Aplikacja Podatnika KSeF в історії сесій.
Не плутайте номер KSeF з номером референсу сесії. Номер сесії теж є в UPO, але він стосується всього відправлення, а номер KSeF однієї фактури (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, розд. 4.2).
Де знайти номер KSeF
- У програмі для фактур або застосунку магазину. Програма, яка відправила фактуру, отримує номер і зберігає його при фактурі або замовленні.
- В Aplikacja Podatnika KSeF. Меню „Lista faktur”, вкладка „Faktury sprzedażowe” (ви продавець) або „Faktury zakupowe” (ви покупець), колонка „Nr KSeF”.
- В UPO.
- На PDF або роздруківці. Фактура, передана поза KSeF, має QR-код, а під ним номер KSeF (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, питання 7).
Надсилати номер KSeF контрагенту не обов'язково, бо фактура сама з'являється в KSeF на його NIP (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 41). Але в магазині його варто показати клієнту-фірмі при замовленні, бо з 2027 р. він знадобиться для переказу.
Навіщо потрібен номер KSeF
| Ситуація | Що з номером KSeF |
|---|---|
| Фактура-коригування (faktura korygująca) | вказуєте номер KSeF первинної фактури |
| Фактура після передоплат | вказуєте номери KSeF авансових фактур |
| JPK_V7 з розрахунку за лютий 2026 р. | номери KSeF фактур продажу і купівлі |
| Переказ між активними платниками VAT з 1.01.2027 | номер KSeF або збірний ідентифікатор у призначенні платежу (art. 108g) |
| Фактура поза KSeF (PDF, роздруківка) | номер під QR-кодом |
Джерело: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, розд. 4.1.1-4.1.6; FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 43.
Для повернень у магазині це означає, що програма мусить пам'ятати номер KSeF при кожному замовленні. Покроково: коригування при поверненні товару.
QR-код на фактурі
У KSeF фактурою є XML-файл у системі, а PDF лише його візуалізація. QR-код поєднує одне з другим: будь-хто з PDF чи роздруківкою сканує код телефоном і перевіряє, чи така фактура справді є в KSeF і чи збігаються дані.
Код обов'язковий у двох випадках (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT):
- ви передаєте фактуру поза KSeF покупцю, який не може забрати її з системи: споживачу, іноземній фірмі, покупцю без NIP;
- ви користуєтеся фактурою поза KSeF, наприклад надсилаєте польській фірмі PDF листом або кладете роздруківку в посилку.
Скільки кодів потрібно:
- фактура online, передана поза KSeF: один код, під ним номер KSeF (FAQ MF, „Tryby offline i kody QR”, питання 7);
- фактура offline24 або з часу недоступності KSeF, передана клієнту до відправлення в систему: два коди з підписами «OFFLINE» і «CERTYFIKAT» (там само, питання 8). Для другого коду потрібен сертифікат KSeF типу 2 (Offline);
- та сама офлайн-фактура після присвоєння номера: знову вистачає одного коду з номером KSeF (питання 9).
Після сканування клієнт бачить сторінку KSeF з базовими даними: номер KSeF, NIP продавця, дата виставлення, режим (ONLINE чи OFFLINE) і чи збігається документ з тим, для якого створено код. Щоб завантажити саму фактуру без входу в систему, треба ввести номер фактури, NIP або інший ідентифікатор покупця (чи позначку, що його немає) і загальну суму (§ 7 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1815). Про офлайн-режими читайте в статті KSeF offline.
PDF фактури: що можна, а що ні
Вигляд PDF не мусить копіювати зразок MF, але має відповідати даним у KSeF і не вводити отримувача в оману (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 33). Він може бути англійською або двомовним, якщо після перекладу збігається з XML (питання 32). Логотип чи контакти служби підтримки додавати можна.
Лист Shopify чи іншої платформи з підтвердженням замовлення не є ні фактурою, ні її візуалізацією: у ньому немає номера KSeF і QR-коду. Як передавати PDF різним покупцям, описано в статті фактура для клієнта з NIP і без NIP.
Фактура без номера KSeF
Фактура не має номера KSeF, коли:
- її законно виставлено поза KSeF, наприклад для споживача або до 31 грудня 2026 р. в межах ліміту 10 000 zł brutto на місяць (art. 145m);
- її виставлено в офлайн-режимі і ще не дослано, тоді на PDF два коди «OFFLINE» і «CERTYFIKAT» (FAQ MF, „Tryby offline i kody QR”, питання 6);
- KSeF її відхилив, і тоді вона взагалі не виставлена (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 20).
У нашому застосунку KSeF Faktury для Shopify номер KSeF зберігається при замовленні, а PDF з QR-кодом створюється після присвоєння номера, тож на ньому завжди один код з номером. Клієнт завантажує його на сторінці свого замовлення.
Питання і відповіді
Чи може номер KSeF змінитися?
Ні. Фактуру, прийняту KSeF, не можна редагувати чи видалити. Помилки виправляють коригуванням, яке отримує власний номер KSeF (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 18).
Чи треба зберігати UPO як доказ номера KSeF?
Ні. Закон цього не вимагає, а присвоєння номера KSeF означає правильну обробку фактури. UPO можна завантажити будь-коли.
Чи QR-код має бути на кожній фактурі?
Ні. Лише коли фактуру передають або використовують поза KSeF. Фактура, яку польська фірма отримує тільки в KSeF, роздруківки з кодом не потребує.
Чи потрібен сертифікат KSeF для QR-коду?
Для звичайного коду з номером KSeF ні. Сертифікат KSeF типу 2 (Offline) потрібен лише для другого коду «CERTYFIKAT» на офлайн-фактурах, переданих поза KSeF до відправлення в систему (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 4). Як його отримати, описано в статті сертифікат KSeF.
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 4, 13, 15, 18, 20, 32, 33, 37, 41, 43; категорія „Tryby offline i kody QR”, питання 6-9; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 41, 81
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik KSeF 2.0 cz. II (06.08.2026), Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wersja 2.6), grafika „Elementy numeru KSeF”
- Dokumentacja API KSeF 2.0: Numer KSeF - struktura i walidacja (CIRFMF, GitHub)
- Kody weryfikujące QR, ksef.podatki.gov.pl
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815: § 7 i § 9
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106e ust. 1 pkt 2, 106gb ust. 4-5, 106na ust. 1 i 3, 108g, 145m
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.