Штрафи KSeF (kary KSeF): скільки, з якого числа і що з UD477

Основи, терміни і штрафи · Оновлено: 2026-10-19

Коротко: за фактуру, виставлену поза KSeF, коли був обов'язок, податкова (urząd skarbowy) може накласти штраф до 100% VAT з цієї фактури, а якщо у фактурі немає VAT, до 18,7% її суми brutto (art. 106ni ustawy o VAT). За чинним законом штрафи діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 переносить їх на 1 січня 2028 р., але станом на 19 жовтня 2026 р. це ще проєкт, і сам обов'язок KSeF він не змінює.

За що можна отримати штраф

Art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT називає три ситуації, коли платник порушує обов'язок:

1. не виставив структуровану фактуру (faktura ustrukturyzowana) в KSeF, тобто виставив фактуру для фірми поза системою, хоча мав зробити це в ній,
2. під час аварії чи недоступності KSeF або в режимі offline24 виставив фактуру не за офіційним шаблоном FA(3),
3. не надіслав вчасно в KSeF фактуру, виставлену в режимі offline: offline24, при недоступності KSeF або в аварійному режимі.

Редакцію пунктів 2 і 3 дав закон від 5 серпня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Строки досилання фактур offline Міністерство фінансів наводить у FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10:

Як працюють ці режими: KSeF offline.

Скільки становить штраф

Важливі деталі з art. 106ni:

• це штраф «до» певної суми: начальник податкової (naczelnik urzędu skarbowego) накладає його рішенням і сам визначає розмір,
• штраф сплачують протягом 14 днів від вручення рішення (ust. 3),
• за саме невиконання обов'язку виставити фактуру в KSeF кримінально-фіскальне провадження (postępowanie karne skarbowe) не порушують (ust. 4, у редакції 2025 р.).

Штраф рахується від кожної фактури окремо. Магазин, який протягом місяця виставив би поза KSeF 50 фактур по 230 zł VAT, теоретично ризикував би сумою до 11 500 zł.

Для звільнених від VAT діє варіант 18,7%: фактура на 2 000 zł поза KSeF означає ризик штрафу до 374 zł. Детальніше: KSeF без VAT.

З якого числа: чинне право

Норми про штрафи (art. 106ni ust. 1-3 і 5-7) набирають чинності 1 січня 2027 р. Так передбачає art. 23 pkt 4 закону від 16 червня 2023 р. (Dz.U. 2023 poz. 1598) у редакції закону від 5 серпня 2025 р. Міністерство виходить з цього й у FAQ, де пише, що штрафи за помилки в KSeF відстрочено до 1 січня 2027 р. (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 23).

У 2026 р. штрафів з art. 106ni немає, хоча обов'язок KSeF уже діє (з 1 лютого або 1 квітня 2026 р., з пільгою до 10 000 zł на місяць до кінця року). Про пільгу: ліміт 10 000 zł у KSeF.

Проєкт UD477: штрафи з 1 січня 2028 р.

16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило про продовження відстрочки штрафів до 31 грудня 2027 р. Пояснення: з 1 січня 2027 р. KSeF стає обов'язковим для найменших фірм, у яких закінчуються перехідні періоди, і Міністерство хоче дати їм рік на навчання без ризику штрафів.

Проєкт закону з вересня 2026 р. (номер у переліку законопроєктних робіт: UD477) передбачає, що art. 106ni ust. 1-3 і 5-7 набирають чинності 1 січня 2028 р. замість 1 січня 2027 р.

На якому етапі проєкт

Джерело: сайт Rządowy Proces Legislacyjny (legislacja.gov.pl). Щоб штрафи справді перенеслися на 2028 р., закон має пройти весь шлях і бути опублікованим до 1 січня 2027 р. Урядові проєкти іноді змінюють у Сеймі, а строки тут тісні. Тому до публікації в Dziennik Ustaw ми вважаємо чинною дату 1 січня 2027 р.

Обов'язок KSeF залишається, навіть якщо штрафи перенесуть

Це найважливіше в усій темі. Міністерство пише в повідомленні прямо: „Odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”, тобто відстрочка штрафів не означає, що KSeF можна не використовувати. У 2027 р. податкова служба (Krajowa Administracja Skarbowa) має насамперед підтримувати підприємців і нагадувати про обов'язки. Але вона також реагуватиме на фактури, виставлені поза KSeF (крім випадків, передбачених законом), і перевірятиме, чи це не призводить до неточного розрахунку податку.

До цього додаються наслідки, які від art. 106ni не залежать:

• документ, надісланий поза KSeF, не є структурованою фактурою. За даними Міністерства, документ набуває статусу фактури тільки після присвоєння номера KSeF, крім режимів offline (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10),
• клієнт-фірма шукає фактуру в KSeF, а з 2027 р., платячи переказом, вказує номер KSeF у призначенні платежу (art. 108g ustawy o VAT). Фактура поза KSeF ускладнює йому обидва кроки,
• як і раніше, діють звичайні санкції за помилки в розрахунку VAT, які з KSeF не пов'язані.

Відстрочка дає час виправляти помилки, але не є причиною відкладати впровадження. Що ще змінюється з початку року: KSeF з 1 січня 2027.

Як інтернет-магазину зменшити ризик

Штраф з art. 106ni стосується фактури, виставленої поза KSeF або надісланої запізно. У магазині ризик найчастіше виникає в трьох місцях:

• Ручне перенесення даних. Замовлення з NIP чекає, поки хтось перенесе його в програму, а в розпал сезону частина фактур з'являється «нашвидкуруч» у старій програмі або взагалі поза KSeF. Автоматичне виставлення фактури після оплати замовлення прибирає цей крок.
• Помилковий NIP. KSeF прийме фактуру з чужим NIP, а виправлення потребує коригування до нуля і нової фактури (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 21 і 23). Перевірка контрольної суми NIP у кошику і перевірка контрагента в білому списку (biała lista) зменшують такі випадки. Перевірити NIP можна нашим інструментом sprawdź NIP (польською), а що робити, коли помилка вже сталася: помилка у фактурі KSeF.
• Фактури, які «застрягли». Файл, відхилений KSeF, не є фактурою (там само, pyt. 20), а фактура offline, не надіслана вчасно, це одна із ситуацій з art. 106ni. Потрібна черга, яка повторює відправку, і список проблем, який хтось переглядає щодня.

Питання і відповіді

Чи можна у 2026 р. отримати штраф за відсутність KSeF?

Не з art. 106ni. Норми про штрафи набирають чинності не раніше 1 січня 2027 р., а за проєктом UD477 тільки 1 січня 2028 р. Але обов'язок виставляти фактури в KSeF діє вже у 2026 р. (з пільгою до 10 000 zł на місяць до кінця року).

Штрафи KSeF уже перенесли на 2028 р.?

Станом на 19 жовтня 2026 р. ні. Є повідомлення Міністерства і проєкт закону UD477, який 16 жовтня 2026 р. потрапив до Ради Міністрів. Перенесення почне діяти тільки після ухвалення й опублікування закону.

Скільки становить штраф за фактуру поза KSeF?

До 100% VAT, зазначеного в цій фактурі, а якщо у фактурі немає VAT, до 18,7% загальної суми до сплати (art. 106ni ust. 1).

Чи загрожує кримінально-фіскальна відповідальність за фактуру поза KSeF?

За саме невиконання обов'язку виставити фактуру в KSeF закон виключає порушення провадження у справах про фіскальні злочини і проступки (art. 106ni ust. 4). Це не стосується інших порушень, наприклад помилок у розрахунку податку.

Джерела

• Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2023 poz. 1598, art. 106ni i art. 23 (eli.gov.pl)
• Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (eli.gov.pl)
• Komunikat MF z 16 września 2026 r.: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r. (gov.pl)
• Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym (legislacja.gov.pl)
• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl)

Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.

Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.