Фактура поза KSeF (faktura poza KSeF): усі винятки після 2026 року
Коротко: фактура поза KSeF дозволена тільки у випадках, які прямо названі в законі про VAT (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT) і в розпорядженні Dz.U. 2025 poz. 1740. Для інтернет-магазину найважливіший один: фактури для приватних осіб. Ліміт 10 000 zł і фактури з касових апаратів не є постійними винятками, це перехідні норми, які закінчуються 31 грудня 2026 р.
Правило і винятки
Правило просте: платники виставляють структуровані фактури (faktura ustrukturyzowana) за допомогою KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Обов'язок стосується будь-якої юридичної форми і платників як активних, так і звільнених від VAT (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Фактура поза KSeF можлива тільки тоді, коли норма прямо це дозволяє. З якого числа обов'язок стосується саме вас, описано в статті з якого числа KSeF обов'язковий. Тут зібрано тільки винятки.
Якщо виняток застосовується, ви виставляєте електронну фактуру (наприклад, PDF) або паперову (art. 106ga ust. 3). У частині випадків можна також добровільно скористатися KSeF.
Постійні винятки із закону про VAT
| Виняток (art. 106ga ust. 2) | Кого це стосується на практиці | KSeF добровільно? |
|---|---|---|
| pkt 1: платник без місцезнаходження і постійного місця діяльності в Польщі | Іноземні фірми, зареєстровані для VAT у Польщі | Так (ust. 4) |
| pkt 2: платник без місцезнаходження в Польщі, чиє постійне місце діяльності в Польщі не бере участі в продажу | Іноземні фірми з філією, яка не бере участі в конкретному продажу | Так (ust. 4) |
| pkt 3: спеціальні процедури з розділу XII, глави 7, 7a і 9 | Позаунійна процедура для послуг, міжнародні нерегулярні автоперевезення пасажирів, IOSS (продаж на відстань імпортованих товарів) | Не передбачено |
| pkt 4: покупець є фізичною особою, яка не веде діяльності | Кожен магазин, що продає приватним особам | Так (ust. 4) |
| pkt 5: випадки з розпорядження, виданого на підставі art. 106s | Див. нижче, Dz.U. 2025 poz. 1740 | Тільки в одному випадку |
| pkt 6: платник, який користується звільненням з art. 113a ust. 1 | Унійна процедура SME для малих фірм в інших країнах ЄС | Не передбачено |
Приватні клієнти
Цей виняток стосується майже кожного магазину. Фактуру для приватної особи не обов'язково виставляти в KSeF ні зараз, ні після 2027 р., бо дати закінчення в нього немає. Міністерство фінансів підтверджує, що виставлення фактур для споживачів у KSeF добровільне (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5).
Увага щодо власника JDG: якщо він купує як приватна особа, фактура може бути поза KSeF (там само, pyt. 8). Якщо ж купує на фірму і вказує NIP, діє KSeF. Детальніше: фактура для клієнта з NIP і без NIP.
Обережно з «звільненими від VAT»
Pkt 6 часто читають неправильно. Ідеться не про польську фірму, звільнену від VAT через невеликий оборот, а про процедуру SME з art. 113a, тобто звільнення для малих фірм в інших країнах ЄС. Польський платник, звільнений від VAT, який виставляє фактуру фірмі, за загальним правилом теж користується KSeF (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Детальніше: KSeF без VAT.
Винятки з розпорядження Dz.U. 2025 poz. 1740
Розпорядження Міністра фінансів і економіки від 7 грудня 2025 р. (чинне з 1 лютого 2026 р., станом на 19 жовтня 2026 р. без змін) називає шість випадків, коли структурована фактура не обов'язкова (§ 2):
- Проїзд платною автострадою, задокументований фактурою зі скороченим набором даних.
- Перевезення пасажирів залізницею, автобусом, судном, поромом, літаком і гелікоптером, задокументоване фактурою у формі разового квитка.
- Послуги контролю повітряного руху, які розраховує EUROCONTROL.
- Деякі звільнені фінансові та страхові послуги (art. 43 ust. 1 pkt 7 і 37-41 ustawy o VAT), задокументовані фактурою зі скороченим набором даних.
- Самовиставлення фактур (samofakturowanie), коли покупець, який виставляє фактуру від імені продавця, не має польського NIP.
- Самовиставлення фактур, коли продавець, від імені якого виставляється фактура, не має польського NIP.
У випадку з пункту 5 фактуру все ж можна добровільно виставити в KSeF, якщо йдеться про внутрішньоспільнотну поставку товарів (WDT), а покупець з іншої країни ЄС має номер VAT UE (§ 3). Для інтернет-магазину ці випадки зазвичай не мають значення.
Квитки
Разові квитки, які є спрощеними фактурами, не мусять потрапляти в KSeF, а окрему фактуру до такого квитка вже не виставляють, бо один продаж мав би дві фактури. Квитки, які не є разовими, підпадають під загальні правила: якщо виникає обов'язок виставити фактуру, ви виставляєте її в KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 45).
Перехідні норми, які закінчуються 31 грудня 2026 р.
| Рішення | Підстава | До коли |
|---|---|---|
| Фактури поза KSeF, якщо фактури, що підпадають під обов'язок, не перевищують за місяць 10 000 zł brutto | art. 145m | 31.12.2026 |
| Фактури, виставлені за допомогою касового апарата (kasa rejestrująca) | art. 145n ust. 1 pkt 1 | 31.12.2026 |
| Чеки з NIP (paragon z NIP) до 450 zł (або 100 євро), які вважаються спрощеними фактурами | art. 145n ust. 1 pkt 2 | 31.12.2026 |
Ліміт 10 000 zł рахується за датою виставлення фактури, і ви втрачаєте його з тієї фактури, якою його перевищили (art. 145m ust. 2; FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 16 і 17). З 1 січня 2027 р. усі три рішення перестають діяти. Детальніше: ліміт 10 000 zł у KSeF, paragon z NIP і KSeF і що зміниться з 1 січня 2027.
Що не виставляють у KSeF, бо це не фактури
- Проформа (faktura proforma). За законом про VAT не є фактурою (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 6).
- Замовлення та інші торгові документи (там само, pyt. 7).
- Бухгалтерська нота (nota księgowa). Може існувати і далі, але поза KSeF (FAQ MF, категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 49).
- Фіскальний чек (paragon fiskalny). Ніколи не потрапляє в KSeF.
- Фактури від іноземних постачальників. KSeF не призначений для звітування про такі закупівлі (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11).
Режими offline не є винятком
Поширена помилка: «KSeF не працював, тож я виставив фактуру в PDF». Режими offline24, offline при недоступності KSeF і аварійний режим дозволяють виставити фактуру без з'єднання з KSeF, але все одно у структурі FA(3) і з обов'язком надіслати її в KSeF у строк: до наступного робочого дня або протягом 7 робочих днів після аварії (art. 106nda, 106nh, 106nf). Звичайна паперова фактура чи PDF допустимі тільки при повній аварії, оголошеній у ЗМІ (art. 106ng). Детальніше: KSeF offline.
Фактури з законних винятків позначають у JPK_VAT окремою позначкою, а податкова може вимагати для них JPK_FA (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 15). Це робота для księgowa, але варто знати, що в обліку такі фактури видно окремо.
Питання і відповіді
Чи можна виставити фактуру іноземній фірмі поза KSeF?
Ні. Іноземного покупця немає в переліку винятків. Ви виставляєте фактуру в KSeF і передаєте її покупцю погодженим способом, наприклад PDF з QR-кодом (art. 106gb ust. 4 і 5). Детальніше: покупець з-за кордону.
Приватний клієнт просить фактуру. Чи можна виставити її в KSeF?
Так, добровільно (art. 106ga ust. 4). Тоді ви передаєте її клієнту погодженим способом, а PDF має містити QR-код.
Чи може з 2027 р. фактура до чека для фірми бути поза KSeF?
Ні. Перехідна норма для кас закінчується 31 грудня 2026 р. З 2027 р. фактуру для фірми до чека ви виставляєте в KSeF.
Що загрожує за фактуру поза KSeF, коли винятку не було?
Art. 106ni ustawy o VAT передбачає штраф до 100% VAT з такої фактури, а для фактури без VAT до 18,7% її суми. За чинним законом штрафи діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 переносить їх на 1 січня 2028 р., але станом на 19 жовтня 2026 р. це ще проєкт, і обов'язок KSeF не змінюється. Детальніше: штрафи KSeF.
Джерела
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106ga, 106gb ust. 4 i 5, 106nda, 106nf, 106ng, 106nh, 106ni, 145m, 145n
- Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2 i § 3
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10, 11, 15-17; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5-8, 45; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 49
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania, MF
- Etapy wdrożenia KSeF, MF
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.