Faktura poza KSeF po 2026 roku: wszystkie wyjątki w jednym miejscu
W skrócie: faktura poza KSeF jest dozwolona tylko w przypadkach wymienionych w ustawie o VAT (art. 106ga ust. 2) i w rozporządzeniu Dz.U. 2025 poz. 1740. Dla sklepu internetowego najważniejszy jest jeden: faktury dla konsumentów. Limit 10 000 zł i faktury z kas fiskalnych to nie wyjątki na stałe, tylko przepisy przejściowe, które kończą się 31 grudnia 2026 r.
Faktura poza KSeF: zasada i wyjątki
Zasada jest prosta: podatnicy wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Obowiązek dotyczy każdej formy prawnej i podatników zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Faktura poza KSeF jest możliwa tylko wtedy, gdy przepis wprost na to pozwala. Od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy (1 lutego, 1 kwietnia 2026 r. albo 1 stycznia 2027 r.), opisujemy w artykule KSeF od kiedy obowiązkowy. Tutaj zbieramy wyłącznie wyjątki.
Jeśli wyjątek ma zastosowanie, wystawiasz fakturę elektroniczną (na przykład PDF) albo papierową (art. 106ga ust. 3). W części przypadków możesz też dobrowolnie użyć KSeF.
Wyjątki stałe z ustawy o VAT
| Wyjątek (art. 106ga ust. 2) | Kogo dotyczy w praktyce | KSeF dobrowolnie? |
|---|---|---|
| pkt 1: podatnik bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce | Zagraniczne firmy zarejestrowane do VAT w Polsce | Tak (ust. 4) |
| pkt 2: podatnik bez siedziby w Polsce, którego stałe miejsce w Polsce nie uczestniczy w sprzedaży | Zagraniczne firmy z oddziałem, który nie bierze udziału w danej sprzedaży | Tak (ust. 4) |
| pkt 3: procedury szczególne z działu XII rozdz. 7, 7a i 9 | Procedura nieunijna dla usług, międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób, IOSS (sprzedaż na odległość towarów importowanych) | Nie przewidziano |
| pkt 4: nabywca to osoba fizyczna nieprowadząca działalności | Każdy sklep sprzedający osobom prywatnym | Tak (ust. 4) |
| pkt 5: przypadki z rozporządzenia wydanego na podstawie art. 106s | Patrz niżej, Dz.U. 2025 poz. 1740 | Tylko w jednym przypadku |
| pkt 6: podatnik korzystający ze zwolnienia z art. 113a ust. 1 | Unijna procedura SME dla małych firm w innych krajach UE | Nie przewidziano |
Konsumenci
To wyjątek, który dotyczy prawie każdego sklepu. Faktury dla osoby prywatnej nie musisz wystawiać w KSeF, ani dziś, ani po 2027 r., bo ten wyjątek nie ma daty końcowej. MF potwierdza, że wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5). Uwaga na właściciela JDG: jeśli kupuje prywatnie, faktura może być poza KSeF (pyt. 8), ale jeśli kupuje na firmę i podaje NIP, obowiązuje KSeF. Więcej w artykule faktura dla konsumenta w KSeF.
Uwaga na „zwolnionych z VAT”
Pkt 6 bywa źle czytany. Nie chodzi w nim o polską firmę zwolnioną z VAT ze względu na obroty, tylko o procedurę SME z art. 113a, czyli zwolnienie dla małych firm w innych krajach UE. Polski podatnik zwolniony z VAT, który wystawia fakturę firmie, co do zasady też korzysta z KSeF (pyt. 10 w kategorii „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”).
Wyjątki z rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1740
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. (w mocy od 1 lutego 2026 r., na 19 października 2026 r. bez zmian) wymienia sześć przypadków bez obowiązku faktury ustrukturyzowanej (§ 2):
- Przejazd płatną autostradą, udokumentowany fakturą o węższym zakresie danych.
- Przewóz osób koleją, autobusem, statkiem, promem, samolotem i śmigłowcem, udokumentowany fakturą w formie biletu jednorazowego.
- Usługi kontroli ruchu lotniczego rozliczane przez EUROCONTROL.
- Niektóre zwolnione usługi finansowe i ubezpieczeniowe (art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy), udokumentowane fakturą o węższym zakresie danych.
- Samofakturowanie, gdy nabywca, który wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, nie posługuje się polskim NIP.
- Samofakturowanie, gdy sprzedawca, w którego imieniu wystawia się fakturę, nie posługuje się polskim NIP.
W przypadku z pkt 5 fakturę można jednak wystawić w KSeF dobrowolnie, jeśli dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a nabywca z innego kraju UE posługuje się numerem VAT UE (§ 3). Dla sklepu internetowego te przypadki są zwykle bez znaczenia.
Bilety
Bilety jednorazowe, które są fakturami uproszczonymi, nie muszą trafiać do KSeF, a do takiego biletu nie wystawia się już osobnej faktury, bo jedna sprzedaż miałaby dwie faktury. Bilety inne niż jednorazowe podlegają ogólnym zasadom: jeśli powstaje obowiązek wystawienia faktury, wystawiasz ją w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 45).
Przepisy przejściowe, które kończą się 31 grudnia 2026 r.
| Rozwiązanie | Podstawa | Do kiedy |
|---|---|---|
| Faktury poza KSeF, jeśli faktury objęte obowiązkiem nie przekraczają w miesiącu 10 000 zł brutto | art. 145m | 31.12.2026 |
| Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej | art. 145n ust. 1 pkt 1 | 31.12.2026 |
| Paragony z NIP do 450 zł (albo 100 euro) uznane za faktury uproszczone | art. 145n ust. 1 pkt 2 | 31.12.2026 |
Limit 10 000 zł liczysz według daty wystawienia faktury i tracisz go od faktury, która go przekracza (art. 145m ust. 2; FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 16 i 17). Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie trzy rozwiązania wygasają. Szczegóły w artykułach o limicie 10 000 zł, o fakturze do paragonu od 2027 i o tym, co zmienia się w KSeF od 2027.
Czego nie wystawia się w KSeF, bo to nie są faktury
- Proforma. W rozumieniu ustawy o VAT nie jest fakturą (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 6).
- Zamówienia i inne dokumenty handlowe (pyt. 7).
- Nota księgowa. Może dalej funkcjonować, ale poza KSeF (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 49).
- Paragon fiskalny. Nigdy nie trafia do KSeF.
- Faktury od zagranicznych dostawców. KSeF nie służy do raportowania takich zakupów (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11).
Tryby offline to nie wyjątek
Częsty błąd: „KSeF nie działał, więc wystawiłem fakturę w PDF”. Tryby offline24, offline przy niedostępności KSeF i tryb awaryjny pozwalają wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale nadal w strukturze FA(3) i z obowiązkiem wysłania jej do KSeF w terminie: następnego dnia roboczego albo w ciągu 7 dni roboczych po awarii (art. 106nda, 106nh, 106nf). Zwykła faktura papierowa lub PDF jest dopuszczalna tylko przy awarii całkowitej ogłoszonej w środkach społecznego przekazu (art. 106ng). Więcej w artykule o trybie offline24.
Faktury z wyjątków ustawowych zaznacza się w JPK_VAT osobnym oznaczeniem, a urząd może zażądać dla nich JPK_FA (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 15). To robota dla księgowej, ale warto wiedzieć, że takie faktury są w ewidencji widoczne osobno.
Pytania i odpowiedzi
Czy fakturę dla zagranicznej firmy mogę wystawić poza KSeF?
Nie. Nabywca zagraniczny nie jest na liście wyjątków. Fakturę wystawiasz w KSeF i przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, na przykład PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5).
Klient prywatny prosi o fakturę. Czy mogę ją wystawić w KSeF?
Tak, dobrowolnie (art. 106ga ust. 4). Wtedy przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, a PDF musi mieć kod QR.
Czy od 2027 r. faktura do paragonu dla firmy może być poza KSeF?
Nie. Przepis przejściowy dla kas kończy się 31 grudnia 2026 r. Od 2027 r. fakturę dla firmy do paragonu wystawiasz w KSeF.
Co grozi za fakturę poza KSeF, gdy nie było wyjątku?
Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje karę do 100% VAT z takiej faktury. Według obecnej ustawy kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale na 19 października 2026 r. to wciąż projekt i obowiązek KSeF się nie zmienia.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106ga, 106gb ust. 4 i 5, 106nda, 106nf, 106ng, 106nh, 106ni, 145m, 145n
- Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2 i § 3
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10, 11, 15-17; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5-8, 45; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 49
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania, MF
- Etapy wdrożenia KSeF, MF
Stan prawny na 19 października 2026 r.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.