KSeF od kiedy obowiązkowy? Wszystkie terminy w jednej tabeli
W skrócie: KSeF od kiedy? Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkie firmy od 1 lutego 2026 r. Wystawianie: od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy pozostali. Do 31 grudnia 2026 r. najmniejsi mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł brutto miesięcznie, a od 1 stycznia 2027 r. ta ulga znika.
Tu zbieramy wszystkie terminy w jednym miejscu. Co dokładnie zmienia się 1 stycznia 2027 r. i co zrobić w grudniu, opisujemy osobno w tekście KSeF od 1 stycznia 2027.
KSeF od kiedy: wszystkie daty w jednej tabeli
| Data | Co się dzieje | Kogo dotyczy | Podstawa |
|---|---|---|---|
| 1 listopada 2025 | Można składać wnioski o certyfikaty KSeF i nadawać uprawnienia w nowym module | wszystkich, którzy przygotowują się do KSeF | ksef.podatki.gov.pl, Etapy wdrożenia KSeF |
| 1 lutego 2026 | Start KSeF 2.0. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF | firmy, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł | art. 145l ustawy o VAT |
| 1 lutego 2026 | Obowiązek odbierania faktur przez KSeF | wszystkie firmy, bez względu na wielkość | FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10 |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF | wszyscy pozostali podatnicy, także JDG i zwolnieni z VAT | art. 145l i 145m ustawy o VAT |
| 1 kwietnia - 31 grudnia 2026 | Faktury można wystawiać poza KSeF, jeśli faktury objęte obowiązkiem nie przekraczają w miesiącu 10 000 zł brutto | najmniejsi | art. 145m ustawy o VAT |
| 1 lutego - 31 grudnia 2026 | Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł mogą powstawać poza KSeF | sprzedawcy z kasą fiskalną | art. 145n ustawy o VAT |
| 1 stycznia 2027 | Koniec limitu 10 000 zł i wyjątku dla kas: KSeF dla wszystkich. Numer KSeF w tytule przelewu | wszyscy podatnicy wystawiający faktury firmom | art. 108g ustawy o VAT; ksef.podatki.gov.pl, Etapy wdrożenia KSeF |
| 1 stycznia 2027 | Kary z art. 106ni według obecnej ustawy | wszyscy | Dz.U. 2023 poz. 1598 w brzmieniu z Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 1 stycznia 2028 | Kary według projektu UD477, jeśli zostanie uchwalony | wszyscy | projekt UD477 z września 2026 r. |
Trzy główne etapy MF podaje też w FAQ (FAQ MF, kategoria „Podstawowe informacje o KSeF”, pyt. 5).
KSeF dla kogo: który termin jest Twój
Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł
Art. 145l ustawy o VAT pozwalał w lutym i marcu 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF tylko tym, u których łączna sprzedaż z VAT w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Kto przekroczył, wystawia w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Wszyscy pozostali
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął resztę podatników. Forma prawna nie ma znaczenia: spółka, JDG i sprzedawca zwolniony z VAT, który wystawia fakturę firmie, robią to w KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10 i 22).
Najmniejsi, w limicie 10 000 zł
Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli faktury wystawione w danym miesiącu dokumentują sprzedaż za najwyżej 10 000 zł z VAT (art. 145m ust. 1). Liczysz tylko faktury, które musiałbyś wystawić w KSeF, czyli w praktyce faktury dla firm. Faktury dla konsumentów, faktury z kasy i paragony z NIP do 450 zł do limitu się nie wliczają (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 19, 20 i 22).
Limit działa od konkretnej faktury: tę, którą go przekraczasz, i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF (art. 145m ust. 2). Co wtedy zrobić krok po kroku, opisujemy w tekście przekroczenie limitu 10 tys. zł, a jak liczyć sam limit, w tekście limit 10 000 zł w KSeF.
MF podaje przykład kwiaciarki, która wystawia trzy faktury miesięcznie po 1 500 do 2 500 zł. Mieści się w limicie, więc obowiązek KSeF obejmie ją od 1 stycznia 2027 r. (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 5).
Odbieranie faktur: od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich
To najczęściej pomijany termin. Ulgi z 2026 r. dotyczą tylko wystawiania. Faktury zakupowe każda firma odbiera przez KSeF od 1 lutego 2026 r., także ta, która sama korzysta jeszcze z limitu 10 000 zł (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10). Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), nawet jeśli nikt jej jeszcze nie pobrał.
Ktoś w firmie, właściciel albo biuro rachunkowe, musi więc mieć dostęp do KSeF już dziś. Jak go uzyskać, opisujemy w przewodniku dostęp do KSeF.
Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF także po 2027 r.
Obowiązek z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT ma stałe wyjątki. Najważniejsze dla firm handlowych:
- faktury dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Można je wystawić w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 4; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5),
- faktury podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2),
- faktury w niektórych procedurach szczególnych, na przykład w procedurze importowej IOSS (art. 106ga ust. 2 pkt 3),
- faktury podatnika korzystającego z unijnego zwolnienia dla małych firm z art. 113a (art. 106ga ust. 2 pkt 6),
- przypadki z rozporządzenia MFiG z 7 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1740): między innymi przejazdy płatną autostradą i bilety jednorazowe na przewóz osób w formie faktur uproszczonych, część usług finansowych zwolnionych z VAT oraz samofakturowanie, gdy nabywca albo sprzedawca nie posługuje się NIP.
Do tego do 31 grudnia 2026 r. działa przejściowy wyjątek dla faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł (art. 145n). Od 2027 r. faktura dla firmy do sprzedaży z kasy idzie przez KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3).
Kary: co mówi ustawa, a co projekt
Według obecnej ustawy kary z art. 106ni za fakturę wystawioną poza KSeF, gdy był obowiązek, obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Wynoszą do 100% VAT z takiej faktury albo do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy faktura nie wykazuje VAT.
16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie odroczenia kar do 31 grudnia 2027 r. Rządowy projekt UD477 przesuwa wejście w życie kar na 1 stycznia 2028 r. Według serwisu Rządowy Proces Legislacyjny od 16 października 2026 r. projekt jest na etapie Rady Ministrów. Nie trafił jeszcze do Sejmu, więc do czasu publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw obowiązuje data 1 stycznia 2027 r.
Ważne: projekt nie przesuwa obowiązku. MF pisze wprost, że „odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”. Etap projektu śledzimy w tekście kary za KSeF.
Co to oznacza dla sklepu internetowego
Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF ani teraz, ani po 2027 r., a do limitu 10 000 zł się nie liczą. Dlatego wiele małych sklepów mieści się w 2026 r. w limicie. Od 1 stycznia 2027 r. każde zamówienie z NIP oznacza fakturę w KSeF, nawet jedno w miesiącu. Plan przygotowań krok po kroku: checklista KSeF dla sklepu.
Historia zmian
- 19.10.2026: pierwsza wersja. Stan projektu UD477 sprawdzony 19.10.2026.
Najczęstsze pytania
KSeF od kiedy obowiązkowy dla małej firmy?
Formalnie od 1 kwietnia 2026 r. W praktyce mała firma, której faktury dla firm nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, może do 31 grudnia 2026 r. wystawiać je poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje wszystkich (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 5).
Od kiedy trzeba odbierać faktury w KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. Dotyczy to każdej firmy, także korzystającej z limitu 10 000 zł (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 10).
Czy kary za KSeF są przesunięte na 2028 r.?
Na 19 października 2026 r. nie. Jest zapowiedź MF i projekt UD477, który jest na etapie Rady Ministrów. Przesunięcie zadziała dopiero po uchwaleniu i ogłoszeniu ustawy.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Etapy wdrożenia KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
- Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF? (ksef.podatki.gov.pl)
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania (ksef.podatki.gov.pl)
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl): kategoria „Podstawowe informacje o KSeF”, pyt. 5; kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3, 5, 10, 19, 20, 22; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (eli.gov.pl): art. 106ga, 106na ust. 3, 108g, 145l, 145m, 145n
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (eli.gov.pl)
- Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Dz.U. 2025 poz. 1740 (eli.gov.pl)
- Komunikat MF z 16 września 2026 r. o przedłużeniu odroczenia kar (gov.pl)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym (legislacja.gov.pl)
Stan prawny na 19 października 2026 r.