Paragon z NIP і KSeF: що зміниться для чеків і фактур з 2027 року
Коротко: касовий чек (paragon fiskalny) не потрапляє в KSeF ні зараз, ні після 2027 р. До 31 грудня 2026 р. чек з NIP покупця на суму до 450 zł (або 100 євро) вважається спрощеною фактурою і живе поза KSeF. З 1 січня 2027 р. цей виняток зникає: чек з NIP залишається просто чеком, а фірма, якій потрібна фактура, отримує її в KSeF. NIP на чеку все одно потрібен, бо без нього фактуру для фірми до чека виставити не можна.
Чек і KSeF: дві різні системи
Чек друкує (або надсилає в електронному вигляді) касовий апарат (kasa rejestrująca). Онлайн-каса передає дані про продаж у Центральний репозиторій кас (Centralne Repozytorium Kas, art. 111a ustawy o VAT). KSeF до цього не має стосунку.
У KSeF створюються фактури: обов'язково для фірм (art. 106ga ustawy o VAT) і добровільно для споживачів (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Тож якщо десь пишуть, що «чек потрапить у KSeF», це неправда. Продаж споживачу, оформлений лише чеком, не проходить через KSeF ні зараз, ні у 2027 р. Електронний чек (e-paragon), виданий за згодою покупця, теж залишається чеком (art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b).
Paragon z NIP у 2026 р.: спрощена фактура поза KSeF
Зараз чек з NIP до 450 zł працює як спрощена фактура (faktura uproszczona). Це дає поєднання двох положень ustawy o VAT:
- art. 106e ust. 5 pkt 3: фактура на загальну суму до 450 zł (100 євро) може не містити назви й адреси покупця та частини інших даних, якщо з неї можна визначити суму VAT для кожної ставки,
- art. 145n ust. 1 pkt 2: з 1 лютого до 31 грудня 2026 р. платники, на яких поширюється KSeF, можуть видавати чеки, що вважаються такими фактурами, поза KSeF.
MF підтверджує, що до кінця 2026 р. можна виставляти фактури через касові апарати, зокрема чеки з NIP до 450 zł, без обов'язку виставляти їх у KSeF (FAQ MF, категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 2). Такі чеки не враховуються й у ліміт 10 000 zł (там само, питання 20).
Що змінюється 1 січня 2027 р.
Перехідне положення art. 145n діє до 31 грудня 2026 р. Підручник KSeF при даті 1 січня 2027 р. прямо пише про «відсутність можливості виставляти фактури за допомогою касових апаратів і визнавати спрощеними фактурами касові чеки з NIP покупця» (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, графік впровадження). Нова редакція art. 111 ust. 3a pkt 1 з 2027 р. каже видавати з кожного продажу касовий чек, а варіант «чек або фактура» зникає.
| До 31.12.2026 | З 1.01.2027 | |
|---|---|---|
| Paragon z NIP до 450 zł | Спрощена фактура поза KSeF | Звичайний чек, не фактура |
| Клієнту-фірмі потрібна фактура | Вистачить чека з NIP | Фактура в KSeF |
| Фактура для фірми до чека | Може бути з каси, поза KSeF | Лише в KSeF |
| NIP на чеку як умова фактури | Так | Так |
| Номер чека і номер каси в документації фактури | Не вимагається (art. 145n ust. 3) | Вимагається (art. 106h ust. 1) |
MF підсумовує: з 2027 р. фактура до операції, проведеної через онлайн-касу, має бути виставлена в KSeF, якщо це продаж платнику (FAQ MF, „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 3). Повний список змін нового року в статті KSeF з 1 січня 2027.
NIP на чеку потрібен і далі
Art. 106b ust. 5 ustawy o VAT діє й після 2027 р.: фактуру для фірми до продажу, проведеного через касу, можна виставити лише тоді, коли на чеку є NIP покупця. За фактуру до чека без NIP загрожує додаткове зобов'язання в розмірі 100% VAT з цієї фактури (art. 106b ust. 6).
Приклад: клієнт отримав чек без NIP, а через тиждень повертається по фактуру на фірму. Фактуру для фірми він отримати не повинен. KSeF тут нічого не змінює, змінюється лише місце, де фактура створюється. Заборона стосується тільки фактур для платників: споживач з чеком без NIP фактуру отримає.
Спрощена фактура не зникає, а переходить у KSeF
Саме положення про спрощену фактуру (art. 106e ust. 5 pkt 3) залишається в законі. Структура FA(3) навіть має окремий вид фактури «UPR». Тож з 2027 р. спрощену фактуру для фірми ви виставляєте в KSeF, як і будь-яку іншу фактуру для платника. Умова та сама: на ній має бути NIP покупця (art. 106e ust. 6), а загальна сума не може перевищувати 450 zł або 100 євро.
Відрахування VAT покупцем
Сума вхідного VAT складається з сум податку з фактур, отриманих платником (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). До кінця 2026 р. чек з NIP до 450 zł є фактурою, тож покупець може відрахувати з нього VAT на загальних умовах.
З 2027 р. чек з NIP уже не вважається фактурою. Наше прочитання закону: сам чек тоді не буде підставою для відрахування VAT, і клієнту-фірмі потрібна фактура з KSeF. MF прямо цього у FAQ не роз'яснило, тому перед зміною правил у вашій фірмі підтвердьте це з податковим консультантом. Практичний наслідок: клієнти-фірми, які роками збирали чеки з NIP за дрібні покупки, з січня проситимуть фактури. Їх варто попередити.
Строки для фактури до чека
- Для фірми: продаж іншому платнику оформлюють фактурою обов'язково (art. 106b ust. 1 pkt 1), як правило не пізніше 15-го числа місяця, наступного за місяцем продажу (art. 106i ust. 1).
- Для споживача: фактуру виставляєте на вимогу, подану протягом 3 місяців від кінця місяця продажу (art. 106b ust. 3). Якщо вимога надійшла в місяці продажу, діють загальні строки, якщо пізніше, маєте 15 днів від вимоги (art. 106i ust. 6). Така фактура може піти в KSeF добровільно. Детальніше: фактура для клієнта з NIP і без NIP.
Інтернет-магазин і касовий апарат
Багато інтернет-магазинів не мають каси, бо користуються звільненням для поштового продажу. Розпорядження MF від 17 грудня 2024 р. (Dz.U. 2024 poz. 1902, додаток, poz. 41) звільняє доставку товарів поштою або кур'єром, якщо всю оплату магазин отримує через банк, пошту або SKOK, а з обліку і підтверджень оплати видно, за що і хто заплатив. Звільнення діє не довше ніж до 31 грудня 2027 р. і не охоплює деяких товарів. Чи відповідають ваші платежі (картка, BLIK, накладений платіж) цим умовам, з'ясуйте з бухгалтеркою (księgowa).
Від наявності каси залежить усе інше:
- Магазин без каси (звільнений). Чека немає, тож немає і фактури до чека. Фірма, яка вказала NIP, отримує звичайну фактуру в KSeF.
- Магазин з касою, NIP відомий до покупки. Обов'язок фіксувати продаж на касі стосується продажу фізичним особам без підприємницької діяльності і фермерам на ryczałt (art. 111 ust. 1). Якщо фірма вказала NIP у кошику, продаж можна одразу оформити фактурою в KSeF. Як не задублювати продаж на чеку і фактурі, узгодьте з бухгалтеркою.
- Магазин з касою, NIP після покупки. Якщо на чеку є NIP, виставляєте фактуру до чека в KSeF. Якщо немає, фактуру для фірми виставити не можна.
- Магазин з пунктом видачі або стаціонарною точкою. Касир має спитати NIP до друку чека. Саме тут найчастіше виникають проблеми, бо клієнт згадує про фактуру після оплати.
Висновок для кожного варіанта один: питайте NIP до оплати. Як додати таке поле, описано в статті NIP у кошику магазину.
Якщо ваш магазин на Shopify продає ще й стаціонарно, зважте: наш застосунок KSeF Faktury виставляє фактури до онлайн-замовлень з NIP, вказаним у кошику, і не з'єднується ні з касовим апаратом, ні з Shopify POS. Фактури до чеків зі стаціонарного продажу виставляйте іншим інструментом, наприклад у програмі для фактур або в безкоштовній Aplikacja Podatnika KSeF (FAQ MF, „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 35).
Питання і відповіді
Чи з 2027 р. paragon z NIP до 450 zł ще є фактурою?
Ні. Виняток з art. 145n ust. 1 pkt 2 діє до 31 грудня 2026 р. З 2027 р. чек з NIP це просто чек, а фактуру для фірми виставляють у KSeF.
Чи відрахує фірма VAT з чека з NIP, виданого у 2027 р.?
На нашу думку, ні, бо з 2027 р. такий чек уже не фактура, а VAT відраховують з фактур (art. 86 ust. 2 pkt 1). MF прямо на це не відповіло, тож підтвердьте з податковим консультантом. Безпечніше попросити продавця про фактуру в KSeF.
Чи чек з NIP на суму понад 450 zł був фактурою?
Ні. Спрощеною фактурою вважається лише чек з NIP на загальну суму до 450 zł або 100 євро (art. 106e ust. 5 pkt 3). При більшій сумі фірмі потрібна окрема фактура, і у 2026 р. теж.
Клієнт-фірма в січні 2027 р. приносить чек з NIP з грудня 2026 р. Що робити?
Чек, виданий у 2026 р. за перехідним положенням, у момент видачі був спрощеною фактурою. Як його враховувати в розрахунках 2027 р., з'ясуйте з бухгалтеркою.
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, питання 2, 3, 20; категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 35; категорія „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, питання 48, 56, 66
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I (06.08.2026), harmonogram wdrożenia (zmiany od 1 stycznia 2027 r.)
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 86 ust. 2 pkt 1, 106b ust. 1, 3, 5 i 6, 106e ust. 5 pkt 3 i ust. 6, 106ga, 106h ust. 1, 106i ust. 1 i 6, 111 ust. 1 i 3a, 111a, 145n
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203 (art. 145n w obecnym brzmieniu)
- Rozporządzenie MF z 17.12.2024 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902, zmienione Dz.U. 2026 poz. 420
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: struktura logiczna FA(3), rodzaj faktury UPR
- Etapy wdrożenia KSeF
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.