Kiedy wystawić fakturę w sklepie internetowym: płatność czy wysyłka
W skrócie: kiedy wystawić fakturę w sklepie internetowym, zależy od tego, kiedy klient płaci. Fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca po dostawie, a przy płatności z góry najpóźniej 15. dnia miesiąca po otrzymaniu zapłaty. W KSeF datą wystawienia jest dzień wysłania faktury do systemu, więc data na fakturze i dzień wysyłki muszą się zgadzać.
Kiedy wystawić fakturę w sklepie internetowym: termin ogólny
Podstawowa zasada jest w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT: fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Paczka doręczona 20 marca to faktura najpóźniej 15 kwietnia.
Ten termin dotyczy faktur, które sklep musi wystawić z własnej inicjatywy, czyli przede wszystkim dla firm (art. 106b ust. 1 pkt 1). Konsument dostaje fakturę na żądanie, o czym niżej.
Zapłata przed wysyłką: obowiązek podatkowy i zaliczka
W większości sklepów klient płaci z góry: kartą, BLIK-iem albo szybkim przelewem. Wtedy działają trzy przepisy:
- Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8). VAT od zamówienia opłaconego 30 marca należy się za marzec, nawet jeśli paczka wyjdzie w kwietniu.
- Zapłatę przed dostawą dokumentuje się fakturą (art. 106b ust. 1 pkt 4), wystawianą najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę (art. 106i ust. 2).
- Nie trzeba osobnej faktury zaliczkowej, jeśli zapłata i dostawa wypadły w tym samym miesiącu (art. 106b ust. 1a). Wystarczy jedna faktura.
| Scenariusz (klient firma) | Kiedy powstaje VAT | Najpóźniej faktura |
|---|---|---|
| Płatność 10 marca, wysyłka 11 marca | 10 marca (zapłata) | 15 kwietnia, jedna faktura |
| Płatność 30 marca, wysyłka 2 kwietnia | 30 marca (zapłata) | 15 kwietnia |
| Płatność 30 marca, wysyłka 20 kwietnia | 30 marca (zapłata) | 15 kwietnia, czyli przed wysyłką |
| Za pobraniem, doręczenie 5 kwietnia | przy dostawie | 15 maja |
Gdy zapłata i wysyłka wypadają w tym samym miesiącu, wystarczy jedna zwykła faktura, a w e-commerce najczęściej wystawia się ją w dniu zapłaty, z datą otrzymania zapłaty w polu daty sprzedaży (art. 106e ust. 1 pkt 6 wymaga tej daty, jeśli różni się od daty wystawienia). Gdy wysyłka wypada w kolejnym miesiącu, zaczyna się pole do interpretacji. W materiale szkoleniowym KAS dla sprzedaży na portalach internetowych przy przedpłacie firmy jest mowa o fakturze zaliczkowej w KSeF i fakturze końcowej po realizacji zamówienia (MF i KAS, „Sprzedaż na portalach internetowych”, slajd 78). Jeśli faktura zaliczkowa obejmuje całą zapłatę, wiele firm nie wystawia już faktury końcowej (art. 106f ust. 3 przewiduje fakturę końcową dla zapłaty częściowej), ale to kwestia do potwierdzenia z doradcą. W strukturze FA(3) faktura zaliczkowa to osobny rodzaj (ZAL), który zamiast pozycji faktury zawiera dane zamówienia (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 9). Który wariant stosujesz w swoim sklepie, ustal z księgową i trzymaj się go konsekwentnie.
Przy płatności za pobraniem zapłata nie wyprzedza dostawy, więc obowiązek podatkowy powstaje przy dostawie (art. 19a ust. 1). Jaki dzień przyjąć jako dzień dostawy przy wysyłce kurierem, też warto ustalić z księgową.
Najwcześniej 60 dni przed dostawą lub zapłatą
Faktury nie można wystawić wcześniej niż 60. dnia przed dostawą albo przed otrzymaniem zapłaty (art. 106i ust. 7). Dla sklepu to szeroki margines: faktura wystawiona w dniu zamówienia mieści się w nim prawie zawsze.
Prawo pozwala więc wystawić fakturę jeszcze przed zapłatą. W praktyce to zły pomysł: jeśli klient nie zapłaci albo anuluje zamówienie, faktura w KSeF zostaje i trzeba ją korygować do zera (szczegóły w artykule anulowanie faktury w KSeF). Jeśli klient chce dokument przed płatnością, wyślij mu proformę. Proforma nie jest fakturą i nie idzie do KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 6).
Data wystawienia w KSeF to data wysłania
W KSeF nie wpisujesz dowolnej daty wystawienia. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1). Pole daty wystawienia (P_1) i tak trzeba wypełnić, a przy wysyłce online musi być zgodne z dniem przesłania pliku (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10).
Co z tego wynika dla sklepu:
- Faktura online idzie do KSeF tego samego dnia. Jeśli trafi do KSeF później niż data w P_1, ustawa uznaje ją za fakturę wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 12).
- Liczy się chwila przesłania, nie nadania numeru. Faktura wysłana 1 lutego jest wystawiona 1 lutego, nawet gdy numer KSeF przyjdzie 2 lutego (pyt. 13 tej kategorii).
- Nie przygotowuj faktur „na zapas” z datą wsteczną. Faktura z 28 lutego wysłana 3 marca nie będzie fakturą online z 28 lutego.
Więcej o samej wysyłce piszemy w artykule termin przesłania faktury do KSeF.
Konsument chce fakturę: termin na żądanie
Konsumentowi wystawiasz fakturę tylko wtedy, gdy o nią poprosi (art. 106b ust. 3), i to w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy lub zapłaty. Terminy są dwa (art. 106i ust. 6):
- żądanie do końca miesiąca dostawy lub zapłaty: zwykłe terminy, czyli do 15. dnia następnego miesiąca,
- żądanie później: najpóźniej 15. dnia od zgłoszenia żądania.
Fakturę dla konsumenta możesz wystawić poza KSeF, bo KSeF jest dla niej dobrowolny (art. 106ga ust. 2 pkt 4, ust. 4). Szczegóły w artykule faktura dla konsumenta a KSeF.
Co wybrać w automatyzacji: płatność czy wysyłka
Programy i aplikacje sklepowe zwykle pozwalają wystawić fakturę w jednym z dwóch momentów.
| Wyzwalacz | Zalety | Ryzyka |
|---|---|---|
| Opłacenie zamówienia | moment zgodny z powstaniem VAT przy przedpłacie; nie przegapisz 15. dnia, gdy paczka się opóźni; kurs waluty z tego samego dnia co obowiązek podatkowy | anulowanie po zapłacie oznacza korektę do zera |
| Wysyłka (realizacja) | mniej korekt, bo anulowane zamówienia odpadają wcześniej | przy przedpłacie i wysyłce w kolejnym miesiącu faktura może powstać po terminie z art. 106i ust. 2 |
Przykład ryzyka: klient płaci 30 marca, towar jest na zamówienie i wychodzi 20 kwietnia. Faktura „po wysyłce” powstałaby 20 kwietnia, a termin minął 15 kwietnia.
Przy fakturach w euro ważna jest też data: VAT w złotych liczysz po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1), czyli przy przedpłacie zwykle przed dniem zapłaty. Kurs sprawdzisz w naszym kalkulatorze kursu NBP do faktury.
W aplikacji KSeF Faktury dla Shopify wybraliśmy moment płatności: opłacone zamówienie z poprawnym NIP dostaje zwykłą fakturę VAT w strukturze FA(3), a data zapłaty trafia na nią jako data sprzedaży. Faktura trafia do kolejki i zwykle jest w KSeF kilka minut później. Gdy KSeF nie odpowiada, aplikacja ponawia wysyłkę, a ekran „Problemy” pokazuje faktury, które czekają. Aplikacja nie wystawia faktur zaliczkowych (ZAL), więc jeśli Twoja księgowa wybierze wariant z fakturą zaliczkową przy wysyłce w kolejnym miesiącu, takie zamówienia trzeba obsłużyć inaczej.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wystawić fakturę zbiorczo na koniec miesiąca?
Tak, dla stałego klienta firmowego możesz objąć jedną fakturą kilka dostaw z danego miesiąca, pilnując terminu z art. 106i. W sklepie z przedpłatą i automatycznymi fakturami zwykle prościej jest wystawiać fakturę do każdego zamówienia.
Klient zapłacił w sobotę. Czy faktura musi pójść w sobotę?
Nie musi. Termin to 15. dzień następnego miesiąca. Jeśli fakturę wystawia automat w chwili zapłaty, pójdzie w sobotę i taka będzie jej data wystawienia. Jeśli wystawiasz ręcznie w poniedziałek, data wystawienia to poniedziałek, a sobota jako dzień zapłaty trafia do pola daty sprzedaży.
Czy faktura może mieć datę wcześniejszą niż dzień wysłania do KSeF?
Przy fakturze online nie. Data wystawienia to dzień przesłania. Wcześniejsza data w polu P_1 oznacza fakturę w trybie offline24, którą trzeba dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 6, 10, 12, 13; kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 9
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 19a ust. 1 i 8, art. 31a ust. 1, art. 106b ust. 1, 1a i 3, art. 106e ust. 1 pkt 6, art. 106f, art. 106ga ust. 2 i 4, art. 106i ust. 1, 2, 6 i 7, art. 106na ust. 1
- Ministerstwo Finansów i KAS, szkolenie „Sprzedaż na portalach internetowych” (IAS Zielona Góra, 2026), slajd 78
Stan prawny na 19 października 2026 r.