Numer KSeF w tytule przelewu od 2027: kiedy i jak go podać
W skrócie: numer KSeF w przelewie jest obowiązkowy od płatności dokonanych 1 stycznia 2027 r.: czynny podatnik VAT, który przelewem płaci innemu czynnemu podatnikowi za fakturę z KSeF, podaje w tytule przelewu numer KSeF tej faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Ten sam numer trafia do komunikatu przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Obowiązek ma płacący, czyli nabywca, a nie sprzedawca.
Numer KSeF w przelewie: co mówi przepis
Od 2027 r. numer KSeF w przelewie pojawia się w dwóch przepisach ustawy o VAT. Oba stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. (art. 17 ustawy z 16 czerwca 2023 r. w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 r.; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 43):
| Zwykły przelew (art. 108g) | Split payment, MPP (art. 108a ust. 3 pkt 3) | |
|---|---|---|
| Kto podaje numer | Nabywca, czynny podatnik VAT | Podatnik płacący w MPP |
| Komu płaci | Innemu czynnemu podatnikowi VAT | Sprzedawcy, na jego rachunek VAT i rachunek rozliczeniowy |
| Co wpisać | Numer KSeF albo identyfikator zbiorczy | Numer KSeF faktury, przy kilku fakturach identyfikator zbiorczy |
| Dla jakich faktur | Faktury z KSeF oraz faktury offline i z trybu awaryjnego | Faktury ustrukturyzowane |
Status odbiorcy płatności ustalasz na podstawie Wykazu podatników VAT (białej listy) na dzień zapłaty (art. 108g ust. 3). Płacąc firmie zwolnionej z VAT, nie musisz podawać numeru KSeF (o tym, jak KSeF działa u zwolnionych, piszemy w tekście zwolniony z VAT a KSeF).
Kogo to dotyczy w sklepie internetowym
Sklep zwykle spotyka ten obowiązek z dwóch stron.
Sklep jako nabywca
To najczęstszy przypadek. Płacisz hurtowni, producentowi, firmie kurierskiej czy agencji przelewem za ich faktury. Od 1 stycznia 2027 r. w tytule takiego przelewu wpisujesz numer KSeF faktury. Jeśli płacisz przez program księgowy albo bank, który pobiera faktury z KSeF, numer może się uzupełniać sam. Warto to sprawdzić w grudniu.
Nie dotyczy to dostawców spoza Polski bez polskiego NIP i statusu czynnego podatnika VAT, na przykład platform reklamowych czy dostawców oprogramowania z zagranicy. Ich faktury nie powstają w KSeF.
Sklep jako sprzedawca
Twoi klienci firmowi, którzy płacą przelewem po otrzymaniu faktury (na przykład z odroczonym terminem), muszą podać numer KSeF Twojej faktury. Ty nie masz obowiązku przesyłać im tego numeru, bo faktura pojawia się w ich KSeF automatycznie (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 41). W praktyce numer na PDF i w e-mailu z fakturą bardzo ułatwia klientowi przelew i księgowanie wpłaty po Twojej stronie.
Większość zamówień w sklepie jest jednak opłacana z góry: kartą, BLIK-iem albo szybkim przelewem przez operatora płatności. W chwili zapłaty faktury jeszcze nie ma, więc nie ma też numeru KSeF. Przepis nie mówi wprost, jak traktować takie płatności, dlatego ustal sposób postępowania z księgową. Nie spotkaliśmy wyjaśnienia MF dotyczącego właśnie tego przypadku.
MPP: kiedy split payment jest obowiązkowy
Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy, gdy płacisz za towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (m.in. telefony komórkowe, komputery, konsole, niektóre części do pojazdów, stal, złoto i paliwa), a faktura opiewa na więcej niż 15 000 zł brutto (art. 108a ust. 1a). Wtedy sprzedawca musi umieścić na fakturze dopisek „mechanizm podzielonej płatności” (art. 106e ust. 1 pkt 18a). W pozostałych przypadkach MPP jest dobrowolny.
W komunikacie przelewu MPP podajesz kwotę VAT, kwotę brutto, NIP sprzedawcy i numer faktury. Od 2027 r. dla faktury z KSeF tym numerem jest numer KSeF (art. 108a ust. 3 pkt 3). Komunikat MPP udostępnia bank, więc pole na numer zwykle już tam jest.
Płatność jednym przelewem za wiele faktur
Numer KSeF ma 35 znaków, na przykład 5265877635-20250826-0100001AF629-AF (pierwsze 10 cyfr to NIP sprzedawcy, potem data). Tytuł przelewu ma ograniczoną długość, więc przy kilku fakturach szybko zabraknie miejsca. Dlatego ustawa pozwala podać zamiast numerów identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF (art. 108g ust. 1, a w MPP art. 108a ust. 3c pkt 2).
Według materiałów MF identyfikator generuje się dla co najmniej dwóch faktur z numerem KSeF, wystawionych przez tego samego sprzedawcę. Aktualna dokumentacja API podaje domyślny limit 500 faktur w jednym identyfikatorze, a podręcznik MF wyższy, więc przy dużych płatnościach sprawdź limit w swoim programie. Wygenerować go może podmiot z dostępem do tych faktur, więc także nabywca. Szczegóły opisujemy w artykule identyfikator zbiorczy KSeF.
W MPP jedną płatność za kilka faktur jednego sprzedawcy można zrobić dla faktur z okresu od jednego dnia do miesiąca (art. 108a ust. 3a i 3b).
Gdzie znaleźć numer KSeF faktury
- Na wydruku lub PDF faktury. Faktura z KSeF przekazana poza systemem ma kod QR, a bezpośrednio pod nim numer KSeF (§ 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). Więcej o kodzie w artykule kod QR na fakturze KSeF.
- W Aplikacji Podatnika KSeF. Na liście faktur kolumna „Nr KSeF” pokazuje numer każdej faktury (Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0).
- W programie księgowym, jeśli pobiera faktury zakupowe z KSeF.
- W panelu sklepu. W KSeF Faktury numer KSeF zapisujemy przy zamówieniu i drukujemy na PDF pod kodem QR, więc łatwo go przekazać klientowi.
Wyjątki: kiedy numeru nie podajesz
- Płacisz firmie, która nie jest czynnym podatnikiem VAT (na przykład zwolnionej z VAT). Status sprawdzasz w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty.
- Sam nie jesteś czynnym podatnikiem VAT. Obowiązek z art. 108g dotyczy nabywcy zarejestrowanego jako czynny podatnik.
- Faktura offline jeszcze nie trafiła do KSeF z powodu awarii ogłoszonej przez MF. Wtedy art. 108g nie ma zastosowania (art. 108g ust. 4).
- Faktura spoza KSeF, na przykład wystawiona w 2026 r. poza systemem w ramach limitu 10 000 zł. Nie ma numeru KSeF, więc w MPP podajesz jej zwykły numer.
- Polecenie zapłaty. Jeśli płatność idzie poleceniem zapłaty, obowiązek przechodzi na wystawcę faktury (art. 108g ust. 2).
W ustawie o VAT nie znaleźliśmy osobnej kary za brak numeru KSeF w tytule przelewu. Nie oznacza to, że obowiązek można pominąć: to przepis ustawy, a jego skutki warto omówić z księgową.
Najczęstsze pytania
Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w przelewie?
Od płatności dokonanych 1 stycznia 2027 r. Liczy się data zapłaty, a nie data faktury.
Czy jako sprzedawca muszę wpisać numer KSeF na fakturze PDF?
Na wizualizacji faktury z KSeF przekazywanej poza systemem numer KSeF umieszcza się pod kodem QR. Osobnego obowiązku przesyłania numeru nabywcy nie ma.
Czy przy płatności kartą też trzeba podać numer KSeF?
Przepis mówi o poleceniu przelewu i innych instrumentach płatniczych, które pozwalają podać tytuł płatności. Przy płatności kartą w sklepie przed wystawieniem faktury numeru jeszcze nie ma. Ustal z księgową, jak traktować takie płatności.
Co wpisać, gdy płacę za trzy faktury od jednej hurtowni?
Trzy numery KSeF, jeśli zmieszczą się w tytule, albo jeden identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF dla tych faktur.
Pełny kalendarz zmian od 1 stycznia znajdziesz w artykule KSeF 2027.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 41 i 43
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106e ust. 1 pkt 18a, art. 108a ust. 1a, 3, 3a-3c, art. 108g, załącznik nr 15
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 1203, art. 2 (nowe brzmienie art. 17 ustawy z 16.06.2023)
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, § 9
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I (06.08.2026), harmonogram zmian i opis identyfikatora zbiorczego
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, słownik pojęć i listy faktur
- Dokumentacja API KSeF 2.0 (MF, GitHub): numer KSeF, identyfikatory zbiorcze, limity
Stan prawny na 19 października 2026 r.