Faktury w sklepie internetowym w KSeF: firma, konsument, paragon
W skrócie: faktura w sklepie internetowym zależy od tego, kto kupuje. Firmie z NIP wystawiasz fakturę zawsze i robisz to w KSeF (do końca 2026 r. z ulgą do 10 000 zł miesięcznie). Konsumentowi wystawiasz fakturę tylko na jego żądanie i nie musisz robić tego w KSeF, ani teraz, ani po 2027 r. Paragon nigdy nie trafia do KSeF, ale od 2027 r. faktura dla firmy do paragonu już tak.
Ten przewodnik dotyczy samej faktury w sklepie internetowym: kto ją dostaje, kiedy, co ma na niej być i jak trafia do kupującego. Terminy wdrożenia KSeF i wybór narzędzia opisujemy w osobnym przewodniku o KSeF w sklepie internetowym, a szczegóły każdego tematu w artykułach podlinkowanych niżej.
Faktura w sklepie internetowym: trzy typy kupujących
| Kupujący | Czy musisz wystawić fakturę | Czy w KSeF |
|---|---|---|
| Firma z polskim NIP, także JDG kupująca na firmę | Tak, z obowiązku (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT) | Tak, obowiązkowo; do 31.12.2026 z limitem 10 000 zł (art. 145m) |
| Konsument, który nie prosi o fakturę | Nie; sprzedaż dokumentujesz paragonem, jeśli masz obowiązek kasy | Nie dotyczy |
| Konsument, który prosi o fakturę | Tak, jeśli zażąda w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy lub zapłaty (art. 106b ust. 3) | Nie musi; możesz dobrowolnie (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4) |
| Właściciel JDG kupujący prywatnie | Jak konsument | Dobrowolnie (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 8) |
| Firma zagraniczna bez polskiego NIP | Tak, według zasad dla danej transakcji | Tak, a fakturę przekazujesz jej w uzgodniony sposób z kodem QR (art. 106gb ust. 4; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 9 i 36) |
Od tego, co kupujący zaznaczy w koszyku, zależy cała reszta. Dlatego najważniejsze pytanie zadajesz przed płatnością: firma czy osoba prywatna. Więcej o fakturach dla osób prywatnych w artykule faktura dla konsumenta w KSeF.
Na marginesie: sprzedawca zwolniony z VAT podmiotowo też wystawia fakturę firmie w KSeF, jeśli ją wystawia (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 22).
Kiedy wystawić fakturę w sklepie
Termin podstawowy
Fakturę dla firmy wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wysłałeś towar (art. 106i ust. 1). Fakturę dla konsumenta na żądanie zgłoszone w miesiącu sprzedaży wystawiasz w tych samych terminach, a na żądanie zgłoszone później najpóźniej 15. dnia od żądania (art. 106i ust. 6).
Zapłata przed wysyłką
W sklepie internetowym klient zwykle płaci z góry. Wtedy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty (art. 19a ust. 8). Dla firmy masz obowiązek wystawić fakturę także na zapłatę otrzymaną przed dostawą (art. 106b ust. 1 pkt 4), ale nie musisz tego robić, jeśli zapłatę i wysyłkę masz w tym samym miesiącu (art. 106b ust. 1a). Wtedy wystarczy jedna zwykła faktura.
Przykład: firma płaci 30 listopada, a paczka wychodzi 2 grudnia. Zapłata i dostawa są w różnych miesiącach, więc obowiązek podatkowy powstał w listopadzie, a fakturę dokumentującą zapłatę wystawiasz najpóźniej 15 grudnia (art. 106i ust. 2). Jak udokumentować taką sprzedaż jedną fakturą albo fakturą zaliczkową i rozliczeniową, ustal z księgową. Ten przypadek omawiamy szerzej w artykule kiedy wystawić fakturę w sklepie.
Data wystawienia w KSeF
Faktura wysłana do KSeF w trybie online jest wystawiona w dniu jej przesłania (art. 106na ust. 1), a firma otrzymuje ją w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3). Data wystawienia na fakturze (pole P_1) powinna być dniem wysyłki. Jeśli faktura trafi do KSeF później niż data w P_1, ustawa uznaje ją za fakturę wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 12) i musi ona dotrzeć do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed dostawą albo zapłatą (art. 106i ust. 7).
Paragon i kasa w sklepie online
Wiele sklepów internetowych nie ma kasy fiskalnej, bo korzysta ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej opłacanej w całości przez bank, pocztę lub SKOK (rozporządzenie MF z 17 grudnia 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1902, załącznik, poz. 41). Zwolnienie ma swoje warunki i wyjątki, więc czy Cię obejmuje, ustal z księgową.
Jeśli masz kasę, pamiętaj o trzech zasadach:
- Paragon nie trafia do KSeF. KSeF dotyczy tylko faktur.
- Fakturę dla firmy do paragonu wystawisz tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy (art. 106b ust. 5). Za złamanie tej zasady grozi dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% VAT z faktury (art. 106b ust. 6).
- Do 31 grudnia 2026 r. faktury z kasy i paragony z NIP do 450 zł mogą powstawać poza KSeF (art. 145n). Od 1 stycznia 2027 r. faktura dla firmy do sprzedaży z kasy idzie przez KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3).
Szczegóły i przykłady w artykule faktura do paragonu w KSeF od 2027.
Co ma być na fakturze ze sklepu
Faktura ze sklepu to zwykła faktura z elementami z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. W KSeF wysyłasz ją w strukturze FA(3). Kilka pozycji sprawia sklepom najwięcej pytań.
Koszt wysyłki
Koszt dostawy, który pobierasz od kupującego, jest częścią podstawy opodatkowania (art. 29a ust. 6 pkt 2). Na fakturze pokazujesz go zwykle jako osobną pozycję, na przykład „Dostawa kurierem”. Gdy w zamówieniu są towary z różnymi stawkami VAT, sposób opodatkowania dostawy ustal z księgową.
Rabat i kod promocyjny
Rabat udzielony przy sprzedaży nie wchodzi do podstawy opodatkowania (art. 29a ust. 7 pkt 2). Na fakturze pokazujesz kwotę rabatu albo od razu cenę po rabacie (art. 106e ust. 1 pkt 10). Struktura FA(3) nie ma pola rabatu procentowego w wierszu, ale rabat do całej faktury możesz dodać jako osobną pozycję (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 17). Rabat przyznany po sprzedaży to już korekta faktury.
Bon podarunkowy
Tu decyduje rodzaj bonu. Przekazanie bonu jednego przeznaczenia, przy którym od początku wiadomo, jaki towar i jaki VAT obejmuje, traktuje się jak dostawę towaru (art. 8a ust. 1). Sprzedaż bonu różnego przeznaczenia nie podlega VAT i faktury na nią się nie wystawia. Gdy taki bon jest częścią zamówienia z innymi towarami, można go pokazać w informacjach dodatkowych faktury, w elemencie „Rozliczenie” (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 15). Rodzaj bonów w Twoim sklepie warto raz ustalić z księgową.
Waluta
Fakturę możesz wystawić w euro albo innej walucie, ale kwotę VAT wykazujesz w złotych (art. 106e ust. 11). Przeliczasz ją po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1), a w sklepie z płatnością z góry to zwykle dzień przed zapłatą. Kurs i VAT w złotych policzysz w naszym narzędziu kurs NBP do faktury.
Jak zbierać NIP w koszyku
Firma, która chce faktury, ma obowiązek podać swój NIP, jeśli posługuje się nim przy danej transakcji (art. 106ba). KSeF nie sprawdza, czy NIP należy do właściwej firmy: fakturę z błędnym NIP przyjmie i udostępni firmie o tym numerze, jeśli taka istnieje (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 21 i 23). Dlatego:
- pole NIP pokazuj po zaznaczeniu „Chcę fakturę na firmę”,
- sprawdzaj sumę kontrolną NIP przed płatnością,
- przy dużych zamówieniach porównuj nazwę firmy z Białą listą, na przykład w bezpłatnym narzędziu „Sprawdź NIP” na naszej stronie.
Cały proces opisujemy w artykule NIP w koszyku sklepu.
Jak kupujący dostaje fakturę
Firma z polskim NIP
Dla firmy z NIP kanałem doręczenia jest KSeF. Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3), bez żadnej akceptacji kupującego (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 11). E-mail z PDF to tylko dodatkowa uprzejmość: przepisy nie wymagają równoległego wysyłania faktury poza KSeF (pyt. 50). Nie musisz też wysyłać klientowi numeru KSeF (pyt. 41), ale numer na PDF ułatwia mu płatność, bo od 1 stycznia 2027 r. firma płacąca przelewem podaje go w tytule przelewu (art. 108g).
Konsument i firma zagraniczna
Oni nie odbiorą faktury w KSeF. Jeśli wystawiłeś im fakturę w KSeF, udostępniasz ją w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF w e-mailu albo do pobrania na koncie klienta (art. 106gb ust. 4). Za datę otrzymania uznaje się wtedy dzień, w którym kupujący faktycznie ją dostał (art. 106na ust. 4).
PDF z kodem QR
Każda faktura z KSeF, którą przekazujesz poza systemem, musi mieć kod QR prowadzący do faktury w KSeF (art. 106gb ust. 5; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 34). Przy fakturze online wystarcza jeden kod z numerem KSeF pod spodem (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 7). Wygląd PDF nie musi kopiować wzoru MF, ale musi odpowiadać danym z pliku XML, a może być też po angielsku albo dwujęzyczny (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 32 i 33). Więcej: wizualizacja faktury KSeF w PDF.
Tabela: sytuacja, dokument, KSeF
| Sytuacja w sklepie | Dokument | Czy w KSeF |
|---|---|---|
| Firma podała NIP w koszyku i zapłaciła | Faktura | Tak (do 31.12.2026 z limitem 10 000 zł) |
| Konsument bez prośby o fakturę, sklep z kasą | Paragon | Nie |
| Konsument bez prośby o fakturę, sklep zwolniony z kasy | Ewidencja sprzedaży i dowody zapłaty | Nie |
| Konsument prosi o fakturę | Faktura na żądanie | Dobrowolnie |
| Firma prosi o fakturę do paragonu z NIP | Faktura do paragonu | Do 31.12.2026 może być poza KSeF, od 2027 tak |
| Firma prosi o fakturę, a paragon nie ma NIP | Faktury dla firmy nie wystawisz (art. 106b ust. 5) | Nie dotyczy |
| Firma zagraniczna bez polskiego NIP | Faktura | Tak, plus PDF z kodem QR w uzgodniony sposób |
| Zwrot towaru od firmy | Faktura korygująca z numerem KSeF faktury pierwotnej | Tak |
Jak to wygląda w Shopify
Nasza aplikacja KSeF Faktury działa tylko w Shopify, a jej premierę w Shopify App Store zaplanowaliśmy na grudzień 2026 r. Dla opłaconych zamówień, w których kupujący podał poprawny polski NIP w koszyku, wystawia zwykłą fakturę VAT w strukturze FA(3) z datą zapłaty, wysyła ją do KSeF, zapisuje numer KSeF przy zamówieniu, a po przyjęciu faktury przez KSeF tworzy PDF z kodem QR. Przy zwrocie wystawia korektę. Faktur zaliczkowych, faktur dla konsumentów, faktur do paragonów ani sprzedaży w Shopify POS nie obsługuje, więc te dokumenty wystawiasz innym narzędziem.
Najczęstsze pytania
Czy każda faktura ze sklepu internetowego musi trafić do KSeF?
Nie. Obowiązek dotyczy faktur dla firm. Faktury dla konsumentów możesz wystawiać poza KSeF także po 2027 r. (art. 106ga ust. 2 pkt 4; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5).
Czy muszę wysyłać firmie fakturę e-mailem?
Nie musisz. Firma z polskim NIP otrzymuje fakturę w KSeF w chwili nadania numeru (art. 106na ust. 3). E-mail z PDF to dodatkowa usługa, a jeśli go wysyłasz, PDF musi mieć kod QR.
Klient chce faktury na firmę kilka dni po zakupie. Co robię?
Jeśli faktury jeszcze nie wystawiłeś, sprawdź NIP i wystaw fakturę dla firmy. Jeśli sprzedaż była nabita na kasę, a paragon nie ma NIP, faktury dla firmy nie wystawisz (art. 106b ust. 5).
Czy w KSeF mogę wystawić fakturę w euro?
Tak. Kwoty mogą być w euro, ale VAT wykazujesz także w złotych po kursie średnim NBP (art. 106e ust. 11 i art. 31a). Struktura FA(3) ma na to pola kodu i kursu waluty (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 19).
Czy faktury dla konsumentów liczą się do limitu 10 000 zł?
Nie. Do limitu, który do 31 grudnia 2026 r. pozwala wystawiać faktury poza KSeF, wliczasz tylko faktury objęte obowiązkiem KSeF, czyli w praktyce faktury dla firm. Faktury konsumenckie i sprzedaż udokumentowana samym paragonem się nie liczą (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 18 i 19).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl): kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3, 18, 19, 22; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5, 8, 9, 11, 12, 21, 23, 32-34, 36, 41, 50; kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 15, 17, 19; kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 7
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (eli.gov.pl): art. 8a, 19a ust. 8, 29a ust. 6 i 7, 31a, 106b, 106ba, 106e, 106ga, 106gb, 106i, 106na, 108g, 145m, 145n
- Rozporządzenie MF z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902 (eli.gov.pl)
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), sierpień 2026 (ksef.podatki.gov.pl)
- Konsumenci i osoby fizyczne: najczęściej zadawane pytania (ksef.podatki.gov.pl)
Stan prawny na 19 października 2026 r.