Wizualizacja faktury z KSeF: jaki PDF dostaje kupujący
W skrócie: w KSeF fakturą jest plik XML w systemie, a PDF to tylko wizualizacja, czyli czytelny obraz tych samych danych. Wizualizacja nie musi kopiować wzoru Ministerstwa Finansów, ale musi zgadzać się z plikiem w KSeF, a gdy przekazujesz ją poza KSeF, musi mieć kod QR. Potwierdzenie zamówienia ze sklepu nie jest fakturą ani jej wizualizacją.
KSeF wizualizacja faktury: XML jest fakturą, PDF jest obrazem
Faktura ustrukturyzowana to plik XML zgodny ze wzorem FA(3), wystawiony przy użyciu KSeF i z nadanym numerem KSeF. MF ujmuje to wprost: z formalnego punktu widzenia dokumentem jest XML, ale fakturą można posłużyć się poza KSeF, jeśli ma kod QR z numerem KSeF, który pozwala porównać wizualizację z plikiem w systemie (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 40 i 70).
Co z tego wynika dla sklepu:
- polska firma z NIP dostaje fakturę w KSeF. PDF mailem to dodatek, nie wymóg prawny (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 50),
- konsument i firma z zagranicy nie mają dostępu do KSeF, więc fakturę przekazujesz im w uzgodniony sposób, zwykle właśnie jako PDF (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT),
- faktur z KSeF nie trzeba drukować do archiwum. System przechowuje je przez 10 lat (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 75).
Wzór MF czy własny szablon
Nie musisz używać układu z Ministerstwa. Programy mogą generować własny wygląd faktury, byle wizualizacja odpowiadała merytorycznie danym w KSeF i nie wprowadzała odbiorcy w błąd (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 33). Może też być po angielsku lub dwujęzyczna, jeśli po przetłumaczeniu zgadza się z XML (tamże, pyt. 32).
MF daje kilka gotowych narzędzi:
- Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF i e-mikrofirma pozwalają pobrać e-fakturę na przykład jako PDF (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.5),
- transformata FA(3) opublikowana na ePUAP razem ze strukturą (wzór nr 13775), pomocna przy tworzeniu wizualizacji (tamże),
- otwarty generator PDF opublikowany przez Ministerstwo Finansów na GitHub (ksef-pdf-generator, licencja MIT), z którego mogą korzystać twórcy programów.
Nieprawdą jest więc, że MF „nie daje żadnej wizualizacji”. Daje, ale nie narzuca jej wyglądu.
Co może być tylko na PDF, a co musi być w XML
Na wizualizacji możesz dodać elementy bez znaczenia podatkowego, na przykład logo czy kontakt do obsługi klienta. MF odradza natomiast wysyłanie do KSeF samego minimum i umieszczanie reszty danych (termin i forma płatności, numer rachunku, opis towaru) wyłącznie na PDF. Takie dane mają w FA(3) swoje miejsce, np. w elementach Platnosc, WarunkiTransakcji czy DodatkowyOpis (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.5). Kupujący księguje z XML, więc czego nie ma w pliku, tego nie ma w jego systemie.
Jeszcze jeden szczegół z podręcznika: adnotacji, których na fakturze nie ma (np. „metoda kasowa”, „odwrotne obciążenie”), nie trzeba wypisywać na PDF jako „nie dotyczy”, choć w XML zawsze są zadeklarowane.
Kod QR na wizualizacji
Gdy wizualizacja wychodzi poza KSeF, musi mieć kod QR (art. 106gb ust. 5; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 34). Przy fakturze online to jeden kod z numerem KSeF pod spodem. Przy fakturze offline przekazanej przed wysłaniem do KSeF są dwa kody, „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Szczegóły, przykłady i to, co klient widzi po zeskanowaniu: kod QR na fakturze KSeF.
Potwierdzenie zamówienia to nie faktura
Shopify i inne platformy wysyłają klientowi e-mail z potwierdzeniem zamówienia, często z listą produktów, kwotami i VAT. To nie jest faktura ani jej wizualizacja: nie ma numeru KSeF, kodu QR i nie odpowiada plikowi w systemie. Sklep, który do tej pory traktował taki e-mail lub wydruk z panelu jako „fakturę”, musi to zmienić.
Nie myl tego też z „potwierdzeniem transakcji” z materiałów MF. To dobrowolny dokument z dwoma kodami QR, który sprzedawca może wydać, zanim faktura dostanie numer KSeF. Musi nazywać się „potwierdzenie transakcji” i nie jest fakturą (Potwierdzenie transakcji, ksef.podatki.gov.pl).
Jak dostarczyć PDF klientowi sklepu
| Kupujący | Gdzie dostaje fakturę | |
|---|---|---|
| Polska firma z NIP | w KSeF | opcjonalnie, z kodem QR i numerem KSeF |
| Konsument (faktura wystawiona w KSeF) | w uzgodniony sposób | tak, z kodem QR |
| Konsument (faktura poza KSeF) | w uzgodniony sposób | zwykły PDF, kod QR nie dotyczy |
| Firma z zagranicy | w uzgodniony sposób | tak, z kodem QR |
Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF: zobacz faktura dla konsumenta w KSeF. Dla klienta z zagranicy uzgodnionym sposobem może być PDF mailem, a nawet papier (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 36). Jeśli faktura jest w walucie, PDF powinien pokazywać też VAT w złotych: faktura w walucie obcej w KSeF.
W sklepie internetowym praktyczne są trzy kanały: link do PDF na stronie zamówienia w koncie klienta, załącznik w mailu po wystawieniu faktury i PDF w panelu sprzedawcy, gdy klient prosi o duplikat. Ważne, żeby PDF powstawał z tego samego XML, który przyjął KSeF, a nie z danych zamówienia „obok”. W naszej aplikacji KSeF Faktury dla Shopify PDF w układzie wizualizacji MF z kodem QR powstaje po nadaniu numeru KSeF i jest do pobrania na stronie zamówienia.
Szerzej o tym, które zamówienia w sklepie wymagają faktury: faktury w sklepie internetowym.
Najczęstsze pytania
Czy PDF z KSeF jest fakturą?
Fakturą jest XML w KSeF. PDF z kodem QR i numerem KSeF jest jej wizualizacją, którą można posługiwać się poza systemem, także jako dowodem księgowym (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 40).
Czy mogę mieć własny szablon faktury z logo?
Tak. Wizualizacja nie musi wyglądać jak wzór MF, ale dane muszą zgadzać się z plikiem w KSeF, a przy przekazaniu poza KSeF musi być kod QR.
Czy muszę wysyłać firmie PDF, skoro dostaje fakturę w KSeF?
Nie. Dla krajowego nabywcy z NIP KSeF jest kanałem wystarczającym, a mail jest pomocniczy (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 50). Wielu klientów i tak go oczekuje.
Czy fakturę z KSeF można wydrukować?
Tak, w bezpłatnych narzędziach MF i w programach do faktur. Wydruk używany poza KSeF musi mieć kod QR z numerem KSeF.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106gb ust. 4, 5 i 8
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 32, 33, 34, 36, 50; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 40, 70, 75
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.5 „Faktura wydana w sposób uzgodniony lub użyta poza KSeF”
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: struktura FA(3), broszura, podręczniki
- Potwierdzenie transakcji, ksef.podatki.gov.pl
- ksef-pdf-generator, repozytorium Ministerstwa Finansów na GitHub
Stan prawny na 19 października 2026 r.