Schemat FA(3): co zawiera faktura ustrukturyzowana w KSeF

KSeF w sklepie internetowym · Aktualizacja: 2026-10-19

W skrócie: FA(3), w wyszukiwarce często „FA 3”, to obowiązujący od 1 lutego 2026 r. wzór faktury ustrukturyzowanej, czyli plik XML, który program wysyła do KSeF. Plik ma osiem głównych części, z których cztery są zawsze obowiązkowe, i rozróżnia siedem rodzajów faktur. Sklep internetowy wypełnia zwykle niewielką część pól, ale musi to zrobić dokładnie według schematu, bo plik niezgodny z FA(3) KSeF odrzuca.

Czym jest FA 3, czyli FA(3), i czym różni się od FA(2)

Faktura w KSeF to nie PDF, tylko plik XML zgodny z wzorem dokumentu elektronicznego. Ten wzór nazywa się strukturą logiczną, a jego obecna wersja to FA(3). Ministerstwo Finansów publikuje ją w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (crd.gov.pl).

Daty, które warto znać:

• struktura FA(2) była stosowana od 1 września 2023 r. do 31 stycznia 2026 r.,
• od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawia się według FA(3) (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 3),
• FA(3) stosuje każdy, także firma, która wystawiała faktury w KSeF dobrowolnie przed swoim terminem obowiązkowym (tamże, pyt. 24),
• według FA(3) wystawia się też korekty faktur pierwotnych z FA(2) lub FA(1) (Broszura informacyjna FA(3), MF, sierpień 2026).

Co się zmieniło względem FA(2)? MF wymienia m.in. nowy sposób podawania terminu płatności, nową rolę „pracownik” w danych podmiotu trzeciego, dłuższe pole na nazwę towaru, rozwiązania dla jednostek samorządu i grup VAT oraz możliwość dodania załącznika (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 4). Nazwa towaru w polu P_7 może mieć teraz do 512 znaków.

Dla sklepu najważniejsza praktyczna zmiana to dwa nowe obowiązkowe znaczniki u nabywcy: JST i GV. Mówią, czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej samorządu albo członka grupy VAT. W zwykłej sprzedaży firmie wpisuje się w obu wartość „2” (nie dotyczy), ale pole musi być w pliku. Program przygotowany pod FA(2), który ich nie wysyła, dostanie odrzucenie.

Główne sekcje pliku XML

Schemat FA(3) składa się z ośmiu elementów głównych (Broszura informacyjna FA(3)):

Wewnątrz Fa dobrowolne są węzły Rozliczenie, Platnosc, WarunkiTransakcji, a węzeł Zamowienie dotyczy tylko faktur zaliczkowych (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 9).

Jest tu jedna pułapka. Jeśli program wypełni węzeł dobrowolny, na przykład Platnosc z rachunkiem bankowym, to pola obowiązkowe wewnątrz tego węzła też muszą się znaleźć w pliku. Brak takiego pola to błąd schematu i faktura zostaje odrzucona (tamże, pyt. 6).

Rodzaje faktur w FA(3)

Pole RodzajFaktury przyjmuje siedem wartości (Broszura informacyjna FA(3)):

Korektę faktury uproszczonej oznacza się jako KOR. Faktury eksportowej czy „WDT” nie ma jako osobnego rodzaju: to zwykła faktura VAT z odpowiednią stawką i danymi nabywcy. Korekty opisujemy w poradniku korekty i zwroty w KSeF.

Pola, które wypełnia sklep internetowy

Typowa faktura dla firmy z zamówienia w sklepie, w złotych, ze stawką 23%, potrzebuje mniej więcej takich danych:

Sprzedawca (Podmiot1)

• NIP bez kresek i bez prefiksu „PL” (prefiks idzie do osobnego pola i tylko w transakcjach unijnych),
• nazwa (może być z nazwą handlową, np. „Jan Kowalski, Sklep XYZ”) i adres.

Nabywca (Podmiot2)

• polski NIP w polu NIP, a nie w polu na numer VAT UE; tylko wtedy faktura trafi do nabywcy w KSeF,
• nazwa i adres, znaczniki JST i GV (zwykle „2”).

Treść faktury (Fa)

• KodWaluty (PLN albo inna waluta),
• P_1 data wystawienia i P_2 kolejny numer faktury z Twojej serii,
• P_6 data dostawy, jeśli różni się od daty wystawienia,
• sumy netto i VAT dla każdej stawki (np. P_13_1 i P_14_1 dla 23%) oraz P_15, kwota należności ogółem,
• Adnotacje, czyli znaczniki takie jak metoda kasowa, mechanizm podzielonej płatności, zwolnienie, odwrotne obciążenie; w zwykłej sprzedaży większość ma wartość „nie dotyczy”, ale trzeba je podać,
• RodzajFaktury = VAT.

Pozycje (FaWiersz), jedna na produkt i jedna na dostawę, jeśli doliczasz koszt wysyłki (jaka stawka VAT dla wysyłki, opisujemy w artykule koszt wysyłki na fakturze):

• P_7 nazwa, P_8A miara, P_8B ilość,
• P_9A cena netto albo P_9B cena brutto, jeśli liczysz od brutto,
• P_11 wartość netto albo P_11A wartość brutto, P_12 stawka.

Płatność (Platnosc), dobrowolnie: znacznik Zaplacono, gdy zamówienie było opłacone przed wystawieniem faktury, i forma płatności. Dla sklepu, w którym klient płaci przy zamówieniu, to przydatna informacja dla księgowej nabywcy.

Przy fakturze w walucie obcej kwoty są w tej walucie, a w złotych podaje się tylko VAT (pola P_14_xW) i kurs (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 19). Szczegóły w artykule faktura w euro w KSeF.

Pola dobrowolne możesz pominąć. Faktura, która ma wszystkie dane wymagane przez ustawę i schemat, jest prawidłowa bez pól fakultatywnych (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 25).

Czego w FA(3) nie ma

Numeru KSeF. Plik ma tylko Twój numer faktury w polu P_2, a numer KSeF nadaje system po przyjęciu pliku (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 4.1). Więcej w artykule numer KSeF.

Broszura MF i inne materiały

Pełny opis każdego pola, z przykładami, jest w „Broszurze informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3)” (wersja z sierpnia 2026 r., ponad 160 stron) na stronie Pliki do pobrania KSeF 2.0. Tam też jest schemat XSD i przykładowe pliki. Jeśli nie piszesz własnej integracji, nie musisz jej czytać w całości: wystarczy wiedzieć, że Twój program lub aplikacja sklepu musi tworzyć pliki zgodne z FA(3), i sprawdzić to na środowisku testowym KSeF przed startem.

W naszej aplikacji KSeF Faktury dla Shopify plik FA(3) powstaje z danych zamówienia (pozycje, wysyłka, waluta), więc sklep nie wypełnia pól ręcznie.

FAQ

Czy „fa 3” i „FA(3)” to to samo?

Tak. FA(3) to oficjalne oznaczenie trzeciego wariantu struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej, a w wyszukiwarce często wpisuje się je jako „fa 3”.

Czy mogę jeszcze wysłać fakturę w FA(2)?

Nie. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje FA(3), również dla korekt faktur wystawionych wcześniej w FA(2).

Czy KSeF sprawdza, czy kwoty są dobrze policzone?

Nie. KSeF sprawdza zgodność pliku ze schematem i uprawnienia wysyłającego, ale nie liczy kwot. Faktura z błędem rachunkowym zostanie przyjęta i trzeba ją skorygować (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 19).

Czy faktura dla konsumenta też ma strukturę FA(3)?

Tak, jeśli wystawiasz ją w KSeF (dla konsumentów to dobrowolne, art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Zamiast NIP nabywcy wpisuje się wtedy znacznik BrakID = „1”. Więcej o fakturach dla osób prywatnych piszemy w osobnym artykule o fakturze dla konsumenta w KSeF.

Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.

Źródła

• Pliki do pobrania KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3) (sierpień 2026), Podręcznik KSeF 2.0 cz. II (06.08.2026)
• Struktura logiczna FA(3) w Centralnym Repozytorium Wzorów
• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 3, 4, 6, 9, 19, 24; kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 25; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 19
• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106e, art. 106ga ust. 2 pkt 4, art. 106gb

Stan prawny na 19 października 2026 r.