KSeF Faktury
PL
Zapisz się na start

Przykładowa faktura KSeF ze sklepu internetowego: XML, PDF, korekta

KSeF w sklepie internetowym · Aktualizacja:

W skrócie: poniżej pokazujemy przykładową fakturę KSeF dla typowego zamówienia ze sklepu: trzy pozycje, dwie stawki VAT, dostawa kurierem i płatność kartą. Faktura w KSeF to plik XML w strukturze FA(3), a PDF jest tylko jej wizualizacją z kodem QR. Na końcu jest korekta po zwrocie jednej pozycji i fragment faktury w euro.

Dane są fikcyjne. NIP 1111111111 i 9999999999 to numery z przykładów MF, a numer KSeF jest zmyślony: pokazuje budowę numeru, ale jego suma kontrolna nie jest prawdziwa. Nie wysyłaj tych plików do produkcyjnego KSeF.

Przykładowa faktura KSeF: zamówienie, z którego powstała

Firma kupiła w sklepie internetowym 12 października 2026 r.:

Pozycja Ilość Cena brutto Wartość brutto Stawka
Kubek ceramiczny 350 ml 2 49,99 zł 99,98 zł 23%
Nasiona trawy 1 kg 3 34,90 zł 104,70 zł 8%
Dostawa kurierem 1 14,99 zł 14,99 zł 23%

Sklep liczy VAT od kwot brutto, co ustawa dopuszcza (art. 106e ust. 7 i 8): VAT = brutto × stawka / (100 + stawka), w sumie dla każdej stawki. Dla 23%: 114,97 zł brutto, 21,50 zł VAT, 93,47 zł netto. Dla 8%: 104,70 zł brutto, 7,76 zł VAT, 96,94 zł netto. Razem 219,67 zł.

Pełny XML FA(3) z objaśnieniami

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Faktura xmlns="http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/">
  <Naglowek>
    <KodFormularza kodSystemowy="FA (3)" wersjaSchemy="1-0E">FA</KodFormularza>
    <WariantFormularza>3</WariantFormularza>
    <DataWytworzeniaFa>2026-10-12T10:15:00Z</DataWytworzeniaFa>
    <SystemInfo>sklep-internetowy</SystemInfo>
  </Naglowek>
  <Podmiot1>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>1111111111</NIP>
      <Nazwa>Sklep Przykładowy Sp. z o.o.</Nazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <Adres>
      <KodKraju>PL</KodKraju>
      <AdresL1>ul. Testowa 1</AdresL1>
      <AdresL2>00-001 Warszawa</AdresL2>
    </Adres>
  </Podmiot1>
  <Podmiot2>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>9999999999</NIP>
      <Nazwa>Firma Kupująca Sp. z o.o.</Nazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <Adres>
      <KodKraju>PL</KodKraju>
      <AdresL1>ul. Przykładowa 5/2</AdresL1>
      <AdresL2>30-001 Kraków</AdresL2>
    </Adres>
    <JST>2</JST>
    <GV>2</GV>
  </Podmiot2>
  <Fa>
    <KodWaluty>PLN</KodWaluty>
    <P_1>2026-10-12</P_1>
    <P_2>FV/2026/10/15</P_2>
    <P_13_1>93.47</P_13_1>
    <P_14_1>21.50</P_14_1>
    <P_13_2>96.94</P_13_2>
    <P_14_2>7.76</P_14_2>
    <P_15>219.67</P_15>
    <Adnotacje>
      <P_16>2</P_16>
      <P_17>2</P_17>
      <P_18>2</P_18>
      <P_18A>2</P_18A>
      <Zwolnienie><P_19N>1</P_19N></Zwolnienie>
      <NoweSrodkiTransportu><P_22N>1</P_22N></NoweSrodkiTransportu>
      <P_23>2</P_23>
      <PMarzy><P_PMarzyN>1</P_PMarzyN></PMarzy>
    </Adnotacje>
    <RodzajFaktury>VAT</RodzajFaktury>
    <FaWiersz>
      <NrWierszaFa>1</NrWierszaFa>
      <P_7>Kubek ceramiczny 350 ml</P_7>
      <P_8A>szt.</P_8A>
      <P_8B>2</P_8B>
      <P_9B>49.99</P_9B>
      <P_11A>99.98</P_11A>
      <P_12>23</P_12>
    </FaWiersz>
    <FaWiersz>
      <NrWierszaFa>2</NrWierszaFa>
      <P_7>Nasiona trawy 1 kg</P_7>
      <P_8A>szt.</P_8A>
      <P_8B>3</P_8B>
      <P_9B>34.90</P_9B>
      <P_11A>104.70</P_11A>
      <P_12>8</P_12>
    </FaWiersz>
    <FaWiersz>
      <NrWierszaFa>3</NrWierszaFa>
      <P_7>Dostawa kurierem</P_7>
      <P_8A>usł.</P_8A>
      <P_8B>1</P_8B>
      <P_9B>14.99</P_9B>
      <P_11A>14.99</P_11A>
      <P_12>23</P_12>
    </FaWiersz>
    <Platnosc>
      <Zaplacono>1</Zaplacono>
      <DataZaplaty>2026-10-12</DataZaplaty>
      <FormaPlatnosci>2</FormaPlatnosci>
    </Platnosc>
  </Fa>
</Faktura>

Co znaczą najważniejsze pola (opisy za schematem FA(3)):

Pole Znaczenie w tym przykładzie
Naglowek wersja struktury FA(3) i techniczna data wytworzenia pliku; DataWytworzeniaFa to nie data wystawienia
Podmiot1, Podmiot2 sprzedawca i nabywca z NIP; JST i GV = 2 oznaczają, że faktura nie dotyczy jednostki samorządu ani grupy VAT
P_1 data wystawienia; w trybie online musi się zgadzać z dniem wysłania do KSeF
P_2 numer faktury nadany przez sklep
P_13_1, P_14_1 netto i VAT dla stawki podstawowej 23%
P_13_2, P_14_2 netto i VAT dla pierwszej stawki obniżonej, 8%
P_15 kwota należności ogółem
Adnotacje wartość 2 albo znacznik „N” to „nie dotyczy”: brak metody kasowej, samofakturowania, odwrotnego obciążenia, mechanizmu podzielonej płatności, zwolnienia, procedury marży
RodzajFaktury VAT, czyli faktura podstawowa
P_9B, P_11A cena i wartość brutto, bo sklep liczy VAT od brutto; przy liczeniu od netto byłyby P_9A i P_11
P_12 stawka VAT pozycji
Platnosc zapłacono kartą (FormaPlatnosci 2) w dniu zamówienia

Węzeł Platnosc jest dobrowolny (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 9), ale w sklepie warto go wypełniać, bo nabywca od razu widzi, że faktura jest opłacona. Pełny opis pól jest w broszurze FA(3) na stronie MF; o samej strukturze piszemy w artykule schemat FA(3).

Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer, na przykład 1111111111-20261012-0A1B2C3D4E5F-F8. Numer ma zawsze 35 znaków: NIP sprzedawcy, datę przyjęcia, część techniczną i sumę kontrolną (dokumentacja API KSeF 2.0, „Numer KSeF”). Numeru KSeF nie ma w samym XML, który wysyłasz. Pojawia się w odpowiedzi KSeF i w UPO. Więcej w tekście numer KSeF.

Ta sama faktura jako PDF

Formalnie fakturą jest plik XML. PDF może być użyty poza KSeF, na przykład wysłany e-mailem, jeśli ma kod QR, który pozwala sprawdzić dane w KSeF (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 40). Wygląd PDF nie musi kopiować wzoru MF, ale musi pokazywać te same dane co XML (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 33).

Na PDF faktury wystawionej online jest jeden kod QR, a pod nim numer KSeF (pyt. 7 w kategorii „Tryby offline i kody QR”). Kod zawiera link z NIP sprzedawcy, datą wystawienia i skrótem pliku XML, więc każda zmiana w pliku zmienia link.

Typowy układ PDF ze sklepu: dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury i daty, tabela pozycji, podsumowanie według stawek, informacja o płatności, kod QR z numerem KSeF. Co dokładnie powinno się tam znaleźć, opisujemy w artykule wizualizacja faktury z KSeF.

Przykładowa korekta po zwrocie części zamówienia

Klient odesłał jeden kubek. Korekta zawiera tylko tę pozycję z ilością minus 1. Fragment węzła Fa:

<P_1>2026-10-16</P_1>
<P_2>FVK/2026/10/3</P_2>
<P_13_1>-40.64</P_13_1>
<P_14_1>-9.35</P_14_1>
<P_15>-49.99</P_15>
<RodzajFaktury>KOR</RodzajFaktury>
<PrzyczynaKorekty>Zwrot towaru</PrzyczynaKorekty>
<TypKorekty>2</TypKorekty>
<DaneFaKorygowanej>
  <DataWystFaKorygowanej>2026-10-12</DataWystFaKorygowanej>
  <NrFaKorygowanej>FV/2026/10/15</NrFaKorygowanej>
  <NrKSeF>1</NrKSeF>
  <NrKSeFFaKorygowanej>1111111111-20261012-0A1B2C3D4E5F-F8</NrKSeFFaKorygowanej>
</DaneFaKorygowanej>
<FaWiersz>
  <NrWierszaFa>1</NrWierszaFa>
  <P_7>Kubek ceramiczny 350 ml</P_7>
  <P_8A>szt.</P_8A>
  <P_8B>-1</P_8B>
  <P_9B>49.99</P_9B>
  <P_11A>-49.99</P_11A>
  <P_12>23</P_12>
</FaWiersz>

Najważniejsze: RodzajFaktury = KOR, numer KSeF faktury korygowanej w NrKSeFFaKorygowanej (obowiązkowy, art. 106j ust. 2 pkt 2a) i TypKorekty = 2, czyli korekta skutkująca w dacie wystawienia korekty. Kwoty to różnice: VAT minus 9,35 zł, netto minus 40,64 zł. FA(3) pozwala też wykazać pozycję w stanie przed i po korekcie jako osobne wiersze ze znacznikiem StanPrzed. Całą procedurę opisujemy w artykule korekta faktury w KSeF przy zwrocie towaru.

Przykład faktury w euro z kursem NBP

Faktura dla polskiej firmy może być w euro. Kwoty są wtedy w euro, a tylko VAT przelicza się na złote w polu P_14_xW, z kursem w polu KursWaluty (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 19). Kurs to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1).

Przykład: jedna pozycja za 100,00 EUR brutto ze stawką 23%, kurs przykładowy 4,2500:

<KodWaluty>EUR</KodWaluty>
<P_13_1>81.30</P_13_1>
<P_14_1>18.70</P_14_1>
<P_14_1W>79.48</P_14_1W>
<P_15>100.00</P_15>
<!-- w FaWiersz: -->
<P_11A>100.00</P_11A>
<P_12>23</P_12>
<KursWaluty>4.2500</KursWaluty>

VAT w złotych: 18,70 EUR × 4,2500 = 79,475 zł, po zaokrągleniu 79,48 zł (art. 106e ust. 11). Prawdziwy kurs i numer tabeli NBP dla swojej daty sprawdzisz w naszym kalkulatorze kursu NBP, a zasady w artykule faktura w euro w KSeF.

Pliki do pobrania

Nie publikujemy własnych plików do pobrania, bo MF udostępnia oficjalny zestaw: „Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)” (ZIP) i broszurę FA(3) na stronie „Pliki do pobrania KSeF 2.0”. Własne próby rób w środowisku testowym KSeF i na fikcyjnych danych, bo firmy o NIP wpisanych w faktury testowe mogą mieć dostęp do ich treści (FAQ MF, kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 6).

Najczęstsze różnice między PDF a XML

W aplikacji KSeF Faktury dla Shopify PDF powstaje z tego samego XML po nadaniu numeru KSeF, więc obie wersje mają te same kwoty.

Pytania i odpowiedzi

Czy fakturą jest PDF czy XML?

Formalnie XML w KSeF. PDF z kodem QR i numerem KSeF jest jego wizualizacją, którą można używać poza systemem.

Czy muszę wypełniać miejsce wystawienia i dane kontaktowe?

Nie, to pola nieobowiązkowe w schemacie. Obowiązkowe są dane wymagane ustawą (art. 106e) i elementy wymagane przez schemat.

Czym różni się przykładowa korekta od faktury podstawowej?

Rodzajem KOR, danymi faktury korygowanej z jej numerem KSeF i kwotami różnic zamiast pełnych wartości.

Źródła

Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.

Przeczytaj też

KSeF Faktury

Zapisz się na start

Napiszemy raz, w dniu startu w Shopify App Store (grudzień 2026), i pomożemy w konfiguracji.