Korekta faktury w KSeF przy zwrocie towaru: krok po kroku
W skrócie: gdy firma zwraca towar kupiony na fakturę z KSeF, wystawiasz fakturę korygującą, również w KSeF, z numerem KSeF faktury pierwotnej. Korekta obejmuje tylko zwrócone pozycje (i dostawę, jeśli ją zwracasz). VAT obniżasz w okresie, w którym korekta została wystawiona w KSeF, bez czekania na potwierdzenie od kupującego.
Kto zwraca towar: konsument, JDG czy firma
Faktury w KSeF sklep wystawia przede wszystkim firmom, więc korekta w KSeF dotyczy zwykle zwrotu od firmy. Warto wiedzieć, na jakiej podstawie ten zwrot się odbywa:
- Konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Jeśli konsument dostał fakturę poza KSeF, korekta też może powstać poza KSeF (więcej w artykule Faktura dla konsumenta a KSeF).
- Przedsiębiorca na JDG ma te same prawa co konsument, jeśli zakup nie ma dla niego charakteru zawodowego, co wynika zwłaszcza z przedmiotu jego działalności wpisanego do CEIDG (art. 7aa tej ustawy). Fakturę miał na NIP, więc korekta idzie przez KSeF.
- Spółka lub firma kupująca towar do działalności nie ma ustawowego prawa odstąpienia. Zwrot przyjmujesz na zasadach z regulaminu sklepu lub z umowy.
Niezależnie od podstawy zwrotu zasada dla faktury jest jedna: po zwrocie towaru podatnik wystawia fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Jeśli faktura pierwotna była ustrukturyzowana, korekta też musi być ustrukturyzowana, czyli powstaje w KSeF (art. 106j ust. 4).
Czego nie zrobisz w KSeF
- Nie poprawisz faktury. Po nadaniu numeru KSeF faktura jest zamknięta, a każda zmiana to korekta (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18).
- Nie anulujesz faktury przyjętej przez KSeF. Anulować możesz tylko coś, co nie zostało wystawione: plik odrzucony przez KSeF fakturą nie jest i wysyłasz go po prostu ponownie, po poprawce (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 20).
- Nie czekasz na notę od kupującego. Noty korygujące zniknęły z ustawy 1 lutego 2026 r. (art. 106k uchylony).
Za to korekt do jednej faktury możesz wystawić tyle, ile trzeba (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 22). Jeśli klient zwraca towar dwa razy, robisz dwie korekty.
Korekta faktury w KSeF: co musi zawierać
Według art. 106j ust. 2 ustawy o VAT korekta zawiera:
- swój numer kolejny i datę wystawienia,
- numer KSeF faktury, którą korygujesz (pkt 2a),
- dane z faktury pierwotnej: datę i numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy z NIP (art. 106e ust. 1 pkt 1 do 5),
- nazwę towaru objętego korektą,
- kwotę korekty podstawy opodatkowania i VAT, osobno dla każdej stawki.
Słowo „KOREKTA” i przyczyna (np. „Zwrot towaru”) są dobrowolne (art. 106j ust. 2a), ale warto je podawać, bo księgowa i kupujący od razu wiedzą, o co chodzi.
Korekta pełna i częściowa: przykład z liczbami
Firma kupiła w sklepie trzy pozycje, wszystkie ze stawką 23%. Faktura pierwotna FV/2027/03/18 dostała numer KSeF.
| Pozycja | Brutto | Netto | VAT 23% |
|---|---|---|---|
| Kubek ceramiczny, 2 szt. po 49,00 zł | 98,00 zł | 79,67 zł | 18,33 zł |
| Czajnik elektryczny, 1 szt. | 189,00 zł | 153,66 zł | 35,34 zł |
| Dostawa kurierem | 15,99 zł | 13,00 zł | 2,99 zł |
| Razem | 302,99 zł | 246,33 zł | 56,66 zł |
Wariant A: zwrot części zamówienia. Klient odsyła czajnik, kubki zostawia. Korekta FVK/2027/03/4 zawiera jedną pozycję: czajnik, ilość minus 1, czyli minus 153,66 zł netto i minus 35,34 zł VAT (minus 189,00 zł brutto). Kubki i dostawa zostają bez zmian.
Wariant B: zwrot całego zamówienia z kosztami dostawy. Korekta zawiera trzy pozycje z minusem: kubki, czajnik i dostawę. Razem minus 246,33 zł netto i minus 56,66 zł VAT. To jest tak zwana korekta do zera, bo po niej faktura pierwotna ma wartość 0 zł. MF podaje całkowity zwrot towaru jako typowy przypadek takiej korekty (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 49).
Koszt dostawy jest na fakturze osobną pozycją, więc i w korekcie zmniejszasz go osobno, tylko wtedy, gdy rzeczywiście oddajesz go kupującemu.
Kiedy obniżyć VAT
Przy korekcie in minus po zwrocie towaru (art. 29a ust. 10 pkt 2) VAT obniżasz za okres, w którym wystawiłeś korektę w KSeF (art. 29a ust. 13). Nie potrzebujesz potwierdzenia odbioru od kupującego. Taki warunek dotyczy tylko korekt wystawionych poza KSeF (art. 29a ust. 13a).
Przykład: zwrot czajnika dotarł 29 marca, korektę wysłałeś do KSeF 2 kwietnia. VAT zmniejszasz w rozliczeniu za kwiecień, a nie za marzec. Jeśli chcesz ująć korektę w marcu, wystaw ją w marcu.
Zwrot pieniędzy przed czy po korekcie
Przepisy VAT wiążą korektę ze zwrotem towaru, a nie z przelewem. Przepisy konsumenckie dają z kolei terminy na zwrot pieniędzy: 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy czym sklep może wstrzymać zwrot do chwili otrzymania towaru albo dowodu jego odesłania (art. 32 ust. 1 i 3 ustawy o prawach konsumenta).
Praktyczna kolejność, która sprawdza się w sklepach:
- Towar wraca do magazynu albo masz dowód odesłania.
- Oznaczasz zwrot w panelu sklepu i oddajesz pieniądze.
- Tego samego dnia wystawiasz korektę w KSeF.
Dzięki temu korekta, zwrot pieniędzy i ruch w magazynie mają tę samą datę i nie trzeba ich później uzgadniać.
Automatyzacja: zwrot w panelu i korekta w KSeF
Jeśli korekty robisz ręcznie, każda oznacza: znaleźć fakturę i jej numer KSeF, przepisać zwrócone pozycje, policzyć netto i VAT, wysłać, zapisać numer korekty. To 5 do 10 minut na zwrot.
W aplikacji KSeF Faktury dla Shopify wygląda to tak:
- zwrot (refund) w Shopify tworzy fakturę korygującą z numerem KSeF faktury pierwotnej i wysyła ją do KSeF,
- korekta obejmuje zwrócone pozycje oraz zwrócony koszt dostawy, przy zwrocie części i całości zamówienia,
- korekty mają osobną numerację, np. FVK/2027/03/4,
- przyczyną jest notatka do zwrotu z Shopify albo, gdy jej nie ma, „Zwrot towaru”,
- jeśli faktura pierwotna jeszcze czeka na numer KSeF, korekta poczeka na nią, bo bez tego numeru nie da się jej wystawić,
- kupujący pobiera PDF korekty ze strony swojego zamówienia.
Czego aplikacja dziś nie robi: zwrot samej kwoty bez wskazania pozycji (na przykład rabat przyznany po sprzedaży) nie tworzy korekty. Taką korektę wystawiasz sam w programie do faktur. Zobacz cennik: korekty liczą się do limitu faktur w planie tak jak faktury.
Jeśli zwrot wynika z tego, że faktura trafiła na zły NIP, to inny przypadek: przeczytaj Błędny NIP na fakturze w KSeF.
FAQ
Czy korektę do faktury z KSeF mogę wystawić na papierze?
Nie. Korekta faktury ustrukturyzowanej też musi być ustrukturyzowana (art. 106j ust. 4). Wyjątkiem jest tryb offline24: korektę wystawiasz wtedy według wzoru e-faktury poza systemem i dosyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Czy w korekcie muszę podać numer KSeF faktury pierwotnej?
Tak, to obowiązkowy element korekty (art. 106j ust. 2 pkt 2a). Wyjątek dotyczy tylko faktur, które numeru KSeF nie mają, na przykład wystawionych przed KSeF.
Klient zwrócił towar w marcu, a ja wystawiam korektę w kwietniu. Kiedy obniżam VAT?
W kwietniu, czyli w okresie wystawienia korekty w KSeF (art. 29a ust. 13).
Czy mogę skorygować fakturę z 2025 r. przez KSeF?
Tak. MF potwierdza, że KSeF przyjmuje korekty do faktur sprzed wdrożenia (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 73). Taka korekta nie ma numeru KSeF faktury pierwotnej, bo faktura go nie miała.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 3, 10, 18, 20, 22, 49; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 73
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 29a ust. 10, 13 i 13a, art. 106e ust. 1, art. 106j ust. 1, 2, 2a i 4, art. 106k (uchylony)
- Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 7aa, 27, 32
Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.