Faktura odrzucona w KSeF: kody błędów i jak je naprawić
W skrócie: Faktura odrzucona przez KSeF nie została wystawiona: nie ma numeru KSeF, nie trafiła do nabywcy i nie wystawia się do niej korekty. Trzeba znaleźć przyczynę po kodzie błędu, poprawić plik i wysłać go jeszcze raz, najlepiej tego samego dnia i z tym samym numerem faktury. Najczęstsze powody to błąd schematu FA(3), brak uprawnień, duplikat numeru i data wystawienia z przyszłości.
Faktura odrzucona w KSeF to faktura niewystawiona
W KSeF faktura staje się fakturą dopiero wtedy, gdy system nada jej numer. Jeśli plik zawiera błędy, KSeF go odrzuca i faktura nie zostaje wystawiona (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 16).
Z tego wynikają trzy praktyczne rzeczy:
- Nie wystawiasz korekty i nie anulujesz. Nie ma czego korygować. MF pisze wprost: trzeba przygotować i wysłać nowy, poprawny plik XML (tamże, pyt. 20). To odwrotna sytuacja niż przy fakturze przyjętej z błędem, którą poprawia się wyłącznie korektą, patrz anulowanie faktury w KSeF.
- Nabywca nic nie dostał. W KSeF na jego NIP nie ma żadnej faktury.
- Obowiązek nadal jest do spełnienia. Dopóki poprawiona faktura nie zostanie przyjęta, sprzedaż jest bez faktury.
Co KSeF sprawdza
Według MF system sprawdza dwie rzeczy: czy plik XML jest zgodny ze wzorem faktury i czy wysyłający ma uprawnienia (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 15). Dokumentacja techniczna KSeF 2.0 („Weryfikacja faktury”) rozpisuje to dokładniej:
- poprawny XML w kodowaniu UTF-8, zgodny ze schematem zadeklarowanym przy otwarciu sesji (od 1 lutego 2026 r. FA(3)),
- unikalność: ten sam NIP sprzedawcy, rodzaj faktury i numer faktury nie mogą już być w KSeF,
- data wystawienia
P_1nie może być późniejsza niż data przyjęcia pliku, - suma kontrolna NIP sprzedawcy, nabywcy i podmiotów trzecich (na produkcji),
- rozmiar do 1 MB bez załączników,
- uprawnienia wysyłającego do wystawiania faktur w imieniu tego NIP.
Czego KSeF nie sprawdza: poprawności rachunkowej kwot (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 19) ani tego, czy NIP należy do właściwej firmy (tamże, pyt. 21). Faktura z dobrze zbudowanym, ale cudzym NIP zostanie przyjęta. Takie przypadki opisujemy w artykule błędny NIP w KSeF.
Kody błędów przy wysyłce faktury
Program, który wysłał fakturę, dostaje od KSeF status z kodem. Kody pochodzą z dokumentacji API KSeF 2.0 (status faktury w sesji). Twój program może je pokazywać po swojemu, ale warto znać oryginały. Kolumna „Co zwykle znaczy” to nasze objaśnienie; dokładną przyczynę KSeF podaje w szczegółach odpowiedzi:
| Kod | Opis w KSeF | Co zwykle znaczy | Co zrobić |
|---|---|---|---|
| 200 | Sukces | faktura przyjęta, ma numer KSeF | nic |
| 410 | Nieprawidłowy zakres uprawnień | certyfikat lub token nie ma uprawnienia do wystawiania faktur dla tego NIP | nadać uprawnienie albo wygenerować token z właściwym zakresem |
| 415 | Brak możliwości wysyłania faktury z załącznikiem | faktura z elementem Zalacznik bez zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym |
usunąć załącznik albo złożyć zgłoszenie |
| 430 | Błąd weryfikacji pliku faktury | plik niezgodny ze schematem FA(3), brak pola obowiązkowego, zły format | poprawić dane w programie, sprawdzić wersję schematu |
| 440 | Duplikat faktury | w KSeF jest już faktura z tym NIP sprzedawcy, rodzajem i numerem | sprawdzić, czy faktura nie przeszła wcześniej |
| 450 | Błąd weryfikacji semantyki dokumentu faktury | treść niezgodna z regułami, np. data z przyszłości, błędna suma kontrolna NIP | poprawić wskazane pole |
| 405, 435 | błąd sesji, błąd odszyfrowania | problem techniczny po stronie programu | wysłać ponownie; jeśli się powtarza, zgłosić dostawcy |
| 500, 550 | nieznany błąd, operacja anulowana przez system | problem po stronie KSeF | spróbować ponownie później |
Jeśli w ogóle nie da się połączyć z KSeF (logowanie programu kończy się błędem tokenu lub certyfikatu), faktura nie została nawet wysłana. Wtedy sprawdź, czy token lub certyfikat nie wygasł albo nie został unieważniony.
Najczęstsze przyczyny w sklepie internetowym
Błąd schematu (430). Najczęściej po zmianie wersji programu albo przy nietypowych danych: brak adresu nabywcy, ilość z przecinkiem zamiast kropki, pusta nazwa pozycji, brak obowiązkowych w FA(3) znaczników JST i GV u nabywcy. Opis pól jest w artykule schemat FA(3).
NIP z błędną sumą kontrolną. Klient wpisał w koszyku NIP z literówką. Na produkcji KSeF odrzuci taki plik. Najprościej zablokować go już w koszyku, patrz NIP w koszyku sklepu.
Duplikat (440). Dwie typowe sytuacje: program wysłał fakturę drugi raz, bo nie doczekał się odpowiedzi, albo dwa narzędzia (np. aplikacja sklepu i system do zamówień) wysyłają faktury z tą samą serią numerów. W pierwszym przypadku faktura jest w KSeF i ma numer: dokumentacja API podaje w odpowiedzi numer KSeF oryginału. Nie wystawiaj wtedy nowej faktury pod innym numerem, bo nabywca dostanie dwie.
Brak uprawnień (410). Token wygenerowano z samym uprawnieniem do przeglądania faktur albo osoba, która go wygenerowała, nie ma uprawnienia do wystawiania.
Data z przyszłości. Program ustawił w P_1 datę jutrzejszą, np. przez różnicę stref czasowych. Data wcześniejsza niż dzień wysyłki nie jest powodem odrzucenia (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.1).
Ponowna wysyłka krok po kroku
- Sprawdź status. W programie albo w Aplikacji Podatnika KSeF: menu „Historia sesji”, kolumna „Faktury odrzucone”, a po kliknięciu sesji status każdej faktury (Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, rozdz. 5.4).
- Upewnij się, że to nie duplikat. Poszukaj numeru faktury w „Lista faktur”, zakładka „Faktury sprzedażowe”. Jeśli tam jest, faktura już istnieje.
- Popraw dane według kodu błędu. W Aplikacji Podatnika po nieudanej wysyłce jest przycisk „Popraw fakturę”, który otwiera formularz z wprowadzonymi danymi (tamże, rozdz. 5.2.1.2.9).
- Wyślij ponownie z tym samym numerem faktury. Odrzucony plik nie zajmuje numeru w KSeF.
- Pilnuj daty. Faktura online jest wystawiona w dniu przesłania, jeśli zgadza się z datą w
P_1. Wysłana później z wcześniejszą datą wP_1zostanie uznana za fakturę w trybie offline24 (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 12; Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.1), a ten tryb ma swoje zasady, patrz tryb offline24. Najprościej poprawić błąd tego samego dnia. Jeśli się nie da, ustal z księgową, którą datę wystawienia przyjąć.
Numeracja po odrzuceniu
Częste pytanie: w KSeF przyjęto już faktury nr 8 i 9, a nr 7 wraca po poprawce dopiero po nich. Czy to problem? MF odpowiada, że nie. Jeśli numery nadano po kolei w programie, a do KSeF trafiły w innej kolejności z przyczyn technicznych, nie jest to powód do odrzucenia ani do korekty numeru (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.7, przykład 5).
Nie twórz więc nowego numeru dla poprawionej faktury, bo powstanie luka w serii. Użyj tego samego.
Monitoring w sklepie
Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie ręczne sprawdzanie statusów się nie sprawdza. Dobre narzędzie powinno:
- pokazywać listę faktur, które nie przeszły, z przyczyną po polsku,
- samo ponawiać wysyłkę przy błędach technicznych (500, 550, brak połączenia),
- nie ponawiać w ciemno przy 440, tylko sprawdzić, czy faktura już istnieje,
- blokować błędny NIP jeszcze w koszyku,
- wysyłać faktury przez jeden kanał, nie przez dwa programy naraz.
W naszej aplikacji KSeF Faktury dla Shopify odrzucone faktury trafiają na ekran Problemy, gdzie widać przyczynę i co zrobić dalej.
FAQ
Czy za odrzuconą fakturę grozi kara?
Kluczowe jest, żeby poprawiona faktura trafiła do KSeF, bo do tego czasu faktury po prostu nie ma. Kary z art. 106ni według obecnej ustawy obowiązują od 1 stycznia 2027 r., a rządowy projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. (na 19 października 2026 r. to wciąż projekt). Szczegóły w artykule kary za KSeF.
Czy KSeF informuje nabywcę o odrzuconej fakturze?
Nie. Informację o odrzuceniu dostaje tylko wysyłający (art. 106nd ust. 2 pkt 10 lit. b ustawy o VAT). Nabywca po prostu nie widzi faktury.
KSeF przyjął fakturę z błędną kwotą. Czy mogę ją wysłać jeszcze raz poprawioną?
Nie. Przyjęta faktura ma numer KSeF i jest wystawiona. Poprawiasz ją fakturą korygującą (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18 i 19). Ponowna wysyłka z tym samym numerem skończy się błędem 440.
Co, jeśli KSeF nie działa?
To nie odrzucenie, tylko niedostępność lub awaria systemu. Wtedy obowiązują tryby offline z osobnymi terminami dosłania faktur (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10, 12, 15, 16, 18, 19, 20, 21
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik KSeF 2.0 cz. II (06.08.2026), rozdz. 1.6.1, 1.6.7, 3.4; Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wersja 2.6), rozdz. 5.2.1.2.9, 5.4
- Dokumentacja API KSeF 2.0 (CIRFMF, GitHub): „Weryfikacja faktury”, kody statusu faktury w specyfikacji OpenAPI
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106na ust. 1, art. 106nd ust. 2 pkt 10, art. 106ni
- Projekt UD477, Rządowy Proces Legislacyjny
Stan prawny na 19 października 2026 r.