Faktura WDT w KSeF: sprzedaż do firm z innych krajów UE
W skrócie: faktura WDT, czyli faktura dla firmy z innego kraju UE, której wysyłasz towar, też powstaje w KSeF. Stawka 0% wymaga ważnego numeru VAT UE nabywcy, Twojej rejestracji jako podatnika VAT UE i dowodów, że towar dotarł do innego kraju. Nabywca nie zaloguje się do KSeF, więc fakturę dostaje od Ciebie, na przykład jako PDF z kodem QR.
Kiedy sprzedaż do firmy z UE to WDT
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) to wywóz towaru z Polski do innego kraju UE w wykonaniu sprzedaży (art. 13 ust. 1 ustawy o VAT), gdy nabywcą jest podatnik zidentyfikowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w innym kraju UE (art. 13 ust. 2 pkt 1). W sklepie internetowym oznacza to: firma z Niemiec, Czech czy Francji kupuje towar, podaje numer VAT UE, a paczka jedzie do niej.
To nie jest WDT:
- Sprzedaż do konsumenta z UE. To wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, rozliczana zwykle w OSS. Opisujemy ją w przewodniku Sprzedaż za granicę i w walutach a KSeF, a związek procedury OSS z KSeF w artykule KSeF a OSS.
- Sprzedaż do firmy z UE bez wywozu towaru, np. odbiór osobisty w Polsce bez dowodu wywozu.
- Sprzedaż do firmy spoza UE. To eksport, z innymi dokumentami.
Faktura WDT w KSeF: tak, ona też idzie do systemu
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF (art. 106ga ust. 1) nie zależy od tego, gdzie siedzibę ma nabywca. Wyjątki z art. 106ga ust. 2 dotyczą między innymi sprzedawców bez siedziby w Polsce i faktur dla konsumentów, a nie zagranicznych nabywców. MF potwierdza, że KSeF jest przeznaczony do wystawiania faktur „w tym na rzecz zagranicznych kontrahentów” (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11).
Po 1 stycznia 2027 r. nie ma już limitu 10 000 zł, więc fakturę WDT wystawiasz w KSeF niezależnie od wielkości sklepu.
Warunki stawki 0%
Art. 42 ust. 1 ustawy o VAT pozwala zastosować 0% przy WDT, gdy spełnione są trzy warunki:
- Numer VAT UE nabywcy. Nabywca ma właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, z dwuliterowym kodem kraju, i sam Ci go podał.
- Dowody wywozu. Przed terminem złożenia JPK_V7 za dany okres masz dowody, że towar wyjechał z Polski i dotarł do nabywcy w innym kraju UE.
- Twoja rejestracja VAT UE. Jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Zgłoszenie składasz przed pierwszą WDT (art. 97 ust. 1).
Dochodzi czwarty obowiązek: informacja podsumowująca VAT-UE za każdy miesiąc z WDT, do 25. dnia następnego miesiąca (art. 100 ust. 1 pkt 1 i ust. 3). Jeśli jej nie złożysz albo podasz w niej błędne dane, stawki 0% nie zastosujesz, chyba że należycie wyjaśnisz uchybienie urzędowi skarbowemu na piśmie (art. 42 ust. 1a).
Sprawdzenie numeru VAT UE w VIES
Numer VAT UE nabywcy sprawdzisz w unijnym systemie VIES. Praktyczna kolejność dla sklepu:
- W koszyku albo w formularzu konta firmowego zbierasz numer VAT UE z kodem kraju, np. DE123456789.
- Przed wysyłką sprawdzasz go w VIES i zapisujesz wynik: zrzut ekranu albo numer konsultacji, jeśli sprawdzasz, podając własny numer VAT UE.
- Jeśli VIES pokazuje numer jako nieaktywny, nie stosujesz 0% jako WDT. Ustal z księgową, jak opodatkować taką sprzedaż.
Jakie dokumenty zbierać
Podstawowe dowody to dokumenty przewozowe od przewoźnika, z których jednoznacznie wynika, że towar dostarczono do miejsca przeznaczenia w innym kraju UE, oraz specyfikacja ładunku (art. 42 ust. 3 pkt 1 i 3). W sklepie wysyłającym kurierem to zwykle list przewozowy i potwierdzenie doręczenia z systemu kuriera.
Jeśli te dokumenty nie wystarczają, pomagają inne dowody (art. 42 ust. 11), między innymi:
- korespondencja z nabywcą, w tym zamówienie,
- dokumenty ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
- potwierdzenie zapłaty za towar,
- potwierdzenie przyjęcia towaru przez nabywcę w innym kraju UE.
Co jeśli dowodów jeszcze nie masz? Przy rozliczeniu miesięcznym nie wykazujesz WDT w okresie dostawy. Jeśli dowody nie dotrą przed terminem złożenia JPK_V7 za okres po następnym, wykazujesz dostawę ze stawką krajową. Gdy dowody przyjdą później, możesz wrócić do 0% przez korektę (art. 42 ust. 12 i 12a).
Co musi być na fakturze WDT
Oprócz zwykłych elementów faktura WDT zawiera Twój numer NIP poprzedzony kodem PL oraz numer VAT UE nabywcy z kodem jego kraju (art. 106e ust. 1 pkt 24). W strukturze FA(3) wygląda to tak (broszura informacyjna FA(3)):
| Element FA(3) | Co wpisać |
|---|---|
| PrefiksPodatnika (dane sprzedawcy) | PL |
| Podmiot2: KodUE i NrVatUE | Kod kraju nabywcy i jego numer VAT UE bez kodu kraju |
| P_12 w pozycjach | „0 WDT” |
| P_13_6_2 | Suma wartości sprzedaży ze stawką 0% dla WDT |
Termin wystawienia faktury i zaliczki
Przy WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1). W tym samym terminie wystawiasz fakturę (art. 106i ust. 1).
Przedpłata od firmy z UE nie wymaga faktury zaliczkowej (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a) i nie tworzy obowiązku podatkowego. MF przypomina o tym w broszurze FA(3): stawka „0 WDT” w praktyce nie występuje na fakturach zaliczkowych.
Jeśli sprzedajesz w euro, faktura może być w euro. Zasady przeliczania na złote opisujemy w artykule Faktura w walucie obcej w KSeF.
Jak nabywca z UE dostaje fakturę
Zagraniczny nabywca bez polskiego NIP nie zaloguje się do KSeF i sam faktury nie pobierze. Przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, np. jako PDF mailem, z kodem QR, który pozwala sprawdzić, że faktura jest w KSeF (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT; FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 36). Uzgodnij ten sposób w regulaminie sklepu albo w potwierdzeniu zamówienia. O kodzie QR piszemy w artykule Kod QR na fakturze KSeF.
WDT a aplikacja do Shopify
Nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify wystawia dziś faktury tylko dla nabywców z polskim NIP. Faktur WDT dla firm z numerem VAT UE nie wystawia. Takie zamówienia fakturujesz w programie do faktur albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF.
FAQ
Czy faktura WDT musi być wystawiona w KSeF?
Tak. Obowiązek KSeF obejmuje faktury dla firm, także zagranicznych. Wyjątki dotyczą konsumentów i sprzedawców bez siedziby w Polsce, nie nabywców z UE.
Firma z UE podała numer VAT, ale VIES pokazuje go jako nieważny. Co robię?
Nie stosujesz 0% jako WDT, bo nie jest spełniony warunek z art. 42 ust. 1 pkt 1. Zanim wyślesz towar, poproś nabywcę o wyjaśnienie i ustal z księgową, jak opodatkować sprzedaż.
Czy wystawiam fakturę zaliczkową, gdy firma z Niemiec płaci z góry?
Nie. Zaliczka na WDT nie wymaga faktury (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a). Wystawiasz jedną fakturę WDT po dostawie.
Czy nabywca z UE może pobrać fakturę z KSeF?
Nie, bo nie ma polskiego NIP i dostępu do systemu. Wysyłasz mu fakturę sam, np. jako PDF z kodem QR.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11; kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 36
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), MF, sierpień 2026: pola KodUE, NrVatUE, P_12, P_13_6_2
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 13 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1, art. 42 ust. 1, 1a, 3, 11, 12 i 12a, art. 97 ust. 1 i 10, art. 100 ust. 1 i 3, art. 106b ust. 1 pkt 4, art. 106e ust. 1 pkt 24, art. 106ga, art. 106gb ust. 4 i 5, art. 106i ust. 1
- VIES: sprawdzanie numerów VAT UE, Komisja Europejska
Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.