Sprzedaż za granicę i w walutach a KSeF: przewodnik dla sklepu

KSeF w sklepie internetowym · Aktualizacja: 2026-10-19

W skrócie: w KSeF faktury zagraniczne działają inaczej, niż wiele osób zakłada. Fakturę dla firmy z zagranicy polski sklep co do zasady wystawia w KSeF, ale nabywca nie pobierze jej z systemu, więc przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT). Faktura dla zagranicznego konsumenta do KSeF trafiać nie musi, a zakupów od zagranicznych dostawców do KSeF nie zgłaszasz wcale.

KSeF: faktury zagraniczne, zasada w jednym akapicie

Obowiązek z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT dotyczy podatnika, który wystawia fakturę, a nie kraju nabywcy. Jeśli Twój sklep ma siedzibę w Polsce i wystawia fakturę firmie z Niemiec, Czech czy Norwegii, to jest to zwykła faktura objęta KSeF. Ustawa wyłącza z obowiązku inne sytuacje: faktury dla osób prywatnych, faktury wystawiane przez zagranicznego podatnika bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce i kilka szczególnych procedur (art. 106ga ust. 2). Nabywca zagraniczny nie jest na tej liście.

MF potwierdza to w FAQ. Na pytanie, jak wystawić fakturę dla klienta spoza UE, odpowiada: „Wystawiasz ją w KSeF, a następnie przekazujesz nabywcy w ustalony sposób (np. PDF)” (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 9). Tak samo jest z firmą z innego kraju UE (pyt. 36).

Do 31 grudnia 2026 r. mały sklep może jeszcze korzystać z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie (art. 145m). Faktury dla zagranicznych firm są objęte obowiązkiem KSeF, więc wliczasz je do tego limitu. Faktur dla konsumentów nie wliczasz. Szczegóły w artykule o limicie 10 000 zł.

Kto z zagranicy dostaje fakturę z KSeF, a kto nie

Kolumna „Stawka VAT” to uproszczenie dla zwykłej sprzedaży towarów. Usługi elektroniczne, sprzedaż przez platformy i towary akcyzowe mają osobne reguły. Przy pierwszej transakcji zagranicznej warto przejść ją raz z księgową.

Firma z UE: wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)

Wysyłasz towar firmie z innego kraju UE, która podała numer VAT UE. Fakturę wystawiasz w KSeF, w strukturze FA(3). Nabywcę wpisujesz nie przez polski NIP, tylko przez kod kraju i numer VAT UE (pola KodUE i NrVatUE w sekcji Podmiot2 schematu FA(3)). Na fakturze musisz podać:

• swój numer VAT poprzedzony kodem PL,
• numer VAT UE nabywcy z dwuliterowym kodem jego kraju (art. 106e ust. 1 pkt 24).

Stawka 0% przysługuje tylko po spełnieniu warunków z art. 42 ust. 1: nabywca ma ważny numer VAT UE, masz dowody wywozu towaru z Polski do nabywcy, a Ty jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Numer nabywcy sprawdzisz bezpłatnie w unijnej bazie VIES. Zrób to przed wystawieniem faktury, a wynik zachowaj.

Obowiązek podatkowy w WDT powstaje z chwilą wystawienia faktury, najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1). To ma znaczenie dla kursu waluty, o czym niżej.

Ciekawostka z FAQ: firma z UE może wystawić fakturę za WDT w Twoim imieniu (samofakturowanie). Taka faktura nie jest objęta obowiązkowym KSeF, ale może trafić do KSeF dobrowolnie, jeśli nadasz nabywcy uprawnienie do samofakturowania (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 10; rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2 pkt 5 i § 3). W sklepie internetowym to rzadkość. Więcej o samej fakturze w artykule o fakturze WDT w KSeF.

Firma spoza UE: eksport towarów

Klient z Wielkiej Brytanii, Szwajcarii czy USA zamawia towar na firmę. To eksport towarów (art. 2 pkt 8 ustawy o VAT), jeśli towar jest wysyłany z Polski poza UE. Stawka 0% przysługuje, gdy przed terminem złożenia JPK za dany okres masz dokument potwierdzający wywóz poza UE (art. 41 ust. 4 i 6). Zwykle jest to komunikat celny w formie elektronicznej, który załatwia przewoźnik albo agencja celna.

Fakturę wystawiasz w KSeF. Nabywca spoza UE nie ma polskiego NIP, więc w FA(3) wpisujesz kod kraju i jego zagraniczny numer podatkowy (pola KodKraju i NrID), a jeśli go nie ma, zaznaczasz brak identyfikatora. Potem wysyłasz mu PDF z kodem QR. Uwaga na nazewnictwo: w FA(3) nie ma osobnego rodzaju „faktura eksportowa”. Struktura zna siedem rodzajów faktur (VAT, KOR, ZAL, ROZ, UPR, KOR_ZAL, KOR_ROZ), a eksport to zwykła faktura VAT ze stawką 0%.

Konsument z innego kraju UE: sprzedaż na odległość i OSS

Osoba prywatna z Austrii kupuje w Twoim sklepie. Tu KSeF jest najmniejszym problemem: faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie musisz wystawiać w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), niezależnie od kraju klienta. Możesz to zrobić dobrowolnie (ust. 4).

Ważniejsze jest pytanie, czyj VAT naliczasz. Dopóki łączna wartość netto takiej sprzedaży do konsumentów w innych krajach UE nie przekroczyła 10 000 euro (dla polskiego sprzedawcy 42 000 zł) ani w tym, ani w poprzednim roku, naliczasz polski VAT (art. 22a ust. 1). Po przekroczeniu progu naliczasz VAT kraju klienta. Rozliczasz go wtedy w procedurze unijnej OSS (dział XII rozdz. 6a ustawy o VAT) albo rejestrując się w tym kraju.

Jeśli korzystasz z OSS, nie masz obowiązku wystawiania faktury za wewnątrzwspólnotową sprzedaż na odległość (art. 106b ust. 1 pkt 2). Klient może dostać fakturę, jeśli o nią poprosi, ale nadal nie musi ona trafiać do KSeF. Więcej o fakturach dla osób prywatnych w artykule faktura dla konsumenta w KSeF.

Konsument spoza UE

Klient prywatny z Norwegii czy Kanady to dla KSeF wciąż konsument, więc faktura do KSeF iść nie musi. Stawka zależy od tego, czy jest to eksport udokumentowany komunikatem celnym. Jeśli tak, możesz zastosować 0% jak przy firmie. Jeśli paczka wyjeżdża bez zgłoszenia celnego, które daje dokument wywozu, zwykle zostaje polski VAT. To sprawa do ustalenia z księgową i przewoźnikiem, a nie z KSeF.

Jak zagraniczny nabywca dostaje fakturę

Firma zagraniczna nie zaloguje się do KSeF, bo nie ma polskiego NIP (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 36). Dlatego ustawa każe udostępnić jej fakturę „w sposób z nim uzgodniony” (art. 106gb ust. 4 pkt 1-3). W praktyce:

1. Wystawiasz fakturę w KSeF i czekasz na numer KSeF.
2. Program tworzy wizualizację, czyli czytelny PDF. Może być po angielsku albo dwujęzyczna, byle treścią zgadzała się z plikiem XML w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 32).
3. Na PDF umieszczasz kod QR, a pod nim numer KSeF. To obowiązek, gdy faktura trafia do nabywcy poza KSeF (art. 106gb ust. 5). Kod pozwala sprawdzić, że faktura istnieje w KSeF, i ją stamtąd pobrać.
4. Wysyłasz PDF mailem albo dokładasz do paczki, tak jak uzgodniłeś z klientem.

Za datę otrzymania takiej faktury uznaje się dzień, w którym nabywca faktycznie ją dostał, a nie dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 4). Zapisuj, kiedy wysłałeś maila z fakturą.

Jak wygląda prawidłowy kod i co pod nim napisać, opisujemy w artykule o kodzie QR na fakturze KSeF.

Waluta: kwoty w euro, VAT w złotych

Fakturę możesz wystawić w euro, dolarach czy koronach. Struktura FA(3) ma na to pole KodWaluty. Jedna zasada się nie zmienia: kwotę VAT podajesz w złotych (art. 106e ust. 11). MF opisuje to tak, że kwoty na fakturze są w walucie obcej, a na złote przeliczona jest tylko kwota podatku w polu P_14_xW (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 19).

Kurs bierzesz według art. 31a ustawy o VAT:

• co do zasady kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania obowiązku podatkowego (ust. 1),
• jeśli fakturę wystawiasz przed powstaniem obowiązku podatkowego, kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem wystawienia faktury (ust. 2),
• zamiast kursu NBP możesz wybrać kurs Europejskiego Banku Centralnego (ust. 1 zdanie drugie), ale wtedy stosuj go konsekwentnie i uzgodnij to z księgową.

Przy WDT i eksporcie ze stawką 0% kwota VAT wynosi zero, ale przeliczenie nadal jest potrzebne do ewidencji JPK, bo podstawę opodatkowania wykazujesz w złotych. Kurs NBP dla konkretnej daty i numer tabeli znajdziesz w naszym kalkulatorze kursu NBP do faktury. Pełny przykład z polami FA(3) jest w artykule faktura w euro w KSeF.

Przykład

Firma z Niemiec z numerem VAT UE kupuje towar za 1 000 euro. Wysyłasz go 12 listopada, a fakturę wystawiasz w KSeF 14 listopada. Obowiązek podatkowy w WDT powstaje z chwilą wystawienia faktury, czyli 14 listopada, więc bierzesz kurs średni NBP z 13 listopada. Na fakturze: 1 000 euro netto, stawka 0%, VAT 0 zł. W JPK księgowa wykaże podstawę 1 000 euro przeliczoną po tym kursie.

Zagraniczny sprzedawca w Polsce: kiedy KSeF go nie dotyczy

Druga strona medalu: zagraniczna firma zarejestrowana do VAT w Polsce, na przykład niemiecki sklep z polskim magazynem. Ustawa zwalnia ją z obowiązku KSeF, jeśli:

• nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, albo
• ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale ono nie uczestniczy w danej sprzedaży

(art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2; FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 13). Taka firma może jednak korzystać z KSeF dobrowolnie. Czy magazyn w Polsce jest już stałym miejscem prowadzenia działalności, wymaga indywidualnej oceny, a MF zapowiada osobne wyjaśnienia (pyt. 14 w tej samej kategorii). To pytanie do doradcy podatkowego, nie do poradnika.

Dla Ciebie jako nabywcy wniosek jest prosty: faktura od takiego sprzedawcy może przyjść mailem, poza KSeF, i nadal być prawidłowa.

Zakupy od zagranicznych dostawców

Faktury od Shopify, Meta, Google czy chińskiego producenta nie trafiają do KSeF i nie musisz ich tam zgłaszać. MF pisze wprost: „KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców” (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11). Takie faktury dostajesz jak dotąd, a księgowa rozlicza je w JPK, często jako import usług. Faktury od polskich dostawców, na przykład firm kurierskich, przychodzą już przez KSeF.

Co z tego wynika dla sklepu: lista kontrolna

1. Ustal w koszyku, kto kupuje. Firma czy osoba prywatna, polska czy zagraniczna. Od tego zależy, czy faktura idzie do KSeF.
2. Dla firm z UE zbieraj numer VAT UE i sprawdzaj go w VIES. Bez ważnego numeru nie zastosujesz 0% przy WDT.
3. Faktury dla zagranicznych firm wystawiaj w KSeF, a potem wysyłaj PDF z kodem QR i numerem KSeF.
4. Dla konsumentów z UE pilnuj progu 10 000 euro i ustal z księgową, czy korzystasz z OSS.
5. Przy walutach zapisuj kurs i datę. Kurs NBP z dnia roboczego przed obowiązkiem podatkowym albo przed wystawieniem faktury.
6. Zachowaj dowody wywozu (WDT) i komunikaty celne (eksport) do czasu złożenia JPK.

Nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify wystawia dziś faktury tylko dla zamówień z ważnym polskim NIP, także w euro, z VAT przeliczonym po kursie NBP. Faktur dla firm z numerem VAT UE i dla nabywców spoza UE na razie nie wystawia, więc takie zamówienia obsługujesz w innym programie albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF.

Pytania i odpowiedzi

Czy faktura dla firmy z Niemiec musi być w KSeF?

Tak, jeśli wystawia ją polski podatnik objęty KSeF. Nabywca jej z KSeF nie pobierze, więc wysyłasz mu PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5). Do końca 2026 r. mały sklep może jeszcze korzystać z limitu 10 000 zł miesięcznie.

Czy mogę wysłać zagranicznemu klientowi fakturę bez numeru KSeF?

Przy fakturze online najpierw czekasz na numer KSeF, a potem wysyłasz PDF z jednym kodem QR. Wyjątkiem są tryby offline: wtedy faktura przed wysłaniem do KSeF ma dwa kody QR, a drugi wymaga certyfikatu KSeF typu 2 (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 8).

Klient z Wielkiej Brytanii prosi o fakturę po angielsku. Czy to dozwolone?

Tak. Wizualizacja może być po angielsku albo dwujęzyczna, o ile po przetłumaczeniu zgadza się z danymi w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 32). Sam plik XML w KSeF ma polskie nazwy pól.

Czy faktury od Shopify albo Google trafią do mnie przez KSeF?

Nie, jeśli wystawia je zagraniczna spółka bez obowiązku KSeF. Dostajesz je jak dotąd, poza systemem (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11).

Sprzedaję konsumentom w całej UE przez OSS. Czy muszę coś zmieniać przez KSeF?

W samym fakturowaniu nic. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF, a przy OSS nie masz obowiązku wystawiania faktury za sprzedaż na odległość (art. 106b ust. 1 pkt 2).

Stawki VAT, warunki 0% i rozliczenie OSS ustal z księgową albo doradcą podatkowym.

Źródła

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 2 pkt 8, 20 ust. 1, 22a, 31a, 41 ust. 4 i 6, 42 ust. 1, 106b ust. 1, 106e ust. 1 pkt 24 i ust. 11, 106ga, 106gb ust. 4 i 5, 106na ust. 4, 145m; procedura unijna OSS: dział XII rozdz. 6a
• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 9, 32, 36; kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11, 13, 14; kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 19; kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 8; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 10
• Kody weryfikujące QR, MF
• Rozporządzenie w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2 pkt 5 i § 3
• Schemat FA(3), dokumentacja KSeF 2.0 MF: sekcja Podmiot2, pole RodzajFaktury
• VIES: sprawdzanie numeru VAT UE, Komisja Europejska

Stan prawny na 19 października 2026 r.

Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.