OSS a KSeF: czy faktury dla konsumentów z UE idą do systemu
W skrócie: KSeF i OSS to dwa osobne systemy. Jeśli rozliczasz sprzedaż na odległość do konsumentów z UE w procedurze OSS, nie masz obowiązku wystawiania faktury, a faktura dla konsumenta i tak nie musi trafiać do KSeF. Możesz ją wystawić dobrowolnie, także w KSeF, z obcą stawką VAT. Sam VAT z OSS rozliczasz w kwartalnej deklaracji VIU-DO, nie przez KSeF.
KSeF i OSS: dwa różne systemy
OSS (procedura unijna, dział XII rozdział 6a ustawy o VAT) służy do rozliczania VAT należnego innym krajom UE z jednego miejsca. Polski sklep zarejestrowany w OSS składa w Polsce kwartalną deklarację VIU-DO i płaci w niej VAT z wszystkich krajów konsumpcji (art. 130c; podatki.gov.pl, „Punkt kompleksowej obsługi OSS i IOSS”). Płatność odbywa się w euro.
KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Nie jest systemem raportowania i nie ma w nim deklaracji (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10).
KSeF nie zastępuje więc deklaracji OSS, a OSS nie zastępuje KSeF tam, gdzie KSeF jest obowiązkowy.
Sprzedaż na odległość: kiedy VAT kraju klienta
Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) to wysyłka towarów z Polski do klienta w innym kraju UE, który nie rozlicza nabycia towarów, przede wszystkim do konsumenta (art. 2 pkt 22a).
| Sytuacja | Czyj VAT | Jak rozliczasz |
|---|---|---|
| Łączna wartość netto WSTO i niektórych usług elektronicznych do konsumentów w UE nie przekroczyła 10 000 euro (42 000 zł) ani w tym, ani w poprzednim roku | polski | w JPK_V7, z polskim VAT |
| Próg przekroczony albo wybrałeś opodatkowanie w kraju klienta | kraju klienta | w OSS albo po rejestracji w danym kraju |
Próg liczy się łącznie dla wszystkich krajów UE i jest przekraczany od dostawy, przy której go przekroczono (art. 22a ust. 1 i 2). Więcej o sprzedaży za granicę piszemy w artykule sprzedaż zagraniczna a KSeF.
Konsumenci z UE: faktura dobrowolna
Dwa przepisy decydują o tym, czy w ogóle wystawiasz fakturę za WSTO:
- Przy OSS faktura nie jest obowiązkowa. Art. 106b ust. 1 pkt 2 nakazuje wystawić fakturę za WSTO, „chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej” z rozdziału 6a, czyli z OSS. Możesz ją wystawić dobrowolnie (art. 106b ust. 4a).
- Bez OSS przepis brzmi inaczej. Czytany dosłownie, art. 106b ust. 1 pkt 2 wymaga faktury za każdą WSTO rozliczaną poza OSS, także poniżej progu z polskim VAT. Jak to stosujecie w swoim sklepie, potwierdź z księgową.
Druga sprawa to KSeF. Faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności nie trzeba wystawiać w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Możesz ją wystawić poza KSeF jako zwykłą fakturę elektroniczną lub papierową albo dobrowolnie w KSeF (art. 106ga ust. 3 i 4). Konsument z Niemiec nie zaloguje się do KSeF, więc fakturę z KSeF przekazujesz mu w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5). Zasady dla polskich konsumentów są takie same, opisujemy je w artykule faktura dla konsumenta w KSeF.
Kiedy w OSS faktura jest wymagana
Zwykle nigdy, dopóki kupuje konsument. Uwaga na rzadszy przypadek: WSTO obejmuje też sprzedaż do niektórych firm i osób prawnych, które nie rozliczają wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, na przykład zagranicznej instytucji bez numeru VAT (art. 2 pkt 22a). Fakturę za sprzedaż na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem wystawia się obowiązkowo (art. 106b ust. 1 pkt 1), a zwolnienie z KSeF w art. 106ga ust. 2 pkt 3 obejmuje procedury z rozdziałów 7, 7a i 9 ustawy, ale nie OSS z rozdziału 6a. Wychodzi na to, że taka faktura podlega KSeF. To nasza lektura przepisów, a przypadek jest nietypowy: przy pierwszym takim zamówieniu zapytaj księgową lub doradcę podatkowego.
Gdy klient z UE podaje ważny numer VAT UE i kupuje dla firmy, to zwykle nie jest już WSTO, tylko wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, z innymi zasadami i obowiązkową fakturą.
Stawki obce na fakturze w KSeF
Jeśli wystawiasz fakturę za sprzedaż rozliczaną w OSS, podajesz na niej stawkę VAT kraju klienta (art. 106e ust. 1 pkt 12 mówi o stawce podatku od wartości dodanej przy procedurach szczególnych). Struktura FA(3) ma na to osobne pola (Broszura informacyjna FA(3)):
| Pole FA(3) | Co zawiera |
|---|---|
| P_12_XII (na wierszu faktury) | stawka VAT kraju klienta, np. 19 dla Niemiec |
| P_13_5 | suma wartości sprzedaży netto w procedurze OSS |
| P_14_5 | kwota podatku od wartości dodanej w procedurze OSS |
Stawki obowiązujące w innych krajach UE sprawdzisz w bazie stawek Komisji Europejskiej (MF odsyła do niej w opisie pola P_12_XII). FA(3) ma też fakultatywne oznaczenie procedury „WSTO_EE”, które ułatwia przygotowanie JPK. Jak przeliczać kwoty podatku przy fakturze w euro w procedurze OSS, ustal z księgową. Fakturę w obcej walucie w KSeF opisujemy w artykule faktura w euro w KSeF.
Raportowanie OSS a KSeF
- Deklaracja VIU-DO co kwartał, do końca miesiąca po kwartale, nawet gdy w kwartale nie było sprzedaży (art. 130c ust. 1 i 2).
- Ewidencja OSS w postaci elektronicznej, przechowywana 10 lat (art. 130d).
- KSeF tylko dla faktur, które wystawiasz w KSeF obowiązkowo lub dobrowolnie. Faktury dla konsumentów wystawione w KSeF nie zastępują ewidencji OSS.
KSeF nie przekazuje niczego do OSS ani odwrotnie. Dane do deklaracji VIU-DO bierzesz z ewidencji sprzedaży sklepu.
Co to oznacza dla sklepu
- Ustal, czy przekraczasz próg 10 000 euro i czy jesteś zarejestrowany w OSS.
- Ustaw w sklepie naliczanie VAT kraju klienta dla sprzedaży rozliczanej w OSS.
- Zdecyduj, czy konsumentom z UE wystawiasz faktury i gdzie: poza KSeF czy dobrowolnie w KSeF.
- Pilnuj osobno faktur dla firm z UE z numerem VAT, bo to inne transakcje.
Nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify wystawia faktury tylko dla firm z polskim NIP, więc faktur dla konsumentów z UE nie obsługuje. Takie faktury wystawisz w programie do faktur albo w Aplikacji Podatnika KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy przez KSeF nie muszę już składać deklaracji OSS?
Musisz. KSeF nie zastępuje deklaracji VIU-DO.
Czy faktura dla konsumenta z Francji musi być w KSeF?
Nie. Faktury dla osób prywatnych są w KSeF dobrowolne, także dla klientów z innych krajów UE (art. 106ga ust. 2 pkt 4).
Czy klient z UE może zażądać faktury przy OSS?
Przepisy nie nakładają obowiązku jej wystawienia przy OSS, ale możesz ją wystawić. Jeśli w Twoim sklepie klienci jej oczekują, ustal stałą zasadę z księgową.
Czy przy sprzedaży poniżej 10 000 euro wpisuję stawkę kraju klienta?
Nie. Poniżej progu, jeśli nie wybrałeś opodatkowania w kraju klienta, stosujesz polski VAT (art. 22a ust. 1).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową. Przy sprzedaży w OSS skonsultuj szczegóły z doradcą podatkowym.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 2 pkt 22a, art. 22a, art. 106a, art. 106b ust. 1 i 4a, art. 106e ust. 1 pkt 12, art. 106ga ust. 2-4, art. 106gb ust. 4 i 5; dział XII rozdział 6a (art. 130a-130d)
- Punkt kompleksowej obsługi (OSS i IOSS), podatki.gov.pl
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), MF, sierpień 2026: pola P_12_XII, P_13_5, P_14_5, oznaczenie WSTO_EE
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10
Stan prawny na 19 października 2026 r.