Data otrzymania faktury w KSeF a odliczenie VAT z faktury kosztowej
W skrócie: data otrzymania faktury w KSeF to dzień, w którym KSeF nadał jej numer, a nie dzień, w którym ją pobrałeś albo dostałeś mailem. Od tej daty zależy najwcześniejszy okres odliczenia VAT z faktury kosztowej. Wyjątki dotyczą trybu awaryjnego i nabywców, którym faktura jest przekazywana poza KSeF, na przykład firm zagranicznych.
Data otrzymania faktury KSeF: dzień nadania numeru
Art. 106na ust. 3 ustawy o VAT: faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Nie liczy się więc:
- data wystawienia wpisana przez sprzedawcę (pole P_1),
- dzień, w którym Ty albo księgowa pobraliście fakturę,
- dzień, w którym sprzedawca przysłał PDF mailem.
W Aplikacji Podatnika, w zakładce faktur zakupowych (Podmiot2), lista ma osobne kolumny „Data wystawienia”, „Data zapisania w KSeF” i „Data otrzymania” (Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, rozdz. 5.3, tabela 14). Do odliczenia VAT liczy się ostatnia z nich. Jak pobierać faktury, opisujemy w artykule jak pobrać faktury z KSeF.
Dla sprzedawcy ważna jest inna data: faktura online jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1). Zwykle obie daty to ten sam dzień, ale nie zawsze, co widać w przykładzie niżej. Szczegóły po stronie wystawcy: termin przesłania faktury do KSeF oraz data sprzedaży a data wystawienia w KSeF.
Przykład: faktura z 31-go, numer z 1-go
Hurtownia wystawia sklepowi fakturę za towar dostarczony w marcu. Wysyła plik do KSeF 31 marca o 23:56, plik zostaje przyjęty na bramce tego samego dnia, a numer KSeF zostaje nadany 1 kwietnia o 00:01.
- data wystawienia faktury: 31 marca (dzień przesłania),
- data otrzymania przez sklep: 1 kwietnia (dzień nadania numeru).
MF opisuje dokładnie taki przypadek z datami 1 i 2 lutego 2026 r. i wskazuje, że datą otrzymania jest dzień nadania numeru KSeF (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 5.1, przykład 10). Dla sklepu oznacza to, że VAT z tej faktury odliczy najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień, a nie za marzec.
Odliczenie VAT: najwcześniej w okresie otrzymania
Prawo do odliczenia powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy (art. 86 ust. 10), ale przy zwykłym zakupie towarów i usług nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymałeś fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1). MF potwierdza, że data nadania numeru KSeF co do zasady oznacza możliwość odliczenia, jeśli zakup służy działalności opodatkowanej (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26).
Jeśli nie odliczysz VAT w pierwszym możliwym okresie, możesz to zrobić w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów (dwóch przy rozliczeniu kwartalnym) (art. 86 ust. 11). Później zostaje korekta deklaracji (art. 86 ust. 13).
Zasady szczególne mają m.in. mali podatnicy na metodzie kasowej, którzy odliczają VAT nie wcześniej niż w okresie zapłaty (art. 86 ust. 10e), oraz import usług rozliczany w tej samej deklaracji (art. 86 ust. 10b pkt 3). Te przypadki omów z księgową.
Faktury offline i z okresu awarii
Faktura nie zawsze trafia do KSeF w chwili wystawienia. Ustawa zna trzy osobne tryby z różnymi terminami, a data otrzymania zależy od trybu:
| Tryb | Termin przesłania do KSeF | Data otrzymania przez polską firmę z NIP |
|---|---|---|
| Online | od razu, data wystawienia = dzień przesłania | dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3) |
| Offline24 (z wyboru sprzedawcy) | najpóźniej następnego dnia roboczego (art. 106nda ust. 2) | dzień nadania numeru KSeF (art. 106nda ust. 11) |
| Niedostępność KSeF ogłoszona przez MF | najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu (art. 106nh ust. 2) | dzień nadania numeru KSeF (art. 106nh ust. 4) |
| Awaria KSeF | 7 dni roboczych od zakończenia awarii (art. 106nf ust. 4) | dzień faktycznego otrzymania, a jeśli numer KSeF nadano wcześniej, dzień nadania numeru (art. 106nf ust. 10) |
W trybie offline24 i przy niedostępności faktura dla polskiej firmy jest otrzymywana przez KSeF. Nawet jeśli dostawca dał Ci wcześniej wydruk, liczy się dzień nadania numeru (Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, rozdz. 3.1.5 i 3.2.5). Faktura online przesłana z opóźnieniem jest traktowana jak faktura offline24 (art. 106nda ust. 16).
W trybie awaryjnym jest inaczej. MF podaje przykład: faktura z 6 listopada, wysłana do KSeF 12 listopada, papier dotarł do nabywcy 13 listopada. Datą otrzymania jest 12 listopada, bo numer nadano przed otrzymaniem papieru (Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, rozdz. 3.3.5, przykład 20). Gdyby papier dotarł wcześniej, liczyłby się dzień jego otrzymania.
Faktura przekazana poza KSeF: inna data
Gdy faktura jest udostępniana poza KSeF nabywcy z art. 106gb ust. 4, na przykład firmie zagranicznej albo konsumentowi, za datę otrzymania uznaje się dzień faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4). Dla polskiego sklepu kupującego od polskich dostawców ma to małe znaczenie, ale jeśli sam sprzedajesz za granicę, zobacz fakturę z KSeF dla klienta z zagranicy.
Jest też przypadek nieprawidłowy: dostawca objęty KSeF wystawił fakturę poza systemem. MF wyjaśnia, że prawo do odliczenia jest zachowane przy spełnieniu warunków z art. 86 i braku przesłanek z art. 88, a za moment otrzymania przyjmuje się chwilę faktycznego otrzymania takiej faktury. Jednocześnie zaleca należytą staranność wobec takich dostawców (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.7 i 1.8).
Korekta faktury zakupowej
Gdy dostawca obniża cenę, przyjmuje zwrot albo poprawia zawyżony VAT, Ty jako nabywca zmniejszasz VAT naliczony w okresie, w którym otrzymałeś fakturę korygującą (art. 86 ust. 19a), czyli przy korekcie z KSeF w okresie nadania jej numeru. Przykład: zwrot towaru do hurtowni w maju, korekta z numerem KSeF z 3 czerwca. Zmniejszasz VAT naliczony w rozliczeniu za czerwiec. Strona sprzedawcy: korekta in minus w KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy data pobrania faktury z KSeF ma znaczenie?
Nie. Datą otrzymania jest dzień nadania numeru KSeF, niezależnie od tego, kiedy pobrałeś fakturę (art. 106na ust. 3).
Gdzie zobaczę datę nadania numeru KSeF?
Na liście faktur zakupowych w Aplikacji Podatnika i w programie księgowym, który pobiera faktury z KSeF. Numer KSeF zawiera też datę przesłania faktury, ale to nie zawsze ta sama data co nadanie numeru.
Faktura kosztowa ma datę wystawienia z marca, a numer KSeF z kwietnia. Kiedy odliczę VAT?
Najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień, bo wtedy fakturę otrzymałeś (art. 86 ust. 10b pkt 1). Możesz też odliczyć później, w jednym z trzech kolejnych okresów (art. 86 ust. 11).
Czy KSeF powiadomi mnie o nowej fakturze?
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o otrzymaniu faktury; program lub Ty musicie sprawdzać system (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.4). Data otrzymania biegnie mimo to od nadania numeru.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 86 ust. 10, 10b, 10e, 11, 13 i 19a, art. 106gb ust. 4, art. 106na ust. 1, 3 i 4, art. 106nda ust. 2, 11 i 16, art. 106nf ust. 4 i 10, art. 106nh ust. 2 i 4
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.7, 1.8, 5.1 (przykład 10), 6.4
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, rozdz. 3.1.5, 3.2.5, 3.3.5 (przykład 20); Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wersja 2.6), rozdz. 5.3, tabela 14
Stan prawny na 19 października 2026 r.