Data sprzedaży a data wystawienia faktury w KSeF
W skrócie: na fakturze w KSeF spotkasz trzy daty: datę sprzedaży, datę wystawienia (pole P_1) i datę nadania numeru KSeF. Faktura wysłana online jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF, o ile ten dzień zgadza się z datą w P_1. Data nadania numeru KSeF to dzień, w którym nabywca otrzymuje fakturę, a datę sprzedaży wpisujesz tylko wtedy, gdy różni się od daty wystawienia.
KSeF data sprzedaży, data wystawienia i data numeru KSeF
| Data | Gdzie na fakturze | Skąd się bierze | Do czego jest ważna |
|---|---|---|---|
| Data sprzedaży (dostawy, wykonania usługi albo otrzymania zapłaty) | pole P_6, przy różnych datach dla pozycji P_6A | wpisujesz, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia (art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT) | od niej zwykle zależy, kiedy powstaje obowiązek podatkowy |
| Data wystawienia | pole P_1 | wpisujesz ją w pliku; przy wysyłce online liczy się dzień przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1) | termin wystawienia faktury, limit 10 tys. zł do końca 2026 r. |
| Data nadania numeru KSeF | nadaje ją KSeF przy przyjęciu faktury | dzień przydzielenia numeru (uwaga: data zapisana w samym numerze KSeF to dzień przesłania faktury) | dzień otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106na ust. 3), a więc najwcześniejszy moment odliczenia VAT u kupującego |
Jest jeszcze czwarta data, techniczna: DataWytworzeniaFa, czyli data i godzina utworzenia pliku XML w programie. Nie ma znaczenia podatkowego i może różnić się od P_1 (Broszura informacyjna FA(3), nagłówek; FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 12).
Która data decyduje o VAT
O tym, w którym miesiącu wykazujesz VAT, nie decyduje ani data wystawienia, ani numer KSeF. Obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1). Jeśli klient zapłacił przed dostawą, obowiązek powstaje w odniesieniu do otrzymanej kwoty z chwilą zapłaty (art. 19a ust. 8, z wyjątkami w tym przepisie).
Data wystawienia ma znaczenie dla:
- terminu wystawienia faktury: co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy (art. 106i ust. 1); więcej w artykule kiedy wystawić fakturę w sklepie,
- limitu 10 tys. zł do końca 2026 r.: fakturę wlicza się do miesiąca według daty wystawienia, nie sprzedaży (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 16),
- ewidencji, w których program księgowy opiera się na dacie wystawienia (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 14).
Data nadania numeru KSeF ma znaczenie przede wszystkim dla kupującego: prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymał fakturę, a fakturę z KSeF uznaje się za otrzymaną w dniu nadania numeru (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26). Strona kupującego: data otrzymania faktury w KSeF.
Wysłane dziś, numer jutro: co z datą
Faktura online jest wystawiona w dniu, w którym plik został zarejestrowany na bramce KSeF, nawet jeśli numer KSeF przyjdzie następnego dnia. MF podaje przykład: wysyłka 1 lutego, numer 2 lutego, data wystawienia 1 lutego (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 13). Dla nabywcy ta faktura jest jednak otrzymana 2 lutego.
Warunek: data w P_1 musi zgadzać się z dniem wysłania (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 13). Ile masz czasu na samo przesłanie faktury w każdym trybie, opisujemy w artykule termin przesłania faktury do KSeF. P_1 jest polem obowiązkowym, które wypełnia Twój program. Jeśli P_1 jest wcześniejsza niż dzień wysłania, KSeF przyjmie fakturę, ale zmienia się jej kwalifikacja: MF pokazuje to na przykładzie faktury z P_1 = 1 lutego wysłanej 3 lutego (Broszura FA(3), opis pola P_1).
Faktura wysłana po północy
To częsty przypadek w sklepie: program przygotował fakturę z datą 14 listopada (sobota) w P_1, a wysłał ją o 0:03 w niedzielę 15 listopada.
Taka faktura nie jest już fakturą online z datą wystawienia w dniu przesłania. Ustawa uznaje ją za fakturę wystawioną w trybie offline24, bo data przesłania jest późniejsza niż data w P_1 (art. 106nda ust. 16). Skutki:
- datą wystawienia jest data z P_1, czyli 14 listopada (art. 106nda ust. 10),
- fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia, tu: w poniedziałek 16 listopada (art. 106nda ust. 2); wysłana w niedzielę mieści się w terminie,
- nabywca z NIP i tak odbiera ją w KSeF, a datą otrzymania jest dzień nadania numeru.
Gorzej, gdy program zawiesi się na dłużej. Faktura z datą 10 listopada wysłana dopiero 13 listopada przekracza termin offline24: następnym dniem roboczym po 10 listopada jest 12 listopada, bo 11 listopada to święto. Kary za takie spóźnienia z art. 106ni według obecnych przepisów obowiązują od 1 stycznia 2027 r. (projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale to wciąż projekt). Więcej o tym trybie w artykule tryb offline24.
Przykład: zamówienie opłacone w sobotę
Klientka z firmy płaci za zamówienie w sobotę 14 listopada 2026 r., a paczka wyjeżdża w poniedziałek 16 listopada.
| Wariant | P_1 (data wystawienia) | Data sprzedaży na fakturze | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Faktura wysłana do KSeF w sobotę | 14.11.2026 | data, którą ustalisz z księgową jako datę sprzedaży, jeśli różni się od 14.11 | numer KSeF może przyjść 14 lub 15.11 |
| Faktura wysłana w poniedziałek po nadaniu paczki | 16.11.2026 | 14.11 albo 16.11, zależnie od przyjętej zasady | gdy data sprzedaży = data wystawienia, pola P_6 nie wypełniasz |
| Faktura z P_1 = 14.11 wysłana w poniedziałek | 14.11.2026 | jak wyżej | faktura offline24, termin zachowany |
Czy przy przedpłacie w sklepie datą z art. 106e ust. 1 pkt 6 jest dzień zapłaty, czy dzień wysyłki towaru, i jak taki dokument oznaczyć, zależy od tego, jak Twoja firma dokumentuje przedpłaty. Ustal to z księgową, zanim ustawisz program, i trzymaj się jednej zasady dla wszystkich zamówień.
Jak uniknąć kłopotów z datami
- Wysyłaj faktury do KSeF w dniu, który wpisujesz w P_1. Program, który tworzy fakturę i wysyła ją od razu, ten problem rozwiązuje.
- Jeśli wysyłasz z kolejki, pilnuj, żeby zaległe faktury trafiły do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Zapisuj numer KSeF przy zamówieniu. Data zapisana w numerze to dzień przesłania faktury do KSeF, a nie data sprzedaży. Budowę numeru opisujemy w artykule numer KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy datą wystawienia jest dzień nadania numeru KSeF?
Nie. Przy wysyłce online datą wystawienia jest dzień przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1). Dzień nadania numeru to dzień otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106na ust. 3).
Czy muszę zawsze wpisywać datę sprzedaży?
Nie. Tylko gdy jest określona i różni się od daty wystawienia (art. 106e ust. 1 pkt 6). Gdy wszystkie pozycje mają tę samą datę, używasz pola P_6, a gdy różne, pola P_6A (Broszura FA(3)).
Do którego miesiąca limitu 10 tys. zł wliczam fakturę za sprzedaż z października wystawioną w listopadzie?
Do listopada, bo liczy się data wystawienia (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 16).
Kiedy klient z firmą może odliczyć VAT z mojej faktury?
Co do zasady nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymał fakturę, czyli w którym KSeF nadał numer. Szczegóły to już sprawa jego księgowości.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 19a ust. 1 i 8, art. 106e ust. 1 pkt 1 i 6, art. 106i ust. 1, art. 106na ust. 1 i 3, art. 106nda ust. 2, 10 i 16, art. 106ni
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 10, 13, 14; kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 12, 13; kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 16; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), MF, sierpień 2026: pola P_1, P_6, P_6A, DataWytworzeniaFa
- Tryb offline24, MF
- Z czego składa się numer KSeF (grafika), MF
Stan prawny na 19 października 2026 r.