Faktury zakupowe sklepu w KSeF: co przychodzi, a czego tam nie ma
W skrócie: od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe od polskich firm dostajesz przez KSeF, a nie mailem, nawet jeśli sam wystawiasz w KSeF dopiero od 2027 r. Nie wszystko jednak tam trafi: faktury od Shopify, Meta czy Google, bilety, część faktur do paragonów i faktury od najmniejszych dostawców w 2026 r. przychodzą jak dawniej. Sklep potrzebuje więc dwóch źródeł kosztów i prostej listy kontrolnej na koniec miesiąca.
KSeF faktury zakupowe: od kiedy i dla kogo
Odroczenie KSeF do 1 kwietnia 2026 r. albo do 1 stycznia 2027 r. dotyczy tylko wystawiania faktur. Otrzymywanie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich już od 1 lutego 2026 r. (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.2). Nie musisz wyrażać na to zgody, bo przepis wymagający akceptacji odbiorcy (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT) uchylono z dniem 1 lutego 2026 r.
Trzy cechy KSeF, które zaskakują właścicieli sklepów:
- brak powiadomień: KSeF nie wysyła informacji o nowej fakturze; program albo Ty musicie sprawdzać system sami (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.4),
- brak odrzucania: faktury nie da się w KSeF odrzucić ani zatwierdzić. Spór z dostawcą wyjaśniacie poza systemem, a sprzedawca wystawia korektę (tamże, rozdz. 6.3),
- PDF to nie faktura: jeśli dostawca objęty KSeF przysyła PDF mailem, fakturą jest XML w KSeF, a PDF tylko jego obrazem.
Jak technicznie pobrać faktury, w Aplikacji Podatnika lub przez program, opisujemy w artykule jak pobrać faktury z KSeF.
Typowe koszty sklepu: co przychodzi przez KSeF
| Koszt | Typowy wystawca | Gdzie szukać faktury |
|---|---|---|
| Prowizje i opłaty Allegro | Allegro, polska spółka | KSeF |
| Przesyłki kurierskie i paczkomaty | polskie firmy kurierskie | KSeF |
| Towar z hurtowni, opakowania, druk etykiet | polskie firmy | KSeF (do końca 2026 r. mały dostawca może jeszcze poza KSeF) |
| Hosting, domena, biuro rachunkowe w Polsce | polskie firmy | KSeF |
| Abonament Shopify, aplikacje, reklamy Meta i Google | zwykle spółki zagraniczne | panel dostawcy, poza KSeF |
| Zakupy w sklepie stacjonarnym z kasą (do 31.12.2026) | sprzedawca z kasą rejestrującą | papier lub e-mail, poza KSeF |
| Bilety jednorazowe, opłaty za autostradę | przewoźnicy, operatorzy | poza KSeF |
Kolumna „Typowy wystawca” to uproszczenie. O tym, gdzie trafi faktura, decyduje wystawca widoczny na samej fakturze, a nie marka usługi.
Marketplace: Allegro
Allegro jako polska spółka ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, więc faktury za prowizje i opłaty przychodzą do Ciebie jako faktury zakupowe w KSeF. Allegro poinformowało sprzedawców, że w związku z dostosowaniem procesów do KSeF przesunęło datę wystawienia swoich faktur na kolejny miesiąc (Allegro, FAQ KSeF na forum Społeczność Allegro, pyt. 7). To ma znaczenie dla odliczenia VAT, o czym niżej. Pełny obraz Allegro i KSeF: KSeF dla sprzedawców Allegro.
Kurierzy i paczkomaty
Polskie firmy kurierskie wystawiają faktury w KSeF. Przy umowie z rozliczeniem okresowym faktur jest zwykle niewiele, przy płatności za pojedyncze nadania może ich być dużo więcej. Jeśli płacisz za przesyłki kartą w panelu, sprawdź, czy przy zakupie podany był NIP firmy. Bez NIP faktura nie trafi do Twojego KSeF.
Zagraniczni dostawcy: Shopify, Meta, Google
Faktur od firm bez siedziby w Polsce w KSeF nie znajdziesz. Taki dostawca nie ma obowiązku wystawiania w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 1), a MF dodaje, że KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11). Pobierasz je jak dotąd z paneli dostawców. Zwykle oznacza to import usług, który rozliczasz w JPK: szczegóły w artykule faktury od Shopify, Meta i Google.
Co jeszcze legalnie przychodzi poza KSeF
Mały dostawca w 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. firma, której sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, może wystawiać faktury papierowe i elektroniczne poza KSeF (art. 145m). Prawo traci od faktury, którą przekroczyła limit. Od 2027 r. ta furtka się zamyka.
Faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł. Do końca 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kasy i paragony z NIP uznane za faktury uproszczone mogą powstawać poza KSeF (art. 145n). Typowy przykład: taśma pakowa kupiona w markecie budowlanym.
Bilety i autostrady. Rozporządzenie MF wyłącza z KSeF między innymi bilety jednorazowe na przejazd i faktury za przejazd płatną autostradą wystawiane w uproszczonej formie (Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2).
MF zapewnia, że z faktury wystawionej poza KSeF, mimo obowiązku, odliczysz VAT na ogólnych zasadach, o ile spełniasz warunki z art. 86 i nie zachodzą wyłączenia z art. 88. Zaleca jednak należytą staranność wobec dostawców, którzy KSeF ignorują (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.7).
Data otrzymania i odliczenie VAT
Fakturę z KSeF otrzymujesz w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3), a VAT odliczysz najwcześniej za okres, w którym ją otrzymałeś (art. 86 ust. 10b pkt 1). MF potwierdza, że data nadania numeru KSeF co do zasady wyznacza moment możliwego odliczenia (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26). Data, w której pobrałeś fakturę, nie ma tu znaczenia.
Przykład: faktura Allegro za opłaty z marca dostaje numer KSeF 2 kwietnia. VAT z niej odliczysz najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień. Szczegóły, także dla faktur offline i z awarii, w artykule data otrzymania faktury w KSeF.
Lista kontrolna na koniec miesiąca
- Pobierz listę faktur zakupowych z KSeF za miniony miesiąc albo upewnij się, że zrobiła to księgowa.
- Porównaj ją z wyciągiem bankowym. Przelew do polskiej firmy bez faktury w KSeF to sygnał, żeby zapytać dostawcę.
- Pobierz faktury z paneli Shopify, Meta, Google i innych zagranicznych usług.
- Zbierz papierowe faktury i paragony z NIP z zakupów stacjonarnych (do końca 2026 r.).
- Faktury z błędem zgłoś dostawcy. W KSeF ich nie odrzucisz, potrzebna jest korekta od sprzedawcy.
- Płacąc przelewem, pilnuj tytułu płatności i rachunku odbiorcy. Kiedy podaje się w tytule numer KSeF, wyjaśniamy w artykule numer KSeF w przelewie, a skutki płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu w artykule przelew na rachunek spoza białej listy.
Nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify służy do wystawiania faktur sprzedażowych i faktur kosztowych nie pobiera. Do kosztów przyda się program księgowy albo dostęp księgowej do KSeF.
Najczęstsze pytania
Wystawiam w KSeF dopiero od 2027 r. Czy już teraz dostaję faktury przez KSeF?
Tak. Obowiązek otrzymywania faktur przez KSeF dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r., niezależnie od terminu wystawiania (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.2).
Dostawca przysłał PDF mailem. Czy to wystarczy do księgowania?
Jeśli dostawca wystawia w KSeF, sprawdź fakturę w KSeF i księguj na jej podstawie. Jeśli korzysta jeszcze ze zwolnienia do 10 000 zł miesięcznie, PDF poza KSeF jest w 2026 r. dopuszczalny.
Faktura od kuriera ma zły adres mojej firmy. Mogę ją odrzucić?
Nie. KSeF nie ma funkcji odrzucenia faktury. Zgłoś błąd kurierowi, który powinien wystawić fakturę korygującą (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 6.3).
Czy faktury od Shopify muszę wgrać do KSeF?
Nie. KSeF nie służy do zgłaszania zakupów od zagranicznych dostawców (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 86 ust. 10 i 10b, art. 106ga ust. 2, art. 106gb ust. 1, art. 106na ust. 3, art. 145m, art. 145n
- Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Dz.U. 2025 poz. 1740: § 2
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.7, 6.2, 6.3, 6.4
- Allegro: FAQ Krajowy System e-Faktur (KSeF), Społeczność Allegro
Stan prawny na 19 października 2026 r.