Faktury od Shopify, Meta i Google Ads: import usług poza KSeF
W skrócie: faktury za abonament Shopify, reklamy w Meta czy Google Ads i inne usługi od firm zagranicznych nie przychodzą przez KSeF, bo zagraniczny dostawca bez siedziby w Polsce nie ma obowiązku z niego korzystać. Dla sklepu to zwykle import usług: VAT rozliczasz sam w JPK, a fakturę oznaczasz jako wystawioną poza KSeF. Księgowa nie pobierze tych faktur z KSeF, więc musisz jej je przekazać.
Import usług a KSeF: dlaczego tych faktur nie ma w systemie
KSeF służy do wystawiania faktur przez polskich podatników. Obowiązek nie dotyczy podatnika, który nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności (art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). MF mówi wprost: KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11). Zagraniczna firma może korzystać z KSeF dobrowolnie (pyt. 13 w tej samej kategorii), ale duże platformy po prostu wysyłają PDF albo udostępniają fakturę w panelu.
Wniosek: jeśli w KSeF nie widzisz faktury za Shopify czy Meta, to nie jest błąd. Takie faktury dalej pobierasz z panelu dostawcy.
Typowe koszty sklepu z zagranicy
| Koszt | Gdzie zwykle znajdziesz fakturę | Uwagi |
|---|---|---|
| Abonament Shopify | panel Shopify, ustawienia, rozliczenia | do tego opłaty za aplikacje kupione w Shopify App Store, często na tej samej fakturze |
| Aplikacje spoza Shopify (SaaS) | panel danej usługi | wiele firm wystawia faktury z USA albo z innego kraju UE |
| Reklamy Meta (Facebook, Instagram) | menedżer płatności Meta | faktura albo potwierdzenie za każdy okres rozliczeniowy |
| Google Ads | konto Google Ads, sekcja płatności | miesięczna faktura |
| Operatorzy płatności (np. Stripe, PayPal) | panel operatora | opłaty mogą być usługami finansowymi zwolnionymi z VAT, ustal to z księgową |
Kto jest wystawcą i z jakiego kraju, sprawdzaj na samej fakturze. Duże platformy często rozliczają polskie firmy przez spółki z siedzibą w Irlandii, ale to dane na fakturze decydują, jak ją rozliczyć. Jeśli wystawcą jest polska spółka z polskim VAT, to zwykła faktura krajowa, która powinna przyjść przez KSeF.
Odwrotne obciążenie: VAT należny i naliczony w tym samym okresie
Usługi reklamowe czy abonament dla firmy co do zasady są opodatkowane tam, gdzie ma siedzibę nabywca (art. 28b ust. 1). Jeśli sprzedawca nie ma siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce, podatnikiem jest kupujący (art. 17 ust. 1 pkt 4). Ty sam naliczasz VAT od tej usługi, zwykle według stawki 23%, i wykazujesz go jako należny.
Czynny podatnik VAT może ten sam podatek odliczyć jako naliczony w tym samym okresie, jeśli wykaże go w deklaracji, w której musi rozliczyć podatek należny (art. 86 ust. 10b pkt 3). W efekcie nie płacisz dodatkowego VAT, ale transakcja musi pojawić się w JPK po obu stronach.
Przykład: faktura Google Ads za październik na 2 000,00 zł netto, bez VAT, z adnotacją o odwrotnym obciążeniu. W JPK za październik wykazujesz 2 000,00 zł podstawy i 460,00 zł VAT należnego oraz 460,00 zł VAT naliczonego do odliczenia. Faktura w walucie obcej wymaga przeliczenia po kursie NBP (art. 31a), do czego przyda się nasz kalkulator kursu NBP. W którym miesiącu powstaje obowiązek podatkowy przy usługach ciągłych, takich jak abonament i reklamy, ustal z księgową.
Sklep zwolniony z VAT (sprzedaż do 240 000 zł rocznie, art. 113 ust. 1). Tu jest pułapka. Przy usługach z art. 28b podatnikiem z tytułu importu usług jest także firma zwolniona z VAT (art. 17 ust. 1 pkt 4 lit. b). Musi się zarejestrować jako podatnik VAT UE (art. 97 ust. 3 pkt 1), złożyć deklarację VAT-9M i zapłacić VAT od usługi, bez prawa do odliczenia. Jeśli płacisz za reklamy w Meta czy Google, a jesteś zwolniony z VAT, sprawdź to z księgową. Więcej o firmach zwolnionych w artykule KSeF dla zwolnionych z VAT.
Gdzie w JPK_V7 i jakie oznaczenie
Pola deklaracji zależą od tego, skąd jest dostawca (broszura MF „JPK_VAT z deklaracją” od 1 lutego 2026 r.):
| Dostawca | Podstawa i VAT należny | Uwagi |
|---|---|---|
| podatnik VAT z innego kraju UE, usługa z art. 28b | K_29 i K_30 | na przykład spółka z Irlandii |
| dostawca spoza UE albo inne przypadki importu usług | K_27 i K_28 | na przykład firma z USA |
Od 1 lutego 2026 r. przy każdym dokumencie w JPK_V7 podaje się numer KSeF albo oznaczenie, dlaczego go nie ma. Broszura MF opisuje oznaczenie BFK jako fakturę elektroniczną lub papierową wystawioną bez użycia KSeF, gdy nie było obowiązku go używać, a DI jako dowód inny niż faktura. Zestawienie przypadków MF (wersja 1.1) rozstrzyga import usług wprost: faktura od zagranicznego dostawcy to BFK, a import usług udokumentowany dowodem innym niż faktura, czyli dowodem wewnętrznym oznaczanym w JPK jako WEW, to DI („JPK_VAT z deklaracją: stosowanie znaczników”, tabele dla sprzedaży i zakupów). Program księgowy może mieć własne domyślne ustawienia, więc sprawdź je z księgową. Oznaczeń GTU nie stosuje się do importu usług (ta sama broszura).
Jak przekazać te faktury księgowej
Faktury krajowe księgowa pobierze z KSeF, jeśli ma uprawnienia w KSeF. Faktur zagranicznych tam nie znajdzie, więc ustal stały sposób przekazywania:
- osobny folder (na przykład „Koszty zagraniczne 2027-01”) w chmurze, do którego masz dostęp oboje,
- przekierowanie e-maili z fakturami z Shopify, Meta i Google na adres biura,
- dostęp księgowej do paneli płatności, jeśli platforma na to pozwala.
Szerzej o podziale pracy między sklep a biuro piszemy w artykule księgowość sklepu a KSeF, a o tym, które jeszcze faktury mogą być poza systemem, w tekście faktury poza KSeF.
Uwaga na granice tematu: nasza aplikacja KSeF Faktury wystawia faktury sprzedażowe z Shopify do KSeF. Faktur kosztowych od Shopify, Meta czy Google nie pobiera.
Checklista miesięczna dla właściciela sklepu
- Pobierz fakturę za abonament Shopify i aplikacje.
- Pobierz faktury albo potwierdzenia płatności z Meta i Google Ads.
- Pobierz faktury od innych zagranicznych usług (SaaS, operatorzy płatności).
- Sprawdź na każdej fakturze kraj wystawcy i czy jest VAT, czy odwrotne obciążenie.
- Wrzuć pliki do wspólnego folderu albo wyślij księgowej przed jej terminem.
- Sprawdź w KSeF, czy faktury od polskich dostawców (kurierzy, hosting w Polsce) są na miejscu.
- Jeśli jesteś zwolniony z VAT, a kupiłeś usługi z zagranicy, przypomnij o deklaracji VAT-9M.
Pytania i odpowiedzi
Czy muszę wgrać fakturę od Shopify do KSeF?
Nie. KSeF służy do wystawiania faktur, a nie do zgłaszania zakupów od firm zagranicznych (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11). Nabywca nie może też wystawić faktury w KSeF za dostawcę, chyba że strony mają umowę o samofakturowaniu.
Faktura od zagranicznej firmy ma polski VAT 23%. Co to znaczy?
Najczęściej to, że wystawcą jest polska spółka albo firma ze stałym miejscem działalności w Polsce. Wtedy to nie jest import usług. Jeśli wystawca ma obowiązek KSeF, faktura powinna przyjść przez KSeF. Sprawdź to z księgową.
Czy brak faktury w KSeF blokuje odliczenie VAT?
Przy imporcie usług nie. Faktura zagraniczna zostaje poza KSeF, a odliczenie wynika z rozliczenia podatku należnego w tej samej deklaracji (art. 86 ust. 10b pkt 3).
Czy płatności przez PayPal albo Stripe to też import usług?
Opłaty operatora od zagranicznej firmy co do zasady tak, ale usługi finansowe mogą być zwolnione z VAT. Wtedy wykazuje się podstawę bez podatku. To przypadek do omówienia z księgową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 28b, art. 31a, art. 86 ust. 10b, art. 97 ust. 3, art. 106ga ust. 2, art. 113 ust. 1
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 11 i 13
- Broszura informacyjna JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r., MF: pola K_27-K_30, oznaczenia NrKSeF, OFF, BFK, DI, GTU
- „JPK_VAT z deklaracją: stosowanie znaczników”, zestawienie przypadków, MF, wersja 1.1
- JPK_VAT z deklaracją: pliki do pobrania, podatki.gov.pl
Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.